Касов апарат (ККМ), популярен като банкомат, не всички предприемачи се нуждаят от него и не винаги. В някои случаи обаче законът ви изисква да притежавате и използвате такава техника. В същото време не е достатъчно просто да закупите устройство и да го инсталирате в точка на продажба. KKM трябва да бъде "пуснат в законно обращение", като се регистрира в данъчен офис. ще ви помогне стъпка по стъпка инструкцияза регистрация на KKM в данъчната служба, както и анализ на всички нюанси, свързани с "легализацията" на фискалния апарат.

Кой не може без касов апарат?

Преди да закупите и регистрирате касов апарат в данъчната служба, трябва да разберете дали наистина имате нужда от това устройство. Използването на фискална технология се регулира от Федералния закон „За използването на контрол и касов апаратпри извършване на парични сетълменти и (или) сетълменти с помощта на платежни карти ”№ 54-FZ, който беше приет през май 2003 г.

Съгласно закона юридическите лица и индивидуалните предприемачи, които използват плащания в брой или банкова карта, трябва да придобият касов апарат. Има обаче изключения от това правило, които трябва да се вземат предвид.

Изключения:

1. Правни и лица(IP), прилагайки единен данък върху условния доход (), и предприемачите не могат без използването на касови апарати. Въпреки това, по искане на клиента, те са длъжни да издадат документ, потвърждаващ получаването на пари в брой Пари. Те могат да бъдат касова бележка или разписка за продажба.
2. Юридическите и физическите лица, които предоставят услуги на населението, имат право да не използват касови апарати. Вместо касиерски чек те са длъжни да издават съответен документ на клиентите във формуляр за строга отчетност (BSO). Те са билети, абонаменти, разписки и др. Процедурата за работа с BSO е предписана в Постановление на правителството № 359 от 6 май 2008 г.
3. Юридически и физически лица, които прилагат някаква данъчна система и в същото време нямат възможност да използват касови апарати в определени видове дейности (виж таблицата).

Всички останали не могат без използването на KKM в работата си.

Не всеки касов апарат може да се използва в бизнеса.
Подходящите модели трябва да бъдат посочени в Държавния регистър, поддържан от Федералната данъчна служба.

Този много дълъг документ има два раздела. Първият включва информация за моделите касови апарати, използвани от организациите и индивидуални предприемачи. Вторият е фокусиран върху кредитните институции и се основава на данни от Централната банка на Русия.

Ако няма да създавате банка, микрокредитна организация, кредитна кооперация или заложна къща, тогава вашият раздел е първият. Изтегляме документа от уебсайта на данъка, внимателно изучаваме моделите KKM, посочени в него. Внимание: регистърът се актуализира всяка година!

1. Купува нов ККМ. Няма да можете да направите това в магазин за компютърни стоки. Търговията с фискална техника се извършва от организации, одобрени от Държавната експертна комисия за НКМ. Същите фирми се занимават със задължителна поддръжка на касови апарати. Отиваме в такава компания и избираме модела, който харесвате. В същото време трябва да вземем предвид още един важен момент. Моделите KKM отпечатват различен набор от детайли в чекове, така че ние избираме този, който отговаря на вашия вид дейност. Информация за това какво отпечатва конкретен касов апарат в чек се съдържа в Държавния регистър на данъчната служба.
2. Купете използван KKM. Ще струва по-малко, но при избора ние вземаме предвид не само детайлите, но и редица други нюанси. Възрастта на устройството не трябва да надвишава 7 години, трябва да е в данъчната служба от предишен собственик и трябва да има нов блок фискална памет– EKLZ (защитена електронна контролна лента).

Коя опция да използвате решавате вие, законът не забранява използването на използвано устройство. KKM "с пробег" се продават в същите компании като новите.

След като сте избрали модела и сте го закупили, трябва да сключите договор със специализирана фирма за Поддръжкаапарат. Валидността на такъв документ обикновено е една година. Продавачите на KKM почти винаги имат центрове за техническо обслужване (TSC).Специалистите на центъра трябва да залепят холографски стикер "Сервиз" върху касовия апарат и да издадат втори екземпляр от споразумението върху него. Важно: без този документ регистрацията на устройството в данъчната служба няма да работи.

Легализираме апарата

Купуването на KKM и сключването на договор за обслужване със специализирана компания е само половината от битката. Все още не е възможно да се използва CMC на този етап.

Следващата важна стъпка е да регистрирате фискалната машина в данъчната служба. Използването на касови апарати без регистрация заплашва със сериозни глоби.

Тук е важно да знаете следното. Индивидуалните предприемачи регистрират оборудване в данъчната служба по местоживеене, юридически лица (LLC, CJSC и други) - на адреса на регистрация. Ако юридическото лице планира да използва KKM не в главния офис, тогава имате нужда. Регистрация на касов апарат обособено подразделениесе извършва на действителното място. Сега знаете към кой IFTS трябва да се свържете.

Сега нека поговорим за самата процедура по регистрация. Целият процес се състои от следните етапи: подаване на документи, проверка, фискализация и регистрация.

Предприемачът трябва да знае, че във връзка с Административните разпоредби за предоставяне на Федералната данъчна служба на Русия на държавната служба за регистриране на касови апарати, използвани от организации и индивидуални предприемачи в съответствие със закона Руска федерация, регистрацията и дерегистрацията на касови апарати са безплатни.

Следните документи трябва да бъдат представени в данъчната служба (кои от тях, вече разбрахме):

• заявление за регистрация на KKM във формуляра, одобрен от Федералната данъчна служба (формуляр за изтегляне KND-1110021);
• KKM паспорт за регистрация. Ще ви бъде дадена при закупуване на KKM;
• договор за услуга с CTO.

Данъчните власти просто нямат право да изискват други документи. В случай, че по някаква причина не можете лично да подадете заявление и други документи до данъчната служба, те могат да бъдат изпратени по пощата, чрез уебсайта на данъчната служба или портала за обществени услуги.

Можете също така да поверите регистрацията на ваш представител, но това ще изисква нотариално заверено пълномощно. Услугата за регистрация на касови апарати в данъчната служба много често се предоставя от продавачи на съответното оборудване.

Какво се случва след това? Служителят на IFTS, който е приел документите, ги прехвърля в регистрационния отдел. Там те се оценяват и ако комплектът е непълен или не отговаря на правилата, ще бъдете уведомени за това. Ако всичко е наред, в уречения ден и час ще трябва да занесете устройството за проверка на инспекцията. Служителите ще проверят пломбата „Сервизна поддръжка“, ще извършат фискализация (заредят необходимата информация в паметта на KKM), ще я тестват и ще я запечатат отново. Този етап от процедурата по регистрация се извършва в присъствието на вас или ваш представител, служител на CTO и данъчен инспектор.

Фискализацията се извършва в присъствието на Вас или Ваш представител, служител ЦТО и данъчен инспектор.

Последният акт ще бъде акт под формата на KM № 1 (за прехвърляне на показанията на сумиращите касови броячи на нула и регистриране на контролните броячи на касовия апарат) в два екземпляра. Единият ще остане при вас, а вторият ще бъде прехвърлен в TsTO, където се обслужвате.

В данъчната служба ще ви бъде дадена регистрационна карта KKM - важен документ. В бъдеще всички данни или техните промени ще бъдат въведени в него (адрес на регистрация, собственик, дерегистрация, прехвърляне в резерв). В случай на закупуване на употребяван автомобил, предишният собственик трябва да ви прехвърли KKM картата. В някои ситуации документът може да бъде повреден, развален или изгубен. В този случай данъчният орган, извършил регистрацията на касовия апарат, е длъжен да издаде дубликат на карта. Това не води до санкции от данъчните власти.

Обикновено всички документи за ККМ се издават 3 дни след процедурите. Но този период може да бъде по-дълъг. Всичко зависи от натовареността на служителите на IFTS. След като получите документите в ръцете си, можете да стартирате касовия апарат да работи.

Какво е изпълнено с "лявата" каса?

Глобата за работа без касов апарат (параграф 2 от член 14.5 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация), както и за липсата на холограма или печат, е от 4000 до 6000 рубли за индивидуални предприемачи (IP ), за организации (LLC, OJSC, CJSC и др.) - от 40 000 до 60 000 рубли.

Тези нарушения обаче не винаги водят до глоба. Кодексът за административните нарушения предвижда такъв отговор като „предупреждение“, така че за първи път може да ви бъде простено.

Освен най-популярните данъчните редовно откриват още 12 вида нарушения при използването на касовия апарат (виж таблицата).

Списък на нарушенията на закона при използване на KKM:

• Неизползване на ККМ, отказ за издаване на документ.
• Неизползване на KKM.
• Неизползване на касови апарати при приемане на плащания от физически лица.
• Неиздаване на документ за строга отчетност.
• Неиздаване, по искане на купувача (клиента), на документ, потвърждаващ плащането от платеца на UTII.
• Използването на KKM, което не съответства установени изискванияили се използва в нарушение на реда и условията за неговата регистрация и прилагане, установени от законодателството на Руската федерация.
• Използване на касови апарати с липсващи или нечетливи реквизити на касовата бележка.
• Използването на касови апарати с липса или неразчитане на данните върху касовата бележка, издадена от платежния терминал.
• ККМ работят с несъответствие между времето на касовата бележка и реалното.
• Използването на касови апарати с липсващ печат-печат.
• Използването на касови апарати без SIC "Държавен регистър" и (или) SIC "Сервиз" и (или) идентификационен знак.
• Включване на KKM като част от платежен терминал (PT) не на адреса на регистрация на KKM, липса на KKM като част от PT на адреса на регистрация.
• Използване на KKM без техническа поддръжка от доставчик или център за техническо обслужване (липса на валиден договор) или при липса на KKM паспорт.
• Приложение на касови апарати в нефискален режим.

Малко за иновациите

Данъчните власти не стоят неподвижни и не се свенят да използват висока технология. През 2014-2015г беше проведен мащабен експеримент на територията на Москва, Московска, Калужка области и Република Татарстан. На предприемачите беше предложено да използват онлайн касови апарати - устройства с функция за предаване на данни на данъчните власти през интернет.

На предприемачите беше предложено да използват онлайн касови апарати - устройства с функция за предаване на данни на данъчните власти през интернет.

Според инициаторите подобна схема трябва да опрости регистрацията на касовите апарати, да намали броя им данъчни ревизии. Пререгистрацията на фискалното оборудване и поддръжката му, според служителите, ще станат излишни. В експеримента участваха големи търговци на дребно: Azbuka Vkusa, M.Video, Perekrestok, Metro Cash & Carry.

Длъжностните лица заключиха, че експериментът е успешен и от април 2016 г. предприемачите могат доброволно да преминат към онлайн касови апарати. В Държавната дума е внесен проект на закон, който ще задължи всички бизнесмени да използват такива устройства още през 2017 г. Не се знае обаче дали депутатите ще приемат такъв закон.

И така, сега знаете как да оборудвате вашия офис или търговски обект с касов апарат. Може би вече сте се възползвали от това знание. Не спирайте – има още много за вършене. Организирането на продажбите и установяването на бизнес процеси е много трудна, но интересна и изпълнима задача.

При използване на касов апарат (наричан по-долу KKM) в организация, законодателството предвижда попълването на задължителните първични документи, посочени в Постановлението на Държавния комитет по статистика на Русия от 25 декември 1998 г. N 132, което одобрява формите на първичното счетоводство документация за осчетоводяване на търговски операции. Включително посоченото постановление одобри формуляра N KM-4 „Дневник на касиер-оператора“ и формуляра N KM-6 „Помощен отчет на касиер-оператора“.

Формуляр KM-4 „Дневник на касиер-оператора“ се използва за записване на операции за получаване и разход на парични средства (приходи) за всяка организация на KKM (предприемач). Този формуляр също е документ за контрол и регистрация на показанията на измервателните уреди. В същото време законодателството не забранява поддържането на един дневник на касиер-оператор за няколко касови апарата. Регулаторните органи обаче силно препоръчват използването на отделен дневник за всеки касов апарат. Ние, разбира се, се присъединяваме към тяхното желание и го тълкуваме, както обикновено, като изискване от тяхна страна.

Кога (кога) трябва да вземете показанията на KKM (z-отчет) и да попълните регистъра на касиер-оператора?
В съответствие с клауза 6.1 от Примерните правила за работа на KKM при извършване на парични разплащания с населението, одобрени от Министерството на финансите на Русия на 30 август 1993 г. N 104, записите в дневника на касиер-оператора се правят след края на работния ден (смяна), показващ показанията на контролните и сумиращи касови броячи и приходи. Ако вашата организация работи „до последния клиент“, тогава касата се „премахва“, когато последният клиент плати изцяло. Ако той седна до момента, в който друг касиер дойде да го замени и първият касиер трябва да спре работата си, тогава преди началото на работната смяна на новия касиер е необходимо да „премахнете“ касиера и да направите съответните записи в дневника на касиер-оператор. В този случай касовият чек се избива на просрочения посетител от новия касиер и съответните суми, изразходвани от него през касата, ще попаднат като неразделна част в следващия запис в посочения дневник.

Така ще се спазва основното правило, че смяната на работата на касата няма да надвишава 24 часа и всички касови транзакции ще бъдат „пребивани” през касата и отразявани в дневника на касиер-оператора.

Въз основа на окончателната проверка (Z-отчет), която се съставя за работна смяна или ден, се съставя входящ касов ордер, по който постъпленията през касата се превеждат в общата каса на организацията (Резолюция на FAS UO от 22 декември 2009 г. N F09-10179 / 09 -C3).

Записванията в дневника на касиер-оператора се водят по Z-отчети. Моля, имайте предвид, че независимо кога е генериран Z-отчетът (вземайки предвид горното), в колона 1 на Дневника е посочена стриктно само датата на снемане на показанията на измервателния уред, посочени в Z-отчета. В същото време работната смяна в KKM може да не съвпада с календарния ден, както е посочено по-горе.

Освен това, въз основа на същия Z-отчет, касиерът-оператор съставя Удостоверение-отчет във формуляра N KM-6. Той показва показанията на измервателните уреди KKM и приходите за работен ден или смяна, които се определят от показанията на сумиращите броячи на пари в началото и края на работния ден, минус сумата на парите, върнати на клиентите.

Правилата за посочване (определяне) на датата на попълване на справочния отчет във формуляр N KM-6 са подобни на правилата за определяне на датата, която трябва да бъде посочена в колона 1 на дневника на касиер-оператора (те трябва да съвпадат ). На същата дата е необходимо да се изпише касова бележка.

Обръщаме внимание на факта, че ако датата на Z-отчета се различава от началната дата на смяната на касиера и дневникът на касиер-оператора не посочва датата на Z-отчета, а, да речем, началото дата на смяната, тогава този факт според нас не е нарушение и отговорност за това не се предвижда, при условие че този факт не е повлиял на осчетоводяването на приходите. Ако в касовата книга и в счетоводството приходите са отразени своевременно и в правилния размер, тогава нито организацията, нито нейните длъжностни лица няма да бъдат глобени (Решения на FAS ZSO от 08.07.2008 г. N F04-4164 / 2008 г. (7761-A75-32); FAS GSO от 18 февруари 2009 г. N A19-11731/08-39-F02-273/09).

Но за късно публикуване на приходи компанията може да бъде глобена в размер от 40 000 до 50 000 рубли. (Член 15.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация). Но тази глоба също може да бъде възстановена само ако са изминали повече от 2 календарни месеца от получаването на приходите (член 4.5 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Обобщавайки гореизложеното, препоръчваме на практика да използвате предоставената в това писмо информация относно датите в gr. 1 списание (формуляр KM-4), датата на справката (KM-6) и датата на изпълнение на входящия касов ордер, т.е. посочете датата според Z-доклада, дори ако смяната е приключила след полунощ. Що се отнася до въвеждането на корекции в колона 1 на дневника за минали периоди, според нас това не трябва да се прави, тъй като отговорността за това нарушение не е предвидена и всяка корекция в този документ сама по себе си е тревожен фактор.

Какви документи са необходими за регистрация на онлайн каса, ще разгледаме в тази статия. От 1 юли 2017 г. старите касови апарати не могат да се използват! Задължените да използват касови апарати трябва да работят само с онлайн касови апарати. Вижте как да започнете с тях.

Акценти от преминаването към онлайн каса

Съгласно новата версия на закона „За използването на касови апарати при извършване на парични сетълменти и (или) сетълменти с електронни средства за плащане“ от 22 май 2003 г. № 54-FZ, от 1 юли 2017 г. само ще се използват онлайн каси. Такива касови апарати предават необходимата информация на данъчния орган чрез интернет онлайн. От 1 февруари 2017 г. данъчната служба регистрира само онлайн касови апарати.

Данъкоплатците, които понастоящем са освободени от задължението да използват касови апарати (платци на UTII; индивидуални предприемачи на патент; лица, използващи BSO), все още имат право да не използват касов апарат, но от 1 юли 2018 г. такова задължение също важи за тях.

А тези, които са задължени да използват касови апарати, но все още работят на стари касови апарати, трябва да имат време или да закупят преди 1 юли 2017 г. нова онлайн каса, или, ако е възможно, надстройте съществуващия. Освен това, преди модернизацията, трябва да се предостави информация на Инспектората на Федералната данъчна служба относно показанията на контролните и сумиращите парични измервателни уреди, взети от ЦКП преди модернизацията (писмо на Федералната данъчна служба от 19.06.2017 г. № ED-4- 20 / [имейл защитен]).

Какво представляват онлайн касите и как работят, прочетете в статията.

Ако решите да закупите нов касов апарат, проверете дали той е включен в официалния регистър на разрешените за използване касови апарати в съответствие с новото законодателство. Този регистър е достъпен на уебсайта на данъчната служба.

Също така е удобно да проверите дали закупеният модел е в регистъра в услугата FTS, като използвате връзката.

Какви документи са необходими за регистрация на онлайн каса

За да регистрирате онлайн касов апарат, трябва да изпратите заявление до данъчните власти. Съгласно закона 54-FZ заявлението за регистрация на ЦК трябва да съдържа следните данни:

• име на потребителя (пълно име на организацията или пълно фамилно име, име, бащино име (ако има такова) на индивидуален предприемач);
• адрес и местонахождение на касата;
• сериен номер и модел на CCP;
• сериен номер и модел на фискалното устройство.

В зависимост от планираната посока на използване на онлайн касата, в приложението се въвеждат допълнителни данни, например, ако се извършват плащания в Интернет, адресът на сайта трябва да бъде посочен в реда „Адрес“. Попълват се съответните редове:

• когато се използва като част от автоматично устройство;
• когато се използва от агент по плащанията;
• при извършване на плащания в интернет;
• при доставка, доставна продажба;
• когато се използва само за отпечатване на формуляри за строг отчет.

Формулярът за заявление е одобрен със заповед на Федералната данъчна служба от 29 май 2017 г. № ММВ-7-20/ [имейл защитен]Можете да изтеглите формуляра от нас на сайта .

И още нещо: преди да подадете молба до данъчния орган за регистрация на онлайн касов апарат, трябва да вземете решение за OFD, тъй като неговите данни също се въвеждат в него.

Заявлението, попълнено на хартиен носител, се предава в данъчната служба. Можете да регистрирате онлайн касов апарат във всяка данъчна служба, а не само в тази, където е регистрирана самата организация.

В допълнение към заявлението, проверката ще изисква представяне на оригинално удостоверение за държавна регистрация на юридическо лице или предприемач (OGRN или OGRNIP), удостоверение за регистрация в данъчния орган (TIN), документи за банкомат, печат (ако организацията не е отказала да го използва), също така не забравяйте да издадете пълномощно на представителя на организацията, извършваща процедурата по регистрация.

Регистрация на касовия апарат чрез личната сметка на данъкоплатеца

Най-удобно е да регистрирате онлайн каса чрез Лична зонаданъкоплатец. За регистрация е необходим подобрен квалифициран цифров подпис.

Как да го получите, прочетете.

Ако имате затруднения с регистрацията на касови апарати, можете да се свържете с оператора на фискалните данни или CTO. Срещу умерена такса (а някои дори безплатно), те ще се справят с целия процес вместо вас.

Какви документи да издадем при използване на онлайн каса

По принцип основните видове документи, издавани от касата, също се запазват при използване на онлайн касата. В началото на смяната се отпечатва и справка „Начало на смяната“, а при закриване на смяната – справка „Край на смяната“, но те ще съдържат допълнителни подробности относно фискалните данни.

Книгата за отчитане на средствата, получени и издадени от касата (формуляр KO-5) не променя съдържанието и предназначението си - ако я пазите, направете го в същия ред.

Съществени промени са засегнали съдържанието на разписката за покупка. Сега съдържа повече информация. Например касова бележка, издадена от онлайн каса, посочва адреса на мястото, където е направена покупката. В разписката за нов образец трябва да се посочи името на покупката, нейната цена, себестойност, приложимите отстъпки или надбавки, общата стойност на покупката, ставката и размера на данъка върху добавената стойност, начинът на плащане (в брой, безкасово ), режима на данъчната система и др. Също така касовата бележка за покупка посочва данните от фискалните показатели.

Прочетете повече за това как трябва да изглежда онлайн проверката на касата.

Що се отнася до посочването на името на продукта (услуга, работа) в касовата бележка, има отстъпки за индивидуалните предприемачи - съгласно заповедта на Федералната данъчна служба „За одобряване на допълнителни данни за фискални документи и формати на фискални документи които са задължителни за ползване“ от 21.03.2017 г. № ММВ-7-20 / [имейл защитен]показатели като име, цена, количество, метод на изчисление до 1 февруари 2021 г. не могат да бъдат посочени от предприемачи, използващи опростената данъчна система, uskhn, UTII, PSN.

Прочетете повече за гамата от стоки на онлайн касите в тази.

Съгласно новата процедура купувачът има право да изиска касовата бележка да му бъде изпратена в електронен вид на абонатния му номер или имейл, който посочи. В този случай имейл адресът на купувача и продавача ще бъде регистриран в електронната форма на чека.

Онлайн KKM предоставя следните операции онлайн и разпечатки на документа: корекция на касова бележка, обратна разписка.

Как да управляваме касови апарати. Документооборот на онлайн каси

Влизането в сила на новата версия на закона 54-FZ относно използването на онлайн касови апарати значително намали обема на документооборота. Новите касови апарати предават цялата необходима информация на данъчните органи онлайн, така че няма нужда да поддържате традиционни унифицирани форми на документи за отчитане на сетълменти, използващи касови апарати.

Така че вече няма задължение за попълване на формулярите CM, тъй като данните, които обикновено се въвеждат във формулярите CM, вече ще бъдат прехвърлени онлайн към данъчния орган чрез онлайн машина. Така че няма нужда да се дублира информация. Това се обяснява в писмото на Министерството на финансите на Русия от „За прилагането на Постановлението на Държавния комитет по статистика на Русия от 25 декември 1998 г. № 132“ За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за счетоводство за търговски операции “” от 16 септември 2016 г. № 03-01-15 / 54413. Например, това се отнася за воденето на дневник на касиер-оператор (формуляр KM-4), който не е необходимо да се попълва при плащане на онлайн каси.

В същото време организацията има право самостоятелно да реши какви документи са й необходими при онлайн касата. Ако продължите да пълните унифицирани формидокументи, предвидени в изчисленията с помощта на CCP, това няма да бъде нарушение.

Касовите документи на онлайн касите, като например входящ касов ордер, трябва да се издават в същия ред. При извършване на плащания в брой с касови апарати в края на деня се попълва входящ касов ордер за общата сума на приходите.

Счетоводството на главната каса на организацията трябва да се води както преди. Както досега изписваме всички входящи касови ордери, изходящи касови ордери и водим касова книга.

Резултати

От 1 юли 2017 г. ще се използват само онлайн касови апарати. За да стартирате нова онлайн каса преди одобрения краен срок, трябва да имате време да я регистрирате. Регистрацията чрез личния акаунт на данъкоплатеца е удобна и бърз начинРегистрация. Когато кандидатствате в данъчната служба със заявление на хартиен носител, първо е препоръчително да уточните с инспектората по какъв формуляр ще приемат заявлението и какви документи ще трябва да бъдат представени. Ако срещнете затруднения при регистрация на каса, можете да се свържете с операторите на фискални данни или CTO - те лесно ще решат проблемите ви.

Касовите документи са документи, които се изготвят във връзка с движението на средства на юридическо лице или индивидуален предприемач. Формулярите им се одобряват от Държавния статистически комитет. Нека разгледаме по-нататък какви касови документи могат да използват предприятията.

Поръчки

Те действат като първични касови документи. Поръчките могат да бъдат входящи или изходящи. Първият се прилага при получаване на пари в брой. Издадена в един екземпляр от счетоводител и подписана от гл. счетоводител или упълномощено за това длъжностно лице. При отсъствие на отговорни длъжностни лица ръководителят на юридическото лице или самият индивидуален предприемач може да завери първичните касови документи. Разписката за кредитното нареждане трябва да бъде подписана от упълномощени лица (счетоводител и касиер), заверена с печат (печат). Освен това се регистрира в съответния дневник. Разписката се дава на субекта, внесъл парите. Самият приходен ордер остава на касата. При издаване на пари в брой се попълва разходен лист. Трябва да се каже, че касовите документи се изготвят, ако предприятието използва както традиционни методи за обработка на информация, така и BT инструменти. Изходяща заповед, както и входяща, се издава в 1 екземпляр. Също така трябва да бъде заверен от упълномощени лица и регистриран в съответния дневник.

пълнеж

Как се издават парични документи, споменати по-горе? Пълненето се извършва, както следва:

1. В реда се нарича "База".
2. В колона "Включително" се записва сумата на ДДС. Пише се с цифри. Ако услугите, стоките или работата не се облагат, тогава редът показва „без ДДС“.
3. В реда "Приложение" трябва да се изброят придружаващите и други документи, като се посочват датите на тяхното съставяне и номера.
4. В колоната "Кредит, код на подразделение" се поставя съответното наименование на структурния отдел, към който се получават средствата.

Регистрация

Касовите документи трябва да се записват в специален дневник. Регистрира както входящи/изходящи поръчки, така и документи, които ги заместват. Последните например включват ведомости за заплати, заявления за издаване на средства, фактури и други. В същото време трябва да се отбележи, че разходните ордери, които се съставят по ведомости за заплати за заплати и други суми, еквивалентни на тях, трябва да бъдат регистрирани след издаването на плащанията.

Касова книга

Използва се за отчитане на издаването и получаването на парични средства. Книгата е номерирана, прошита и заверена с печат, който се поставя на последната страница. Тук също се прави запис, посочващ броя на листовете. Последната страница трябва да бъде подписана. счетоводител и бизнес мениджър. Всеки лист от книгата е разделен на 2 равни части. Едната (с хоризонтална линийка) се попълва като първа, другата като втора инстанция. Последният се издава от задната и лицевата страна с помощта на копирна хартия. И двата случая са номерирани с един и същи номер. Първите остават в книгата, докато вторите са разглобяеми. Последните действат като отчетни касови документи. До края на всички операции за текущия ден те не излизат. Записите започват от лицевата страна на първия екземпляр след колоната "Салдо в началото на деня". Преди пълнене листът трябва да бъде сгънат по линията на разкъсване. Отрязаната част се поставя под тази, която остава в книгата. За въвеждане на информация след "Прехвърляне", откъснатата страна се наслагва върху лицевата страна на второто копие. Вписванията продължават по хоризонталната линия на обратната страна на неделимата част.

Допълнителни документи

Паричните транзакции могат да се записват с различни документи. Един от тях например е предварителен отчет. Използва се за отчитане на средства, които се издават на отговорни лица за административни и стопански разходи. Как се изготвят такива документи? Касовите операции от този вид се отчитат директно от отговорното лице, както и от счетоводителя. Предварителните отчети се съставят на хартиен или компютърен носител. Регистрацията на касови документи се извършва стриктно в съответствие с правилата. Всеки формуляр се попълва в един екземпляр. На обратната му страна отговорното лице посочва списък с документи, които потвърждават направените разходи. Те включват например удостоверение за пътуване, товарителници и др. Тук темата посочва размера на разходите. Документите, които се прилагат към доклада, трябва да бъдат номерирани в реда, в който са изброени. Проверката на касовите документи се извършва от служители на счетоводния отдел. По-специално служителите извършват одит на целевото разходване на средства, пълнотата на предоставените потвърдителни документи, правилността на тяхното попълване и изчисляване на сумите. На обратната страна са посочени разходите, които са приети за счетоводство, сметките, в дебита на които са записани.

Важни нюанси

Подробностите, които се отнасят до чуждестранна валута (страница 1а отпред и колони 6 и 8 отзад), трябва да се попълват само ако отговорното лице получава средства не в рубли. Авансовият отчет след проверка трябва да бъде одобрен от ръководителя на предприятието или упълномощено от него лице. Едва след това се взема предвид. Ако аванса не е усвоен изцяло, отговорното лице връща остатъка обратно на касата. В същото време се попълва разписката за получаване. Средствата се отписват в съответствие с информацията от одобрения отчет.

Декларации за разплащане и плащане

Регистрацията на касови документи се извършва при изчисляване и изплащане на заплати на служителите на предприятието. Счетоводният отдел съставя съответния отчет в 1 екземпляр. Начисляването на заплатите се извършва в съответствие с информацията, присъстваща в първичната документация за отчитане на действително отработеното време, продукцията и др. Редовете "Начислени" показват сумите в съответствие с видовете плащания от ведомостта. Тук се поставят и други доходи (материални и социални придобивки), предоставени на служителя, изплатени за сметка на печалбата на предприятието и подлежащи на включване в данъчната основа. В същото време се изчисляват удръжки от заплатата и се установява сумата, която трябва да бъде предадена на служителя. На заглавната страница на извлечението се поставя общата сума, която трябва да бъде изплатена на служителите. Ръководителят на предприятието трябва да подпише разрешение за издаване на заплати. При липса на такъв, този документ се издава от упълномощен служител. В края на справката се вписват сумите на внесените и издадени заплати. След изтичане на срока, определен за изплащане на средства на служителите, срещу имената на служителите, които не са получили пари в колона 23, се поставя бележката „Депозирано“. За изплатената сума се съставя разходно нареждане. Неговият номер и дата на попълване трябва да бъдат посочени във ведомостта на последния лист.

Помощ-доклад

Този документ съдържа показанията на измервателните уреди KKM и приходите на смяна (работен ден). Справка-доклад се попълва по 1 екземпляр дневно. Касиерът трябва да го подпише и да го предаде на главния служител (ръководител на предприятието). В същото време се попълва разписката за получаване. В малките компании парите се предават директно на инкасаторите. При превод на пари в брой се попълват съответните касови документи на банката. Приходите на смяна (работен ден) се задават в съответствие с показателите на сумиращите броячи в началото и в края на деня. В същото време се приспадат сумите, върнати на клиентите по неизползвани чекове. Установените приходи се потвърждават от ръководителите на отдели. При осчетоводяването на средствата в отчета се подписва и ръководителят на предприятието. Референтният доклад служи като основа за съставяне на консолидирана „Информация за показанията на измервателните уреди KKM и приходите на компанията“.

касиерски дневник

Този документ е необходим за отчитане на разходите и паричните постъпления за всеки KKM на предприятието. Журналът служи и като отчет за контрол и регистриране на показанията на измервателните уреди. Този документ е прошит, номериран и подпечатан с подписите на гл. счетоводител, ръководител на фирмата, както и Дневникът се заверява и с печата на предприятието. Всички записи се правят от касиерата всеки ден. Процедурата за издаване на касови документи не позволява изтривания и петна в дневника. Всички направени корекции трябва да бъдат съгласувани и заверени с подписите на упълномощени лица. Ако показанията съвпадат, те се регистрират за текущата смяна в началото на работа. Тези данни трябва да бъдат заверени с подписите на дежурния администратор и касиера. Ред 15 посочва сумите, въведени в чекове, върнати от клиенти. Информация за това се взема от съответния закон. Същата колона показва броя на нулевите чекове, отпечатани по време на смяната. В края на работния ден операторът генерира окончателен отчет за смяната и предава получените приходи с него. Това създава входяща поръчка. След като се вземат показанията на измервателния уред, се проверява действителната сума на приходите, съответното вписване се прави в дневника. Потвърждава се с подписите на ръководителя (дежурния администратор), старши касиер и касиер. При несъответствие между сумите, посочени на контролната лента и размера на приходите, се установява причината за разликата. Всички открити излишъци или липси се записват в съответните редове на дневника.

Данни за показанията на измервателните уреди и приходите на KKM

Те се използват за генериране на обобщен отчет за текущата смяна. Тези данни действат като приложение към декларацията на касиера, събирана ежедневно. Данните за показанията и приходите се формират в един екземпляр. Заедно с разходни и приходни ордери, отчети на касиери, те се прехвърлят в счетоводния отдел на предприятието до следващата смяна. Извадката от касови документи, в съответствие с показанията на броячите, в началото и в края на работния ден за всеки касов апарат включва изчисляването на приходите. В същото време, наред с други неща, е посочено разпределението му по отдели. Последното трябва да бъде потвърдено с подписите на управителите. В края на попълнената таблица се извеждат резултатите според показанията на броячите на всички касови апарати, а приходите на фирмата са обобщени с разпределението на средствата по отдели. В съответствие с актовете е посочена общата сума пари, която е била издадена на клиентите върху върнатите от тях чекове. Тази сума намалява общите приходи на компанията. Информацията трябва да бъде подписана от старшия касиер и ръководителя на предприятието.

При издаване на касови документи е необходимо да се спазва процедурата, установена от законодателни и други регламенти. Освен това има няколко доста прости правила, чието спазване ще избегне неточности при попълване на документи:

Допълнителни правила

Съхранението на касовите документи, в съответствие с действащото законодателство, се извършва в продължение на 5 години. Изчисляването на този период започва на 1 януари на годината, следваща периода на завършване на воденето на записи. Това правило се счита за общо. Установена е специална процедура за ведомостите за заплати. Ако служителите нямат лични сметки, тези документи се съхраняват в предприятието 75 години. В края на този период цялата документация може да бъде прехвърлена в архива или унищожена, ако няма съдебни дела, разногласия или спорове по нея. При работа с документи трябва да се спазват следните правила:

1. Формирането на документи в зашиване трябва да се извършва за всеки ден не по-късно от следващия работен ден или първия почивен ден.
2. Преди предаване на книжата в архива трябва да се направи техният опис.
3. Контролът се извършва или от касиер, или от прекия ръководител на предприятието.
4. В процеса на създаване на телбод документите се събират във възходящ ред на номерата на сметки (първо по дебит, след това по кредит).

Отговорността за безопасността на касовите документи се носи от ръководителя на предприятието. В случай на неспазване на горните правила, на нарушителя може да бъде наложено административно наказание под формата на парична глоба. Размерът на глобата се определя в съответствие със закона.

Заключение

Поддържането на касови записи се счита за доста отговорна работа. Към попълването на документи трябва да се подхожда с цялата отговорност. Касовите документи се използват при обобщаване на различни данни, отчитане, счетоводство. В тази връзка грешките, направени в началните етапи на фиксиране на транзакции, могат да доведат до сериозни изкривявания в окончателните документи. Служител, който е назначен на длъжността, отговорна за обработката на касови документи, трябва да има съответните знания и опит. Трябва да се помни, че всички документи, които операторът попълва, се преглеждат от висши служители и се одобряват от ръководителя на компанията. Особено внимание трябва да се обърне на регистрацията на документите. Вписванията в дневниците и книгите трябва да се правят крайни сроковеспоред правилата. Тъй като при изготвянето на отчетите се използват касови документи, всички корекции в тях се извършват стриктно в определен ред. Ако установените правила не се спазват, документите губят своята валидност и информацията в тях не може да се използва от компанията в по-нататъшната управленска работа.

Тя доведе до вниманието на данъчните власти и данъкоплатците позицията на Министерството на финансите на Русия относно използването на унифицирани форми на първични документи за отчитане на парични разплащания с населението при извършване на търговски операции с използване на касови апарати.

За какви форми говорим?

Унифицираните форми на първични документи за отчитане на парични разплащания с населението в хода на търговски операции с използване на касови апарати (наричани по-долу унифицирани формуляри за касови апарати) са одобрени с Резолюция № 132 на Държавния комитет по статистика на Русия от 25 декември 1998 г.

Те включват формулярите:

KM-1 „Акт за прехвърляне на показанията на броячи за сумиране на пари към нули и регистриране на контролни броячи на касов апарат“;

KM-2 „Акт за вземане на показания на контролни и сумиращи парични уреди при доставка (изпращане) на касов апарат за ремонт и при връщането му в организацията“;

KM-3 „Акт за връщане на средства на купувачи (клиенти) за неизползвани касови бележки»;

KM-4 "Дневник на касиер-оператора";

KM-5 „Дневник за регистрация на показания за сумиране на касови и контролни броячи касови апаратиработа без касиер-оператор“;

KM-6 "Помощ-доклад на касиер-оператор";

KM-7 "Информация за показанията на броячите на касовите апарати и приходите на организацията";

КМ-8 "Журнал за обаждания на технически специалисти и регистрация на извършената работа";

KM-9 "Акт за проверка на касовия апарат".

Прилагане на формуляри

Преди влизането в сила на Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“ (наричан по-долу Закон за счетоводството) не е имало проблеми с използването на унифицирани формуляри за касово оборудване. От организациите се изисква да използват първични документи, съдържащи се в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация (клауза 2, член 9 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ „За счетоводството“).

В Закона за счетоводството са променени изискванията към първичните документи. Сега техните форми се определят от ръководителя на организацията (клауза 4, член 9 от Закона за счетоводството).

Коментирайки тази разпоредба, Министерството на финансите на Русия в информация № PZ-10/2012 обясни, че от 1 януари 2013 г. (момента на влизане в сила на Закона за счетоводството) формите на първичните счетоводни документи, съдържащи се в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация вече не са задължителни за прилагане. Въпреки това, ако такива формуляри са били установени от компетентните органи в съответствие с и въз основа на федералните закони, организациите трябва да продължат да ги използват.

Като пример финансистите цитираха касови документи, одобрени по-специално с Директива № 3210-U на Банката на Русия от 11 март 2014 г. „За реда за извършване на касови операции юридически лицаи опростена процедура за извършване на касови операции от индивидуални предприемачи и малки предприятия“, тъй като този документ е приет в съответствие с Федералния закон от 10 юли 2002 г. № 86-FZ „За Централната банка на Руската федерация (Банка на Русия) )”. Спомнете си, че горната инструкция на Централната банка на Руската федерация одобри входящия касов ордер 0310001, изходящия касов ордер 0310002, касовата книга 0310004. -10/2012 нищо не се казва. Затова възникна въпросът длъжни ли са компаниите да ги използват?

Този въпрос беше изяснен от специалистите на Федералната данъчна служба на Русия в писмо от 23 юни 2014 г. № ED-4-2 / ​​​​11941. Те посочиха, че използването на тези формуляри остава задължително. Данъчните мотивираха това по следния начин. В инструкциите за попълване на унифицирани формуляри за ЦК се казва, че те са въведени вместо представените в Примерните правила за работа с касови апарати при извършване на парични разплащания с населението, одобрени с писмо № 104 на Министерството на финансите на Русия от 30 август 1993 г. (наричани по-долу Примерни правила). Самите примерни правила са установени в съответствие със Закона на Руската федерация от 18 юни 1993 г. № 5215-1 „За използването на касови апарати при извършване на парични разплащания с населението“. Този закон стана невалиден поради приемането на Федералния закон от 22 май 2003 г. № 54-FZ „За използването на касови апарати при извършване на плащания в брой и (или) плащания с платежни карти“ (наричан по-нататък Законът за ККП). Действието на моделните правила обаче не е отменено и те продължават да се прилагат в частта, която не противоречи на Закона за ЦК и нормативните правни актове, приети в съответствие с него. В тази връзка, тъй като използването на унифицирани формуляри за ЦК се определя от законодателството за използването на ЦК, компаниите нямат право да разработват свои собствени форми на такива документи.

Нова редакция на закона за КПК

Федерален закон № 290-FZ от 03.07.2016 г. измени Закона за ЦК. Сега в параграф 1 на чл. 1 от Закона за ГПК ясно посочва, че законодателството на Руската федерация относно прилагането на ГПК се състои от този федерален закон и разпоредби, приети в съответствие с него. В тази връзка отново възникна въпросът за задължителното използване на унифицирани формуляри за КПК.

В отговор на него Министерството на финансите на Русия в писмо от 16 септември 2016 г. № 03-01-15 / 54413 пояснява, че резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 25 декември 1998 г. № 132 не се прилага към регулаторни правни актове, приети в съответствие със Закона за ЦК. Следователно унифицираните формуляри за CCP, одобрени с тази резолюция, не са задължителни за използване. Тази позиция на финансистите беше сведена до знанието на данъчните власти и данъкоплатците с коментарно писмо.

Така от 3 юли 2016 г. (момента, в който влиза в сила новата редакция на Закона за ЦК) компаниите имат право да не използват унифицираните формуляри за ЦК, а вместо това да разработят свои собствени форми на първични документи.