Administrerende direktør-intervju: En oversikt over taktikker og spørsmål. Hvordan bestå et intervju for den ledige stillingen "Assistent for lederen"

Hvis en velskrevet CV av en kandidat til stillingen som assisterende leder interesserte selskapet, begynner et annet vanskelig stadium av ansettelse for søkeren. Tross alt er stillingen som assisterende leder en av nøkkelen, så søkeren til rollen som "tillitsmann" til direktøren for selskapet, må som regel tåle en rekke tester.

Intervjuet er en integrert del av arbeidsforholdet. Akkurat på dette stadiet du og arbeidsgiver møtes ansikt til ansikt. Det er viktig å forstå at det ikke bare gir en mulighet til å presentere deg selv, men også en flott sjanse til å bli kjent med kravene og funksjonene til det kommende arbeidet.

Antall intervjustadier kan variere, men om du intervjuer et bemanningsbyrå, en bedrifts personalsjef eller en administrerende direktør, må du alltid være forberedt. Og for at midtveisintervjuet ikke skal vise seg å bli det siste, må du på alvor forberede deg – psykologisk og taktisk.

Først av alt, prøv å lære så mye som mulig om selskapet du søker jobb for - studer nettstedet, gjør deg kjent med publikasjoner i pressen og på Internett. Forbered et sett med dokumenter på forhånd - arbeidsbok eller en kopi av den, diplomer, sertifikater, anbefalinger, 2-3 kopier av din CV. Lag en liste over spørsmål som arbeidsgiver kan ha til deg, forbered omtrentlige svar på dem, og skriv også ned spørsmålene dine til bedriftsrepresentanten.

På sidene til Career Encyclopedia har favorittspørsmålene til HR og arbeidsgivere blitt diskutert gjentatte ganger. Blant de mest spurte er følgende.

Kan du fortelle litt om deg selv?

Du bør ikke gjenfortelle informasjonen i CV-en – arbeidsgiveren leste den før han inviterte deg til et intervju. Vær kortfattet, ikke gå inn i unødvendige detaljer, fordi hovedoppgaven til en personlig assistent er å spare lederens hovedressurs - tid.

Hvorfor valgte du akkurat dette yrket?

Du forventes å ha en klar forståelse av essensen og kompleksiteten i dette yrket, som er alvorlig forskjellig fra de relaterte spesialitetene til en sekretær / kontorleder / referent; intern beredskap til alltid å forbli "i skyggen" av lederen, til å respektere og fremme hans posisjon og beslutninger.

Hva er dine styrker/svakheter?

Legg først og fremst vekt på de egenskapene som er viktige for en personlig assistent. Dine mangler skal se ut som en logisk fortsettelse av dine egne styrker. Og ikke glem å nevne at du hele tiden jobber med deg selv: "Noen ganger tar folk rundt meg feil besluttsomhet min for impulsivitet, men jeg prøver å se hvordan jeg uttrykker tanker."

Hvorfor burde vi ansette deg?

I tillegg til å erklære din høye profesjonalitet, vil det ikke være overflødig å demonstrere at du kjenner til bedriften/bransjen.

Hva er årsakene til å forlate en tidligere jobb?

Ikke snakk i noe tilfelle respektløst om det tidligere teamet og lederen - ingen trenger konfliktfylte ansatte som ikke vet hvordan de skal være kritiske til seg selv. Det er bedre å fokusere på fordelene til det nye selskapet som tiltrakk deg enn på manglene til det gamle.

Hvordan ser du for deg karrieren din om noen år?

For representanter for andre yrker er vertikalen for karrierevekst ganske åpenbar, for eksempel fra en juridisk rådgiver til lederen av en juridisk tjeneste. Et lignende spørsmål rettet til deg som kandidat til stillingen som assisterende leder er utformet for å avsløre dine ambisjoner, motivasjon. Ut fra svaret på dette spørsmålet kan arbeidsgiver vurdere betydningen av det foreslåtte arbeidet for deg - ser du det som en mulighet til å søke beste kvaliteter og styrker, eller betrakt det som bare et springbrett og har til hensikt å endre retningen på karrieren din i fremtiden.

Hva synes du en sjef bør være?

Faktisk ønsker de å finne ut av deg nivået på din konstruktivitet, om du er utsatt for konflikter med lederen. Det ideelle svaret ville være et nøytralt: "En kompetent, sterk leder med mye å lære av."

På sin side har du rett til å spørre om arbeidsplanen, muligheten og hyppigheten av tjenestereiser, strukturen til selskapets sekretariat, årsakene til at stillingen som assisterende leder viste seg å være ledig (med mindre dette selvfølgelig er en ny stilling) - med et ord, finn ut alle punktene som er viktige for deg, knyttet til fremtidig ansettelse. Gjennomtenkte og dype spørsmål vil understreke din interesse for stillingen, bidra til å skape bildet av en seriøs kandidat, en profesjonell ansatt.

Intervjuet skjer...

Screeningintervju eller telefonintervju

Når det er stor konkurranse om en utlyst stilling, tyr erfarne HR-ledere til det såkalte screeningintervjuet. Det utføres eksternt, det vil si uten visuell kontakt med søkeren, via Internett (e-post) eller telefon. Denne typen tester lar rekruttereren optimere prosessen med å finne en passende kandidat, og et telefonintervju gir ham blant annet muligheten til å teste din evne til å gjennomføre telefonsamtaler – en av de viktigste ferdighetene til en personlig assistent.

For ikke å bli overrumplet bør du sørge for at du alltid har penn og papir, CV, stillingsannonse eller stillingsbeskrivelse, en eksempeljobbsøknad og en liste over spørsmål du ønsker å stille om organisasjonen du kanskje jobber for.

Hvis du ikke er klar til å snakke, be om unnskyldning, med henvisning til manglende evne til å fortsette kommunikasjonen, og spesifiser når det vil være praktisk å ringe tilbake.

Under et telefonintervju, snakk tydelig, til poenget, unngå enstavelsessvar, men ikke hengi deg til lange diskusjoner. Hvis stillingen krever kunnskap i et fremmedspråk, vær forberedt på å bytte fra russisk til utenlandsk under intervjuet. Ta notater – de kan være nyttige for deg i neste fase av intervjuet.

Intervju med et rekrutteringsbyrå

Hvis selskapet har delegert oppgaven med å velge en assisterende leder til et rekrutteringsbyrå, vil du først ha et intervju med hans representant.

Ved det første intervjuet er det viktig for en rekrutterer å fastslå at du overholder eller ikke overholder kravene til en ledig stilling. For å sjekke tilgjengeligheten og nivået på faglige ferdigheter og kunnskaper, blir han som regel først kjent med dokumentene som bekrefter kompetansen din - vitnemål, sertifikater og anbefalinger fra forrige arbeidssted, og tilbyr deretter å utføre en rekke standardoppgaver :

opprette eller konvertere et dokument på en datamaskin (for å bestemme ferdighetsnivået i en kontorprogramvarepakke - Word, Excel, etc.);
kontrollere riktigheten av utførelsen av utkastet til ordre som er sendt til lederen for signering, for eksempel om opprettelse av en kommisjon, og om nødvendig rediger den (diagnostikk av kunnskap om det grunnleggende om kontorarbeid, spesielt reglene for kompilere og utstede administrativ dokumentasjon);
overføre informasjon fra et flersidet tekstdokument til en tabell (slike oppgaver gjør det mulig å bedømme kandidatens evne til å utføre rutinemessig, repeterende arbeid uten å gå på bekostning av kvaliteten);
fremheve de viktigste fakta i teksten til en artikkel skrevet ut fra selskapets nettsted (kontrollere abstrahering ferdigheter - muligheten til å velge de viktigste avhandlingene fra en rekke informasjon og fikse dem skriftlig);
oversette tekst eller skrive et forretningsbrev på et fremmedspråk, for eksempel en forespørsel om data for å få visum for en leder (dette vil avgjøre graden av fremmedspråkkunnskaper).

Evnen til å utføre flere oppgaver samtidig, evnen til raskt å navigere i situasjonen, ferdighetene til å organisere forretningsreiser og arrangementer, kunnskap om det grunnleggende om forretningsetikett - vanligvis blir alt dette funnet ut i løpet av arbeidet med ulike saker. For eksempel kan du bli bedt om å beskrive i detalj handlingene du vil ta hvis du ikke klarer å møte nødvendig tid få visum på en ambassade for en presserende forretningsreise med hodet; utarbeide en detaljert plan for å organisere mottak av VIP-gjester fra utlandet; utfør en "ubehagelig samtale" med en høytstående tjenestemann om å avlyse en avtale; demonstrere en høflig avvisning av å koble lederen til en motstridende klient; tilby flere løsninger på en situasjon der lederen på grunn av trafikkork kommer for sent til et viktig møte med samarbeidspartnere.

Kort sagt, gå på intervju hos et rekrutteringsbyrå, gjør deg klar for en seriøs egnethetstest. Planlegg heller bare ett møte per dag, eller sørg for at du har nok tid til intervjuet og veien til neste møte, ellers blir du nervøs og ødelegger inntrykket av deg selv.

Intervju med leder for personalavdelingen i selskapet

I motsetning til en representant for et leverandørselskap, for lederen av personalavdelingen til et selskap som er interessert i å få en svært profesjonell personlig assistent, vil det første stedet være spørsmålet om din overholdelse av bedriftens standarder, lederstil og kommunikasjon.

I dette intervjuet bør du spørre detaljert om det som kommer offisielle oppgaver, om eksisterende mekanismer for å motivere ansatte (bonuser, preferanser - muligheten til å bruke en firmabil; parkeringsplass, bensin, bilservice for en personlig bil; ekstra fridager etter forretningsreiser eller under fravær av en leder), etc.

Naturligvis, på dette stadiet av intervjuet, er det også stor sannsynlighet for at du vil bli tiltrukket av å delta i små rollespill, arbeid med situasjonsbetingede eksempler - tilfeller, ulike tester og oppgaver som lar deg vurdere dine faglige og individuelt-personlige egenskaper. Noen ganger tyr personlige intervjuere til ikke-trivielle intervjumetoder:

gruppeintervju- et intervju hvor alle kandidater til en ledig stilling inviteres til samtidig, og hver av dem inviteres til å stille en annen søker et spørsmål om et faglig tema. Dette gjøres for å identifisere ikke bare nivået av spesialberedskap hos søkere, men også deres evne til å trygt bo i stressende situasjon, lederegenskaper, grad av konflikt osv. Ganske ofte inviteres profesjonelle psykologer til slike arrangementer. Basert på deres analyse, velger ledelsen de kandidatene som vil bli bedt om å intervjue selskapets administrerende direktør.
stressende jobbintervju- et spesielt simulert miljø av ubehag, som provoserer søkeren til en direkte, spontan reaksjon, som gjør det mulig å avsløre de skjulte sidene av hans personlighet. I sin "rene" form brukes et slikt intervju svært sjelden i dag, men stillingen til en assisterende leder er i "risikosonen" - det er ingen hemmelighet at stressmotstand og lojalitet er blant de viktigste egenskapene til en personlig assistent. Den eneste oppskriften for å lykkes med å overvinne et stressende intervju er en høy grad av ro, ro og forsiktighet. Hvis du mener at motstanderen har gått utover det som er tillatt, kan du alltid nekte å fortsette kommunikasjonen. Faktisk er det i dag nok selskaper på markedet som er mer tolerante overfor potensielle ansatte, i stand til å oppdage graden av sårbarhet til en person og måten han reagerer på i vanskelige følelsesmessig intense situasjoner uten å bruke uriktige utsagn om ham.

HR-tjenestemenn hevder at de drives til å bruke ikke-standardiserte metoder og teknikker av behovet for å avsløre «profesjonelle» søkere som lett får jobb ved å følge anbefalinger for å bestå ulike nivåer av intervjuer. I det siste har «traktteknologien» blitt utbredt, der intervjueren gradvis går fra generelle spørsmål til mer spesifikke, oppklarende. Å svare på slike snevert fokuserte spørsmål, arbeide med detaljer og et stort antall eksempler kan veldig tydelig demonstrere dine kvalifikasjoner for motstanderen.

Hvis du kvalifiserer, kan noen organisasjoner tilby deg en kort praksisperiode, for eksempel en ukes praksis hos en bedrift – uten påmelding, men med garantert lønn. Ekte arbeid hjelper begge parter til å bli kvitt mange illusjoner. Riktignok gir gjeldende lovgivning ansettelser med en prøvetid, så denne ansettelsesmetoden kan ikke kalles upåklagelig.

Intervju med lederen

Dette er det mest avgjørende stadiet, så å si, den "generelle" tilpasningen. Søket etter en personlig assistent, i motsetning til andre spesialister, kan ikke direktøren fullt ut overlate til personaltjenesten. Siden han må kommunisere veldig ofte med assistenten sin, er det viktig for ham å forstå om kandidaten er psykologisk egnet for ham, om det er mulig å samhandle effektivt med ham.

"Selvfølgelig er høy profesjonalitet en nødvendig betingelse for en søker til stillingen som personlig assistent, fordi lederen rett og slett ikke har tid til å trene, organisere og kontrollere en dårlig trent ansatt," sier Elena Vladimirovna Samginova, leder for HR og arbeidsrelasjonsavdelingen til CJSC PK RUST. Men likevel, kravene vedr personlige kvaliteter personlig assistent, mye strengere. Dette skyldes ikke bare det grunnleggende viktige kompatibilitetspunktet mellom leder og assistent, men også behovet for å kommunisere med et stort antall mennesker som har mye høyere status enn assistenten selv, for å delta i forhandlinger og delta på ulike arrangementer . Legg til dette uregelmessige arbeidstider og konstant stress, og det blir klart at for dette yrket er psykologiske egenskaper noen ganger viktigere enn profesjonelle ferdigheter. Problemet er at de individuelle egenskapene til en spesialist i et intervju er svært vanskelig å teste, og til og med bruk av projektive teknikker lar deg ikke alltid se det "sanne ansiktet" til kandidaten, så arbeidsgiveren må "oppfinne" situasjoner som bidrar til den mest fullstendige avsløringen av søkeren.

Derfor, når du går til et intervju, må du være forberedt på eventuelle overraskelser - du kan godt bli invitert til en restaurant, til et planleggingsmøte, en presentasjon eller en industriutstilling, hvor du vil bli bedt om å delta i en forretningslunsj , utarbeide protokoll fra møtet eller fungere som tolk. Imidlertid kan et møte på kontoret heller ikke være uten overraskelser. Her er noen eksempler.

Lederen for personalavdelingen eskorterer kandidaten til stillingen som personlig assistent til kontoret til daglig leder, setter ham ved bordet som kontrollmateriellet ligger på: testoppgaver for å vurdere kunnskapsnivået om kontorarbeid, for å teste leseferdighet skriving, muligheten til å komponere et standardbrev (for eksempel en forespørsel om data for å få visum til hodet), et dokument for oversettelse til et fremmedspråk, etc. Hodet fortsetter å håndtere papirer, uten å ta hensyn til de som inn. Dette fortsetter i flere minutter. Ingen glemte intervjuet, denne situasjonen ble spesielt modellert (forsinkelse i starten av samtalen - ta et stressende intervju). I løpet av hele denne tiden observerer arbeidsgiveren handlingene til kandidaten - man vil undersøke kontoret til en potensiell sjef med interesse og saktmodig vente til de tar hensyn til ham; den andre, for ikke å miste tid, vil ta opp oppgavene foran ham; den tredje vil begynne å vise aggresjon. Så allerede før intervjustart har lederen et visst inntrykk av søkeren. Etter å ha funnet ut modellen for kandidatens oppførsel, beklager direktøren forsinkelsen og ... fortsetter enten til en innholdsrik samtale, eller tar høflig farvel til søkeren under et plausibelt påskudd.
Mange moderne bedrifter er utstyrt med spesielle kameraer som tillater online overvåking av hva som skjer i ulike deler av kontorbygget. Den intetanende kandidaten blir eskortert til et venterom og bedt om å vente litt. Etter en stund kommer sekretæren ut av resepsjonen og lar søkeren være alene, og et minutt senere dukker det opp en respektabel person som begynner å krangle, og krever å slippe ham gjennom til direktøren umiddelbart. Oppførselen til en søker som befinner seg i en lignende situasjon uten støtte, hans evne til å "ta støtet selv" og løse konflikten uten å miste selvkontroll, kan tjene beste anbefaling for arbeidsgiver.
Lederen aksepterer kandidaten veldig vennlig, starter en samtale om abstrakte emner og i stedet for det forventede testoppgaver for faglig egnethet ber ham, i henhold til den foreslåtte ordningen, brette en enkel figur ut av papir. Det antas at en så "useriøs" aktivitet som å brette origami kan fortelle mye om personens personlighet: om hastigheten og fleksibiliteten til tenkningen hans, evnen til å konsentrere seg, nøyaktighet, tålmodighet og til slutt evnen til å bli involvert i ethvert "spill", behandle det som skjer med humor.
For å sjekke påliteligheten til søkeren, hans evne til å håndtere konfidensiell informasjon korrekt, kan de stille et spørsmål om feilene og feilene til den tidligere lederen. Naturligvis, i en slik situasjon, bør man ikke spre rykter eller gi ut klassifisert informasjon, det er bedre å "holde munn."

Hvis du passer bedriften på alle måter, bortsett fra nivået av fremmedspråkkunnskaper, ikke nøl med å erklære på intervjuet at du er klar til å forbedre engelsken din på fritiden. Det er mulig at avgjørelsen om ansettelse vil bli tatt i din favør og du vil bli sendt til språkkurs på bekostning av selskapet.

Noen ord om formaliteter

Husk at det ikke er noe innhold uten form. Søkeren blir alltid evaluert omfattende: hvordan han ser ut, snakker, presenterer seg selv. Derfor, ikke glem de grunnleggende reglene for å bestå intervjuet: punktlighet, slått av mobiltelefonen, klær som passer for anledningen forretningsstil klassiske farger, rene sko, moderat sminke, dyktig bruk av tilbehør og smykker, ryddig og diskret manikyr, lett (nøytral) parfyme, energi, selvtillit, åpenhet og selvfølgelig et smil.

I prosessen med å forberede en samtale med den første personen i selskapet, er det nødvendig å ta hensyn til hvilken stilling kandidaten er rettet mot. Når administrerende direktør er nærmeste leder for den rekrutterte spesialisten, blir faglige temaer berørt under intervjuet, og det er viktig for topplederen å forstå hvordan personen "passer inn" i teamet, om verdiene hans er sammenfallende med verdiene. av selskapet. Hvis møtet er planlagt for godkjenning for stillingen til en søker presentert av hans fremtidige nærmeste overordnede, er det ganske formelt, selv om administrerende direktør i alle fall er interessert i de personlige egenskapene til en person som søker om rollen som en ansatt i selskapet hans.

Et intervju med administrerende direktør i selskapet der søkeren får jobb, er som regel siste fase i rekrutteringsprosessen. Imidlertid får ikke alle søkere et møte med lederen av foretaket. Det er verdt å forberede seg til et intervju på toppnivå i flere tilfeller:

Kandidaten søker på en lederstilling.
Avdelingen der spesialisten er ansatt er en nøkkel for selskapet (for eksempel når salg er en slik prioritet, er et intervju med den første personen i selskapet obligatorisk trinn for salgssjefer).
Spesialisten får en ordinær stilling, men i et lite selskap.
Søkere vurderes til stillingen som personlig assistent.

I små og mellomstore bedrifter kan et intervju med førsteperson tildeles selv i en situasjon hvor det er ledig stilling for en helt ordinær stilling.

I de første og siste tilfellene, når administrerende direktør er direkte veileder for den rekrutterte spesialisten, blir faglige temaer berørt under intervjuet: kandidatens fremtidige ansvar, hans erfaring, målene og målene som den ledige stillingen innebærer. I tillegg er det viktig for en toppleder å forstå hvordan en person "passer" inn i teamet, om verdiene hans sammenfaller med verdiene til selskapet, hvor nær bedriftskulturen er.

"Det var en slik sak: administrerende direktør i et ganske stort selskap, som gjennomførte et intervju med sin fremtidige direkte underordnede, advarte på slutten av samtalen ærlig kandidaten om at han noen ganger var hard, og spurte om dette faktum ville bli en hindring for deres felles arbeid i fremtiden, - sier administrerende partner i selskapet MarksMan Inna Sumatokhina. – Og noen ganger hender det også at søkerens kandidatur blir avvist på grunn av at direktøren rett og slett er redd for konkurranse. Dette skjer når han leter etter en vikar og møter en veldig sterk mann overlegen ham på en eller annen måte. En gang i vår praksis svarte en kandidat til stillingen som visedirektør, på spørsmål om hva han forventer av å jobbe i selskapet, at han først og fremst var ute etter vekst. Vekst i denne situasjonen kunne bare være for stillingen som daglig leder selv ... Naturligvis ble han ikke akseptert.

Dersom et møte med administrerende direktør blir oppnevnt for å godkjenne stillingen til en person representert ved hans fremtidige nærmeste leder, er det mer en formalitet. «I vår praksis var det intervjuer som varte i fem minutter», deler vi personlig erfaring Inna Sumatokhina. – Som regel foregår det i samtaleform og er uformelt, faglige temaer berøres nesten ikke. En gang møttes to expats, en administrerende direktør og en kandidat på et intervju, samtalen begynte om Moskva om kvelden, og deretter fulgte en 40-minutters samtale mellom to utlendinger i et fremmed land, og som et resultat ble intervjuet redusert. til en diskusjon om klubber og restauranter i Moskva.

Spørsmålene som administreres av administrerende direktør har ofte karakter av saker, praktiske oppgaver.

Samtidig kan det i små og mellomstore bedrifter oppnevnes et intervju med førstemann selv i en situasjon hvor det er ledig stilling til en helt ordinær stilling. Som regel skyldes dette at eieren (alias daglig leder), på grunn av virksomhetens spesifikasjoner, er ansvarlig for alle aktuelle organisatoriske prosesser. Derfor, når han rekrutterer ansatte, er han klar til å personlig snakke med hver potensiell ansatt.

Under intervjuet med direktøren blir det vanligvis klart om kandidaten vil kunne glede seg over tilliten til lederen av organisasjonen, om det vil være enkelt og behagelig for dem å kommunisere, om nykommeren vil slå rot i selskapet. Konsernsjefen lytter hovedsakelig til sin intuisjon - helheten av kunnskap, erfaring, profesjonalitet, framsyn. Tross alt, noen ganger er opplevelsen til søkeren passende, og utseendet og resultatene er fantastiske, og utdanningen er prestisjefylt, og intuisjonen forteller oss: "Han passer ikke oss, det vil være vanskelig med ham."

Å forberede et møte med konsernsjefen må selvsagt være seriøst og grundig, for hvordan du presterer i et intervju med en toppleder avhenger til syvende og sist av å få et jobbtilbud. Under forberedelsesprosessen, vær oppmerksom på følgende anbefalinger, som er utformet for å tippe vekten til din fordel.

Samle informasjon om selskapet og markedssituasjonen, analyser den.

Prøv å lage et portrett av personen du skal intervjue for: les artiklene og intervjuene hans i pressen, se etter materiale som dekker bedriftskulturen til selskapet han leder, chat på fora med dets ansatte, muligens dine fremtidige kolleger.

De fleste arbeidsgivere inntar det standpunktet at jo mer en person spør, jo mer motivert er de.

"En gang intervjuet en kandidat en administrerende direktør, en franskmann, for engelske språk, og avsluttet samtalen på fransk, ”minner Inna Sumatokhina. – Lederen ble positivt overrasket og gledet på sin side samtalepartneren med et jobbtilbud. Utlendinger setter virkelig pris på den respektfulle holdningen til landet deres og bedriftskulturen til selskapet deres.»

Konsulent THI Utvalg Anna Oblova bemerker at "kunnskapene dine vil bli verdsatt, ikke nøl, men du bør ikke gå for langt. Så noen kandidater, etter å ha lært direktørens hobby på forhånd, er klare til å legge ved for eksempel et fallskjermhopper-sertifikat til CV-en, hvis topplederen er en lidenskapelig fan av fallskjermhopping. Samtidig, ikke vær redd for å kommentere ledelsens handlinger. Objektiv kritikk er bare velkommen."

Forbered deg på å bli bedt om å beskrive hvilke skritt du vil ta for å løse et bestemt problem. Spørsmålene som administreres av administrerende direktør har ofte karakter av saker, praktiske oppgaver. Ikke ta slike oppgaver som en gratis bruk av din faglige kunnskap og erfaring. En fullverdig forretningsplan vil ikke være nødvendig fra deg, men snarere vil de bli tilbudt å oppsummere hovedideene. Slike saker avslører veldig godt tenkemåten og arbeidsstilen til kandidaten, lar deg få en ide om hva slags person han er - engstelig eller avgjørende, kaldblodig eller kvikk, om han kan ta en avgjørelse under forhold med mangel på tid og informasjon.

Nok et argument for kandidater for ikke å gi opp praktisk oppgave, - muligheten under forberedelsene til selv å vurdere utsiktene til en fremtidig stilling. «På et tidspunkt brukte jeg en uke på å utarbeide en grov forretningsplan, presenterte den, mottok et jobbtilbud og avviste det, fordi jeg under kommunikasjonen med arbeidsgiveren ikke fikk klare svar på spørsmålene i kapittelet «Risikoer» ", melder en av leserne "Encyclopedia of Career" .

Ikke vær redd for å stille spørsmål i et intervju.

Vær forberedt på at det uventede kan skje under et intervju med administrerende direktør.

Vis din interesse. De fleste arbeidsgivere inntar det standpunktet at jo mer en person spør, jo mer motivert er de. Initiativ er generelt sett på som et tegn på profesjonalitet. "Samtidig er toppledere ekstremt travle mennesker, så alle spørsmål som rettes til dem må være strengt knyttet til saken, som bare vil bekrefte høy level din profesjonalitet og kompetanse,” kommenterer Anna Oblova.

Mobiliser din motstandskraft.

Når du intervjuer en administrerende direktør, er det viktigste å ikke bekymre deg. "Jeg kjenner en situasjon der en av kandidatene besvimte av begeistring og selvfølgelig ikke bestod intervjuet," gir Inna Sumatokhina et eksempel. Husk at foran deg står samme person som deg, da vil du kunne slappe av og vise deg din beste side.

"I vår praksis var det et tilfelle da, i et stort japansk selskap, en utmerket kandidat, etter å ha gått gjennom alle stadier av et intervju, mislyktes med administrerende direktør, og var rådvill som svar på forespørselen fra lederen til nevne selskapets slagord,” aksjer ekte historier Inna Sumatokhina.

Konsernsjefen forstår at det er mye mer lønnsomt å ansette ikke en kronisk sliten arbeidsnarkoman, men en diversifisert person.

Vær forberedt på at det uventede kan skje under et intervju med administrerende direktør. "For det meste er toppledere seriøse mennesker," sier Anna Oblova. – Likevel, i min praksis var det ganske morsomme eksempler når en kandidat med teknisk utdannelse, som søkte på stillingen som personlig assistent, ble bedt av sin fremtidige sjef om å tegne et diagram av en radiomottaker. I et annet selskap, i et intervju, ønsket direktøren å høre fra søkeren hans fullstendige biografi, med utgangspunkt i barnehage". Når du svarer på slike vanskelige spørsmål, er det viktig å ikke gå seg vill, respektere samtalepartneren og i alle fall opprettholde en sans for humor.

Vis at du er en allsidig person.

Hovedoppgaven med spørsmål som ikke er relatert til profesjonelle aktiviteter er å vurdere kandidatens personlige egenskaper, finne ut om han er "besatt" på jobben eller om han har tid og lyst til å gjøre noe annet: fiske, ski, fotografering , og så videre.

En kandidat som søker om en leder- eller lederstilling, har som regel allerede oppnådd mye, og mest sannsynlig har stadiet da arbeid og karriere var hovedprioriteringene i livet hans passert. "Evige verdier" kommer i forgrunnen: familie, venner, helse, hobbyer; kommer erkjennelsen av at det å jobbe 10-12 timer om dagen ikke bør være det eneste målet i livet.

Konsernsjefen forstår at det er mye mer lønnsomt å ansette ikke en kronisk sliten arbeidsnarkoman, men en variert person som streber etter en rimelig balanse mellom jobb og privatliv.

Intervjuet er en integrert del av arbeidsforholdet. Det er på dette stadiet du og arbeidsgiver møtes ansikt til ansikt. Det er viktig å forstå at det ikke bare gir en mulighet til å presentere deg selv, men også en flott sjanse til å bli kjent med kravene og funksjonene til det kommende arbeidet.

Først av alt, prøv å lære så mye som mulig om selskapet du søker jobb for - studer nettstedet, gjør deg kjent med publikasjoner i pressen og på Internett. Forbered et sett med dokumenter på forhånd - en arbeidsbok eller en kopi av den, vitnemål, sertifikater, anbefalinger, 2-3 kopier av CV-en din. Lag en liste over spørsmål som arbeidsgiver kan ha til deg, forbered omtrentlige svar på dem, og skriv også ned spørsmålene dine til bedriftsrepresentanten.

På sidene til Career Encyclopedia har favorittspørsmålene til HR og arbeidsgivere blitt diskutert gjentatte ganger. Blant de mest spurte er følgende.

Kan du fortelle litt om deg selv?

Hvorfor valgte du akkurat dette yrket?

Hva er dine styrker/svakheter?

Hvorfor burde vi ansette deg?

I tillegg til å erklære din høye profesjonalitet, vil det ikke være overflødig å demonstrere at du kjenner til bedriften/bransjen.

Hva er årsakene til å forlate en tidligere jobb?

Hvordan ser du for deg karrieren din om noen år?

For representanter for andre yrker er vertikalen for karrierevekst ganske åpenbar, for eksempel fra en juridisk rådgiver til lederen av en juridisk tjeneste. Et lignende spørsmål rettet til deg som kandidat til stillingen som assisterende leder er utformet for å avsløre dine ambisjoner, motivasjon. Ved å svare på dette spørsmålet kan arbeidsgiver vurdere betydningen av den foreslåtte jobben for deg - enten du ser det som en mulighet til å bruke dine beste egenskaper og styrker, eller anser det som et springbrett og har til hensikt å endre retningen på din karriere i framtid.

Hva synes du en sjef bør være?

Intervjuet skjer...

Screeningintervju eller telefonintervju

For å unngå å bli overrumplet, sørg for at du har penn og papir, CV, stillingsannonse eller stillingsbeskrivelse, en grov jobbsøknad og en liste med spørsmål om organisasjonen du kan være interessert i. , du må jobbe.

Hvis du ikke er klar til å snakke, be om unnskyldning, med henvisning til manglende evne til å fortsette kommunikasjonen, og spesifiser når det vil være praktisk å ringe tilbake.

Intervju med et rekrutteringsbyrå

Hvis selskapet har delegert oppgaven med å velge en assisterende leder til et rekrutteringsbyrå, vil du først ha et intervju med hans representant.

opprette eller konvertere et dokument på en datamaskin (for å bestemme ferdighetsnivået i en kontorprogramvarepakke - Word, Excel, etc.);
kontrollere riktigheten av utførelsen av utkastet til ordre som er sendt til lederen for signering, for eksempel om opprettelse av en kommisjon, og om nødvendig rediger den (diagnostikk av kunnskap om det grunnleggende om kontorarbeid, spesielt reglene for kompilere og utstede administrativ dokumentasjon);
overføre informasjon fra et flersidet tekstdokument til en tabell (slike oppgaver gjør det mulig å bedømme kandidatens evne til å utføre rutinemessig, repeterende arbeid uten å gå på bekostning av kvaliteten);
fremheve de viktigste fakta i teksten til en artikkel skrevet ut fra selskapets nettsted (kontrollere abstrahering ferdigheter - muligheten til å velge de viktigste avhandlingene fra en rekke informasjon og fikse dem skriftlig);
oversette tekst eller skrive et forretningsbrev på et fremmedspråk, for eksempel en forespørsel om data for å få visum for en leder (dette vil avgjøre graden av fremmedspråkkunnskaper).

Evnen til å utføre flere oppgaver samtidig, evnen til raskt å navigere i situasjonen, ferdighetene til å organisere forretningsreiser og arrangementer, kunnskap om det grunnleggende om forretningsetikett - vanligvis blir alt dette funnet ut i løpet av arbeidet med ulike saker. Så du kan bli bedt om å beskrive i detalj handlingene du vil ta hvis du ikke har tid til å få visum på en ambassade for en presserende forretningsreise til en leder innen den nødvendige datoen; utarbeide en detaljert plan for å organisere mottak av VIP-gjester fra utlandet; utfør en "ubehagelig samtale" med en høytstående tjenestemann om å avlyse en avtale; demonstrere en høflig avvisning av å koble lederen til en motstridende klient; tilby flere løsninger på en situasjon der lederen på grunn av trafikkork kommer for sent til et viktig møte med samarbeidspartnere.

Intervju med leder for personalavdelingen i selskapet

På dette intervjuet bør du spørre i detalj om kommende jobbansvar, om eksisterende ansattes motivasjonsmekanismer (bonuser, preferanser - muligheten til å bruke en firmabil; parkeringsplass, bensin, bilservice for en personlig bil; ekstra fridager etter forretningsreiser eller under fravær av en leder), etc. .

Naturligvis, på dette stadiet av intervjuet, er det også stor sannsynlighet for at du vil bli tiltrukket av å delta i små rollespill, jobbe med situasjonseksempler - case, ulike tester og oppgaver som lar deg vurdere din faglige og individuelle personlige kvaliteter. Noen ganger tyr personlige intervjuere til ikke-trivielle intervjumetoder:

gruppeintervju- et intervju hvor alle kandidater til en ledig stilling inviteres til samtidig, og hver av dem inviteres til å stille en annen søker et spørsmål om et faglig tema. Dette gjøres for å identifisere ikke bare nivået av spesialberedskap hos søkere, men også deres evne til selvsikkert å holde seg i en stressende situasjon, lederegenskaper, grad av konflikt osv. Profesjonelle psykologer inviteres ofte til slike arrangementer. Basert på deres analyse, velger ledelsen de kandidatene som vil bli bedt om å intervjue selskapets administrerende direktør.
stressende jobbintervju- et spesielt simulert miljø av ubehag, som provoserer søkeren til en direkte, spontan reaksjon, som gjør det mulig å avsløre de skjulte sidene av hans personlighet. I sin "rene" form brukes et slikt intervju svært sjelden i dag, men stillingen til en assisterende leder er i "risikosonen" - det er ingen hemmelighet at stressmotstand og lojalitet er blant de viktigste egenskapene til en personlig assistent. Den eneste oppskriften for å lykkes med å overvinne et stressende intervju er en høy grad av ro, ro og forsiktighet. Hvis du mener at motstanderen har gått utover det som er tillatt, kan du alltid nekte å fortsette kommunikasjonen. Faktisk er det i dag nok selskaper på markedet som er mer tolerante overfor potensielle ansatte, i stand til å oppdage graden av sårbarhet til en person og måten han reagerer på i vanskelige følelsesmessig intense situasjoner uten å bruke uriktige utsagn om ham.

Intervju med lederen

"Selvfølgelig er høy profesjonalitet en nødvendig betingelse for en søker til stillingen som personlig assistent, fordi lederen rett og slett ikke har tid til å trene, organisere og kontrollere en dårlig trent ansatt," sier Elena Vladimirovna Samginova, leder for HR og arbeidsrelasjonsavdelingen til CJSC PK RUST. – Men likevel er kravene til personlige egenskaper til en personlig assistent mye strengere. Dette skyldes ikke bare det grunnleggende viktige kompatibilitetspunktet mellom leder og assistent, men også behovet for å kommunisere med et stort antall mennesker som har mye høyere status enn assistenten selv, for å delta i forhandlinger og delta på ulike arrangementer . Legg til dette uregelmessige arbeidstider og konstant stress, og det blir klart at for dette yrket er psykologiske egenskaper noen ganger viktigere enn profesjonelle ferdigheter. Problemet er at de individuelle egenskapene til en spesialist i et intervju er svært vanskelig å teste, og til og med bruk av projektive teknikker lar deg ikke alltid se det "sanne ansiktet" til kandidaten, så arbeidsgiveren må "oppfinne" situasjoner som bidrar til den mest fullstendige avsløringen av søkeren.

Lederen for personalavdelingen eskorterer kandidaten til stillingen som personlig assistent til kontoret til daglig leder, setter ham ved bordet som kontrollmateriellet ligger på: testoppgaver for å vurdere kunnskapsnivået om kontorarbeid, for å sjekke leseferdigheten til skriftlig tale, evnen til å skrive et standardbrev (for eksempel en forespørsel om data for utstedelse av visum til hodet ), et dokument for oversettelse til et fremmedspråk, etc. Lederen fortsetter å håndtere papirer, ikke ta hensyn til de som kom inn. Dette fortsetter i flere minutter. Ingen glemte intervjuet, denne situasjonen ble spesielt modellert (forsinkelse i starten av samtalen - ta et stressende intervju). I løpet av hele denne tiden observerer arbeidsgiveren handlingene til kandidaten - man vil undersøke kontoret til en potensiell sjef med interesse og saktmodig vente til de tar hensyn til ham; den andre, for ikke å miste tid, vil ta opp oppgavene foran ham; den tredje vil begynne å vise aggresjon. Så allerede før intervjustart har lederen et visst inntrykk av søkeren. Etter å ha funnet ut modellen for kandidatens oppførsel, beklager direktøren forsinkelsen og ... fortsetter enten til en innholdsrik samtale, eller tar høflig farvel til søkeren under et plausibelt påskudd.
Mange moderne bedrifter er utstyrt med spesielle kameraer som tillater online overvåking av hva som skjer i ulike deler av kontorbygget. Den intetanende kandidaten blir eskortert til et venterom og bedt om å vente litt. Etter en stund kommer sekretæren ut av resepsjonen og lar søkeren være alene, og et minutt senere dukker det opp en respektabel person som begynner å krangle, og krever å slippe ham gjennom til direktøren umiddelbart. Oppførselen til en søker som befinner seg i en lignende situasjon uten støtte, hans evne til å "ta støtet selv" og løse konflikten uten å miste besinnelsen, kan tjene som den beste anbefalingen for arbeidsgiveren.
Lederen aksepterer kandidaten veldig vennlig, starter en samtale om abstrakte emner, og i stedet for de forventede ferdighetstestoppgavene, ber ham om å brette en enkel figur ut av papir i henhold til den foreslåtte ordningen. Det antas at en så "useriøs" aktivitet som å brette origami kan fortelle mye om personens personlighet: om hastigheten og fleksibiliteten til tenkningen hans, evnen til å konsentrere seg, nøyaktighet, tålmodighet og til slutt evnen til å bli involvert i ethvert "spill", behandle det som skjer med humor.
For å sjekke påliteligheten til søkeren, hans evne til å håndtere konfidensiell informasjon korrekt, kan de stille et spørsmål om feilene og feilene til den tidligere lederen. Naturligvis, i en slik situasjon, bør man ikke spre rykter eller gi ut klassifisert informasjon, det er bedre å "holde munn."

Noen ord om formaliteter

Husk at det ikke er noe innhold uten form. Søkeren blir alltid evaluert omfattende: hvordan han ser ut, snakker, presenterer seg selv. Derfor, ikke glem de grunnleggende reglene for å bestå intervjuet: punktlighet, slått av mobiltelefonen, passende klær i forretningsstil i klassiske farger, rene sko, moderat sminke, dyktig bruk av tilbehør og smykker, ryddig og diskret manikyr, lett (nøytral) parfyme, energi, selvtillit, åpenhet og selvfølgelig et smil.

Sekretæren er et slags koordinerende senter for hver organisasjon.

Det er en misforståelse at enhver kompetent person vil være i stand til å takle funksjonene til en sekretær.

Dette er imidlertid ikke tilfelle, og en kandidat til sekretærstillingen må ha en rekke faglige egenskaper for å utføre alle funksjoner.

Sekretærens hovedfunksjoner

Oppgavene til sekretæren til lederen for enhver organisasjon inkluderer følgende oppgaver:

mottak og sending av korrespondanse;
journalføring (oppretting og aksept av dokumenter, behandling av materialer som er nødvendig for arbeidet til organisasjonen og lederen personlig, etc.);
organisering av møter og forhandlinger med lederen, innhenting av informasjon til lederen og send hans vedtak til ansatte;
gjennomføre forberedelser til møter og møter og organisere deres avholdelse;
opprettelse av de nødvendige forholdene for lederens arbeid på kontoret hans;
kontakter med besøkende og kunder i organisasjonen personlig og per telefon;
legge inn nødvendig informasjon i databanken og skrive ut nødvendig informasjon for leder eller andre ansatte fra denne.

Ut fra disse funksjonene skal sekretæren vite:

grunnleggende om moderne kontorarbeid og arkivering;
grunnleggende om arbeidslovgivning og forvaltningsrett;
regler for forretningskommunikasjon og utarbeidelse av forretningspapirer;
regler for organisering av hodets arbeid.

Personlige karakteristikker

Organisasjon, velvilje, motstand mot stress - dette er hovedtrekkene som en sekretær må ha uten feil.

Hver besøkende i selskapet møter sekretæren, og alle dets ansatte er i kontakt i forbindelse med sine offisielle oppgaver. Sekretæren skal kommunisere rolig og med et konstant smil med alle, til tross for sitt humør og sitt eget velvære.

Sekretæren må ha organisatoriske ferdigheter og evner, evne til selvorganisering.

Evnen til raskt å omorganisere i ikke-standardiserte situasjoner, ta initiativ til å organisere arbeidet i selskapet og i noen tilfeller handle uten spesielle instruksjoner er spesielt verdsatt av ledere.

Vi går gjennom CV-en til sekretæren

Intervjuspørsmål til en sekretær er svært viktig, men det hele starter med en gjennomgang av kandidatens CV.

Hovedformålet med enhver CV er å presentere de faglige ferdighetene og de personlige egenskapene som kreves for en bestemt stilling.

En velskrevet CV er egenreklame designet for å interessere arbeidsgiveren..

Du må ordne det på en slik måte at du ønsker å møte og snakke med deg.

Å utarbeide en CV er basert på en bestemt arbeidsgiver. Du kan ikke bruke den samme, universelle teksten til en CV for stillingen som sekretær for å gjelde alle organisasjoner samtidig.

Før du skriver en CV, studer kravene til en bestemt stilling, og skriv teksten, med fokus spesielt på dem. Hvis det er spesielle forespørsler i annonsen, ikke glem å markere at du samsvarer med dem.

Utdanning, erfaring og arbeidsferdigheter er de viktigste stillingene som vies oppmerksomhet ved valg av kandidater til sekretærer, så de må presenteres i det mest gunstige lyset. Det er nødvendig å indikere at kandidaten til sekretærstillingen er punktlig, flittig, sosial, stressbestandig.

Et av kravene til CVen er å gi et bilde. Du trenger ikke å sette inn et bilde der du slapper av ved sjøen, har det gøy i en klubb eller lukter blomster på landet. Din oppgave er å vise at du er en forretningsperson, så forestill deg et bilde i en forretningssetting som tydelig viser et ansikt og et smart utseende.

CV-skriving er en spesiell sak.. Ønsket om å male et stykke papir med alle regnbuens farger og monogrammer av forskjellige merkelige fonter fører til det faktum at en potensiell leder ikke engang leser teksten. En CV er et dokument, og den må utformes i en enkelt streng skrifttype med samme farge, som fremhever det meste viktige poeng fet kursiv. Hver blokk skal være tydelig strukturert og atskilt fra andre med en underoverskrift.

Les teksten på nytt flere ganger og se etter feil. De skal i alle fall ikke stå i CV-en, siden sekretæren må være litterær. I løpet av arbeidet må han rette opp feilene til ansatte og til og med lederen, men hvordan vil han gjøre dette hvis han ikke kan bygge sitt eget dokument kompetent.

Forbereder til intervju

Hver spesifikk organisasjon har sine egne spesifikasjoner for arbeidet, så du må finne ut så mye som mulig om den og området der dens aktiviteter foregår før samtalen.

I alle fall, oppfør deg med verdighet, ikke bryt ut i et gråt. Selv en fiasko i et intervju er ikke slutten på livet og ikke en katastrofe, men en viss livserfaring. Hvis du har dette i bakhodet, er du garantert fred og tillit.

Som du kan se, er det ikke så vanskelig å bestå et intervju for stillingen som sekretær, det viktigste er å følge visse regler.

I vår forrige artikkel snakket vi allerede om de grunnleggende ferdighetene og kravene til kandidater for den ledige stillingen til en assisterende leder og ga råd om oppførselsregler under et intervju.

Siden en riktig valgt assisterende direktør er ansiktet til en rekrutterer i øynene til en leder, utføres utvelgelsen til denne stillingen med spesiell forsiktighet.

Når du forbereder et intervju, i tillegg til informasjon om selskapet, er det verdt å forberede seg på vanskelige spørsmål. Selvfølgelig har oppfinnsomheten til rekrutterere ingen grenser, men vi har valgt ut de 5 mest vanlige vanskelige intervjuspørsmålene for deg:

Vanskelig spørsmål nummer 1. Hva liker du mest jeg liker ikke som assisterende leder?

Slik svarer du: Du må overbevise rekruttereren om at du liker prosessen med å jobbe som assisterende leder. Noen svarer for eksempel at det eneste de ikke liker er om det er lite arbeid eller få oppgaver.

Vanskelig spørsmål nummer 2. Hvordan vet du at du har gjort jobben din vellykket?

Slik svarer du: Din hovedoppgave er ikke å liste opp at du utfører alle funksjonene som er tildelt deg, men å vise at du er ansvarlig for arbeidet ditt, noe som betyr at du hele tiden analyserer og forbedrer resultatene.

Vanskelig spørsmål nummer 3. På kvelden ba direktøren deg skrive ut viktige dokumenter til morgendagens møte med kunder. Du utsatte utskriften til morgenen fordi du hadde mer presserende oppgaver. Det var strømbrudd på kontoret i morges. Møte med kunder om en time. Hva er dine handlinger?

Slik svarer du:Å ta ansvar for dine handlinger og feil, for ikke å miste roen selv i de vanskeligste situasjonene og til det siste lete etter en mulighet til å løse problemet - dette er egenskapene en leder forventer av deg. Her er et ganske godt svar på dette spørsmålet: «Jeg vil ikke gråte eller få panikk. Hvis dokumentene er på en flash-stasjon, eller laptop-batteriet ennå ikke er tomt, så vil jeg prøve å finne nærmeste nabokontor der det er lys og be meg skrive det ut. Hvis dette ikke er mulig, vil jeg ærlig fortelle lederen alt og tilby flere alternativer for å løse problemet, for eksempel å planlegge et møte med klienter ...."

Vanskelig spørsmål nummer 4. Du har blitt tildelt en viktig oppgave. Du tror at det er bedre å gjøre det på "A"-måten. Regissøren din ber deg opptre på "B"-måten. Du er overbevist om at metode "A" er bedre for sakens beste. Handlingene dine?

Slik svarer du: I arbeidet til en assisterende leder er det vanskelig å overvurdere kandidatens kontrollerbarhet, hans vilje til å adlyde. Men det mest strålende er å vise at du vet hvordan og kan prioritere riktig og finne en balanse mellom vilje til å følge ordre og eget syn, personlig initiativ i arbeidet og evnen til å overbevise. Som regel svarer erfarne kandidater at de først prøver å tilby lederen sin egen handlemåte. Kom med sine egne argumenter. Hvis argumentene ikke har effekt, vil de adlyde ordren, samtidig spesifisere på forhånd hvordan de vil opptre i tilfelle negative konsekvenser av lederens beslutning.

Vanskelig spørsmål nummer 5. En misfornøyd klient prøver å komme til lederen. Han skriker og truer deg hvis de ikke slipper ham gjennom. Hodet ba om ikke å slippe denne besøkende inn under noen omstendigheter. Dine handlinger?

Slik svarer du: En konfliktsituasjon er alltid en god anledning til å vise din velvilje, stressmotstand, kommunikasjonsevner og konstruktiv løsning problemer i konfliktsituasjon. Når du svarer på slike spørsmål, ikke nøl med å gi eksempler fra praksisen din, dette vil understreke din erfaring. Sørg for å indikere at den sinte klienten ikke trenger å krangle, men du må roe ham ned og overbevise ham om å flytte møtet til et annet passende tidspunkt. Smiling, ro og selvkontroll er hovedvåpnene dine.

Nettstedselskapet ønsker deg lykke til!

Enhver gjentrykk av portalmateriale i elektroniske eller papirmedier er kun mulig med angivelse av den opprinnelige kilden - nettstedet.