Интервюто с главния изпълнителен директор: Преглед на тактиките и въпросите. Как да преминете интервю за свободната позиция "Помощник на управителя"

Ако добре написана автобиография на кандидат за длъжността помощник-мениджър заинтересува компанията, тогава за кандидата започва друг труден етап от заетостта. В края на краищата позицията на помощник-управител е една от ключовите, така че кандидатът за ролята на „попечител“ на директора на компанията, като правило, трябва да издържи редица тестове.

Интервюто е неразделна част от наемането на работа. Точно на този етапвие и работодателят се срещате очи в очи. Важно е да разберете, че предоставя не само възможност да се представите, но и чудесен шанс да се запознаете с изискванията и характеристиките на предстоящата работа.

Броят на етапите на интервюто може да варира, но независимо дали интервюирате агенция за персонал, мениджър човешки ресурси на компания или главен изпълнителен директор, винаги ще трябва да сте подготвени. И за да не се окаже междинното интервю последно, трябва сериозно да се подготвите – психологически и тактически.

На първо място, опитайте се да научите колкото е възможно повече за компанията, в която търсите работа - проучете уебсайта, запознайте се с публикации в пресата и интернет. Подгответе набор от документи предварително - трудова книжкаили копие от нея, дипломи, сертификати, препоръки, 2-3 копия от вашата автобиография. Направете списък с въпроси, които работодателят може да има за вас, подгответе приблизителни отговори на тях и запишете вашите въпроси към представителя на компанията.

На страниците на Кариерната енциклопедия многократно са обсъждани любимите въпроси на HR и работодателите. Сред най-често задаваните са следните.

Бихте ли разказали малко за себе си?

Не трябва да преразказвате информацията, съдържаща се в автобиографията - работодателят я прочита, преди да ви покани на интервю. Бъдете кратки, не навлизайте в излишни подробности, защото основната задача на личния асистент е да спести основния ресурс на лидера - времето.

Защо избрахте точно тази професия?

От Вас се очаква да имате ясна представа за същността и сложността на тази професия, която е сериозно различна от сродните специалности на секретар/офис мениджър/референт; вътрешна готовност винаги да остава "в сянката" на лидера, да уважава и насърчава неговата позиция и решения.

Какви са вашите силни/слаби страни?

Подчертайте преди всичко онези качества, които са важни за личния асистент. Вашите недостатъци трябва да изглеждат като логично продължение на собствените ви силни страни. И не забравяйте да споменете, че непрекъснато работите върху себе си: "Понякога хората около мен бъркат моята решителност с импулсивност, но аз се опитвам да внимавам за начина си на изразяване на мисли."

Защо трябва да ви наемем?

Освен да декларирате високия си професионализъм, не би било излишно да демонстрирате, че сте запознати с компанията/бранша.

Какви са причините за напускане на предишна работа?

В никакъв случай не говорете неуважително за бившия екип и лидер - никой не се нуждае от конфликтни служители, които не знаят как да бъдат критични към себе си. По-добре е да се съсредоточите върху предимствата на новата компания, която ви е привлякла, отколкото върху недостатъците на старата.

Как си представяте кариерата си след няколко години?

За представители на други професии вертикалата на кариерното израстване е доста очевидна, да речем, от юрисконсулт до ръководител на правна служба. Подобен въпрос, отправен към вас като кандидат за длъжността помощник-мениджър, има за цел да разкрие вашите амбиции, мотивация. Въз основа на отговора на този въпрос работодателят може да прецени значението на предлаганата работа за вас - виждате ли в нея възможност да приложите вашите най-добри качестваи силни страни, или го считайте просто за трамплин и възнамерявате да промените посоката на кариерата си в бъдеще.

Какъв според вас трябва да бъде шефът?

Всъщност те искат да разберат от вас нивото на вашата конструктивност, дали сте склонни към конфликти с лидера. Идеалният отговор би бил неутрален: "Компетентен, силен лидер, от който да се учи."

От своя страна имате право да попитате за работния график, възможността и честотата на командировките, структурата на секретариата на компанията, причините, поради които позицията на помощник-управителя се оказа вакантна (освен ако, разбира се, това е нова длъжност на персонал) - с една дума разберете всички важни за вас моменти, свързани с бъдещата работа. Внимателните и задълбочени въпроси ще подчертаят интереса ви към свободното място, ще ви помогнат да създадете образ на сериозен кандидат, професионален служител.

Интервюто се случва...

Скрининг интервю или телефонно интервю

Когато има голяма конкуренция за обявена свободна позиция, опитните HR мениджъри прибягват до така нареченото скрининг интервю. Извършва се дистанционно, т.е. без визуален контакт с кандидата, чрез интернет (e-mail) или по телефона. Този тип тест позволява на рекрутера да оптимизира процеса на намиране на подходящ кандидат, а телефонното интервю, освен всичко друго, му дава възможност да провери способността ви да водите телефонни разговори – едно от най-важните умения на личния асистент.

За да не бъдете хванати неподготвени, трябва да се уверите, че винаги имате химикал и хартия, вашата автобиография, обява за работа или описание на работата, примерно заявление за работа и списък с въпроси, които бихте искали да зададете относно организацията, за която може да работите.

Ако не сте готови да говорите, извинете се, позовавайки се на невъзможността да продължите комуникацията и посочете кога би било удобно да се обадите обратно.

По време на телефонно интервю говорете ясно, по същество, избягвайте едносрични отговори, но не се впускайте в дълги дискусии. Ако свободното място изисква владеене на чужд език, бъдете готови да преминете от руски на чужд по време на интервюто. Водете си бележки – те могат да ви бъдат полезни на следващия етап от интервюто.

Интервю в агенция за подбор на персонал

Ако компанията е делегирала на агенция за подбор на персонал задачата да избере помощник-мениджър, тогава първо ще имате интервю с негов представител.

При първоначалното интервю е важно специалистът по набиране на персонал да установи дали отговаряте или не отговаряте на изискванията за отворена свободна позиция. За да провери наличието и нивото на професионални умения и знания, той, като правило, първо се запознава с документите, потвърждаващи вашата компетентност - дипломи, сертификати и препоръки от предишното място на работа, след което предлага да изпълни редица стандартни задачи :

създаване или конвертиране на документ на компютър (с цел определяне на нивото на владеене на офис софтуерен пакет - Word, Excel и др.);
проверете правилността на изпълнението на проектозаповедта, предоставена на управителя за подпис, например за създаване на комисия и, ако е необходимо, редактирайте я (диагностика на познаване на основите на офис работата, по-специално правилата за съставяне и обработка на административна документация);
прехвърляне на информация от многостраничен текстов документ в таблица (такива задачи позволяват да се прецени способността на кандидата да изпълнява рутинна, повтаряща се работа, без да се компрометира нейното качество);
подчертаване на най-важните факти в текста на статия, отпечатана от уебсайта на компанията (тестване на умения за абстрахиране - умение да се избират най-значимите тези от масив от информация и да се фиксират писмено);
преведете текст или съставете бизнес писмо на чужд език, например искане за данни за получаване на виза за ръководител (това ще определи степента на владеене на чужд език).

Способността да изпълнявате няколко задачи наведнъж, способността бързо да се ориентирате в ситуацията, уменията за организиране на бизнес пътувания и събития, познаването на основите на бизнес етикета - обикновено всичко това се установява в хода на работа с различни случаи. Например, може да бъдете помолени да опишете подробно действията, които ще предприемете, ако не успеете да се срещнете необходимо времевземете виза в някое посолство за спешна командировка на главата; изготвя подробен план за организиране на посрещането на VIP гости от чужбина; разиграйте "неприятен разговор" с високопоставено лице за отмяна на среща; демонстрират любезен отказ да свържат мениджъра с конфликтен клиент; предлагат няколко решения за ситуация, в която поради задръстване мениджърът закъснява за важна среща с партньори.

С една дума, отивайки на интервю в агенция за подбор на персонал, пригответе се за сериозен тест за правоспособност. По-добре планирайте само една среща на ден или се уверете, че имате достатъчно време за интервюто и пътя до следващата среща, в противен случай ще се изнервите и ще развалите впечатлението за себе си.

Интервю с ръководителя на отдел Човешки ресурси на компанията

За разлика от представител на компания доставчик, за ръководителя на отдела по персонала на компания, която се интересува от получаване на високопрофесионален личен асистент, на първо място ще бъде въпросът за вашето съответствие с корпоративните стандарти, стил на лидерство и комуникация.

В това интервю трябва да попитате подробно за предстоящото служебни задължения, относно съществуващите механизми за мотивиране на служителите (бонуси, преференции - възможност за използване на служебен автомобил; място за паркиране, бензин, автосервиз за личен автомобил; допълнителни почивни дни след командировки или при отсъствие на ръководител) и др.

Естествено, на този етап от интервюто също има голяма вероятност да бъдете привлечени да участвате в малко Ролева игра, работа със ситуационни примери - казуси, различни тестовеи задачи, които ви позволяват да оцените вашите професионални и индивидуално-личностни качества. Понякога личните интервюиращи прибягват до нетривиални методи за интервюиране:

групово интервю- интервю, на което се канят едновременно всички кандидати за свободна позиция, като всеки от тях е поканен да зададе въпрос на друг кандидат на професионална тема. Това се прави, за да се идентифицира не само нивото на специална подготвеност на кандидатите, но и тяхната способност да останат уверено в стресова ситуация, лидерски качества, степен на конфликтност и т.н. Доста често на такива събития се канят професионални психолози. Въз основа на техния анализ ръководството избира тези кандидати, които ще бъдат поканени на интервю с главния изпълнителен директор на компанията.
стресиращо интервю за работа- специално симулирана среда на дискомфорт, провокираща кандидата за директна, спонтанна реакция, която дава възможност да се разкрият скритите страни на неговата личност. В своята „чиста“ форма такова интервю днес се използва много рядко, но позицията на помощник-мениджър е в „рисковата зона“ - не е тайна, че устойчивостта на стрес и лоялността са сред най-важните качества на личния асистент. Единствената рецепта за успешно преодоляване на стресиращо интервю е висока степен на самообладание, хладнокръвие и благоразумие. Ако смятате, че опонентът е надхвърлил позволеното, винаги можете да откажете да продължите комуникацията. Всъщност днес на пазара има достатъчно компании, които са по-толерантни към потенциалните служители, способни да открият степента на уязвимост на човек и начина на реакцията му в трудни емоционално интензивни ситуации, без да използват неверни твърдения за него.

Служителите по човешки ресурси твърдят, че са подтикнати да използват нестандартни методи и техники от необходимостта да разкрият „професионалните“ кандидати, които лесно намират работа, като следват препоръките за преминаване на различни нива на интервюта. Напоследък широко разпространение получи „технологията на фунията“, при която интервюиращият постепенно преминава от общи въпроси към по-конкретни, уточняващи. Отговарянето на такива тясно фокусирани въпроси, работата с детайли и голям брой примери могат много ясно да покажат вашите квалификации на опонента ви.

Ако отговаряте на условията, някои организации може да ви предложат кратък стаж, като например едноседмичен стаж в компания – без записване, но с гарантирано заплащане. Истинската работа помага и на двете страни да се отърват от много илюзии. Вярно е, че действащото законодателство предвижда наемане с изпитателен срок, така че този метод на наемане не може да се нарече безупречен.

Интервю с управителя

Това е най-важният етап, така да се каже, „генералното“ сглобяване. Търсенето на личен асистент, за разлика от други специалисти, директорът не може да повери изцяло на службата за персонал. Тъй като той ще трябва да общува с асистента си много често, за него е важно да разбере дали кандидатът е психологически подходящ за него, дали е възможно да се взаимодейства ефективно с него.

„Разбира се, високият професионализъм е необходимо условие за кандидат за позицията на личен асистент, защото мениджърът просто няма време да обучава, организира и контролира лошо обучен служител“, казва Елена Владимировна Самгинова, ръководител на отдел „Човешки ресурси“. и отдел по трудови отношения на CJSC PK RUST. Но все пак изискванията относно лични качестваличен асистент, много по-строг. Това се дължи не само на фундаментално важната точка на съвместимост между лидера и асистента, но и на необходимостта от общуване с голям брой хора, които са много по-високи по статус от самия асистент, да участват в преговори и да присъстват на различни събития . Добавете към това ненормирано работно време и постоянен стрес и става ясно, че за тази професия понякога психологическите характеристики са по-важни от професионалните умения. Проблемът е, че индивидуалните качества на специалист на интервю са много трудни за тестване и дори използването на проективни техники не винаги ви позволява да видите „истинското лице“ на кандидата, така че работодателят трябва да „измисли“ ситуации, които допринасят за най-пълното разкриване на кандидата.

Ето защо, когато отивате на интервю, трябва да сте подготвени за всякакви изненади - може да бъдете поканени в ресторант, среща за планиране, презентация или индустриално изложение, където ще бъдете помолени да участвате в бизнес обяд, изготвя протокола от срещата или действа като преводач. Срещата в офиса обаче също не може да мине без изненади. Ето няколко примера.

Ръководителят на отдела за персонала придружава кандидата за длъжността личен асистент до кабинета на генералния директор, сяда го на масата, на която лежат контролните материали: тестови задачи за оценка на нивото на познаване на офис работата, за тестване грамотност писане, способността да съставите стандартно писмо (например искане за данни за получаване на виза до главата), документ за превод на чужд език и т.н. Ръководителят продължава да се занимава с документи, без да обръща внимание на тези, които въведени. Това продължава няколко минути. Никой не забрави за интервюто, тази ситуация беше специално моделирана (забавяне на началото на разговора - вземане на стресиращо интервю). През цялото това време работодателят наблюдава действията на кандидата - човек ще разгледа с интерес офиса на потенциален шеф и кротко ще изчака, докато му обърнат внимание; другият, за да не губи време, ще се заеме със задачите пред него; третият ще започне да проявява агресия. Така още преди началото на интервюто мениджърът има определено впечатление за кандидата. След като разбра модела на поведение на кандидата, директорът се извинява за забавянето и ... или преминава към съществен разговор, или учтиво се сбогува с кандидата под правдоподобен претекст.
Много съвременни компании са оборудвани със специални камери, които позволяват онлайн наблюдение на случващото се в различни части на офис сградата. Нищо неподозиращият кандидат е въведен в чакалнята и е помолен да изчака малко. След известно време секретарката излиза от рецепцията, оставяйки кандидата съвсем сам, а минута по-късно се появява уважаван човек и започва да вдига врява, настоявайки незабавно да го пусне при директора. Поведението на кандидат, който се намира в подобна ситуация без никаква подкрепа, способността му „сам да поеме удара“ и да разреши конфликта, без да губи самоконтрол, може да послужи най-добра препоръказа работодателя.
Лидерът приема кандидата много приятелски, започва разговор на абстрактни теми и вместо на очакваното тестови елементиза професионална пригодност той го моли, според предложената схема, да сгъне някаква проста фигура от хартия. Смята се, че такава „несериозна“ дейност като сгъването на оригами може да разкаже много за личността на субекта: за скоростта и гъвкавостта на неговото мислене, способността му да се концентрира, точността, търпението и накрая способността да се включи във всяка „игра“ се отнасяйте към случващото се с чувство за хумор.
За да проверят надеждността на кандидата, способността му да борави правилно с поверителна информация, те могат да зададат въпрос за грешките и грешките на бившия лидер. Естествено, в такава ситуация не бива да се разпространяват слухове или да се раздава класифицирана информация, по-добре е да си „държи устата затворена“.

Ако отговаряте на компанията във всички отношения, с изключение на нивото на владеене на чужд език, не се колебайте да декларирате на интервюто, че сте готови да подобрите английския си в свободното си време. Възможно е решението за работа да бъде взето във ваша полза и да бъдете изпратени на езикови курсове за сметка на компанията.

Няколко думи за формалностите

Не забравяйте, че няма съдържание без форма. Кандидатът винаги се оценява изчерпателно: как изглежда, говори, представя се. Затова не забравяйте за елементарните правила за преминаване на интервюто: точност, изключен мобилен телефон, подходящо за случая облекло бизнес стилкласически цветове, изчистени обувки, умерен грим, умело използване на аксесоари и бижута, спретнат и дискретен маникюр, лек (неутрален) парфюм, енергия, самочувствие, откритост и, разбира се, усмивка.

В процеса на подготовка за разговор с първия човек на компанията е необходимо да се вземе предвид към каква позиция е насочен кандидатът. Когато главният изпълнителен директор е непосредственият ръководител на наетия специалист, тогава по време на интервюто се засягат професионални теми и е важно топ мениджърът да разбере доколко човекът „се вписва“ в екипа, дали неговите ценности съвпадат с ценностите на компанията. Ако срещата е насрочена за одобрение на позицията на кандидат, представен от неговия бъдещ пряк ръководител, тогава тя е по-скоро формална, въпреки че във всеки случай изпълнителният директор се интересува от личните качества на лицето, кандидатстващо за ролята на служител на неговата компания.

Интервю с изпълнителния директор на компанията, в която кандидатът получава работа, като правило е последният етап в процеса на набиране на персонал. Не на всеки кандидат обаче е назначена среща с ръководителя на предприятието. Струва си да се подготвите за интервю на най-високо ниво в няколко случая:

Кандидатът кандидатства за ръководна позиция.
Отделът, в който работи специалистът, е ключов за компанията (например, когато продажбите са такъв приоритет, е необходимо интервю с първия човек на компанията задължителна стъпказа мениджъри продажби).
Специалистът получава обикновена позиция, но в малка фирма.
Разглеждат се кандидати за позицията Личен асистент.

В малките и средни фирми интервю с първо лице може да бъде възложено дори и в ситуация, в която има свободна позиция за съвсем обикновена позиция.

В първия и последния случай, когато изпълнителният директор е непосредственият ръководител на наетия специалист, по време на интервюто се засягат професионални теми: бъдещите отговорности на кандидата, неговия опит, целите и задачите, които предполага свободното място. Освен това е важно топ мениджърът да разбере как човек се „вписва“ в екипа, дали неговите ценности съвпадат с ценностите на компанията, колко близка е нейната корпоративна култура.

„Имаше такъв случай: изпълнителният директор на доста голяма компания, провеждайки интервю с бъдещия си пряк подчинен, в края на разговора честно предупреди кандидата, че понякога е груб, и попита дали този факт ще се превърне в пречка за тяхната съвместна работа в бъдеще, - казва управляващият партньор на компанията Марксмен Инна Суматохина. – И понякога се случва кандидатурата на кандидата да бъде отхвърлена поради факта, че директорът просто се страхува от конкуренцията. Това се случва, когато той търси заместник и среща много властелинго превъзхожда по един или друг начин. Веднъж в нашата практика кандидат за длъжността заместник генерален директор, попитан какво очаква от работата в компанията, отговори, че преди всичко търси растеж. Растежът в тази ситуация можеше да бъде само за позицията на самия генерален директор ... Естествено, той не беше приет.

Ако се назначава среща с изпълнителния директор за утвърждаване на длъжността на лице, представлявано от бъдещия му пряк ръководител, това е по-скоро формалност. „В нашата практика имаше интервюта, които продължаваха пет минути“, споделя личен опитИнна Суматохина. - По правило протича под формата на разговор и е неформално, почти не се засягат професионални теми. Един ден двама експати, главен изпълнителен директор и кандидат, се срещнаха на интервю, разговорът започна за Москва вечерта и след това последва 40-минутен разговор между двама чужденци в чужда страна и в резултат на това интервюто беше се свежда до обсъждане на московски клубове и ресторанти.

Въпросите, които задава изпълнителният директор, често имат характер на казуси, практически задачи.

В същото време в малките и средни фирми интервю с първо лице може да бъде назначено дори в ситуация, когато е отворена свободна позиция за напълно обикновена позиция. По правило това се дължи на факта, че собственикът (известен още като генерален директор), поради спецификата на бизнеса, отговаря за всички текущи организационни процеси. Ето защо, когато набира персонал, той е готов лично да разговаря с всеки потенциален служител.

По време на интервюто с директора обикновено става ясно дали кандидатът ще може да се ползва с доверието на ръководителя на организацията, дали ще му бъде лесно и удобно да общува, дали новодошлият ще се вкорени в компанията. Главният изпълнителен директор се вслушва предимно в своята интуиция – съвкупността от знания, опит, професионализъм, далновидност. В крайна сметка понякога опитът на кандидата е подходящ, външният вид и резултатите са невероятни, а образованието е престижно и интуицията ни казва: „Той не ни подхожда, ще бъде трудно с него.“

Очевидно подготовката за среща с изпълнителния директор трябва да бъде сериозна и задълбочена, защото от това как ще се представите на интервю с топ мениджър в крайна сметка зависи от получаването на предложение за работа. В процеса на подготовка обърнете внимание на следните препоръки, които имат за цел да наклонят везните във ваша полза.

Съберете информация за компанията и пазарната ситуация, анализирайте я.

Опитайте се да изградите портрет на човека, за когото ще интервюирате: прочетете неговите статии и интервюта в пресата, потърсете материали, отразяващи корпоративната култура на ръководената от него компания, разговаряйте във форумите с нейни служители, евентуално ваши бъдещи колеги.

Повечето работодатели заемат позицията, че колкото повече иска човек, толкова по-мотивиран е той.

„Веднъж един кандидат интервюираше главен изпълнителен директор, французин, за английски език, и приключи разговора на френски “, спомня си Инна Суматохина. – Мениджърът беше приятно изненадан и на свой ред зарадва събеседника си с предложение за работа. Чужденците наистина оценяват уважителното отношение към тяхната страна и корпоративната култура на тяхната компания.“

Консултант THI Selection Анна Обловаотбелязва, че „вашият разум ще бъде оценен, не се колебайте, но не трябва да отивате твърде далеч. Така че някои кандидати, след като са научили предварително хобито на директора, са готови да прикачат, например, сертификат за парашутист към автобиографията, ако топ мениджърът е страстен фен на парашутизма. В същото време не се страхувайте да коментирате действията на ръководството. Обективната критика е добре дошла“.

Подгответе се да бъдете помолени да опишете какви стъпки бихте предприели, за да разрешите определен проблем. Въпросите, които задава изпълнителният директор, често имат характер на казуси, практически задачи. Не приемайте подобни задачи като свободно използване на вашите професионални знания и опит. Пълноценен бизнес план няма да се изисква от вас, а по-скоро ще бъдат предложени да обобщят основните идеи. Такива случаи много добре разкриват начина на мислене и стила на работа на кандидата, позволяват ви да добиете представа какъв човек е той - плах или решителен, хладнокръвен или избухлив, дали може да вземе решение в условията на липса на време и информация.

Още един аргумент за кандидатите да не се отказват практическа задача, - възможността по време на подготовката си да оцени сам перспективите на бъдеща позиция. „По едно време прекарах една седмица в съставяне на груб бизнес план, представих го, получих предложение за работа и го отказах, защото по време на комуникацията с работодателя не получих ясни отговори на въпросите, зададени в „Рискове“ глава“, съобщава един от читателите "Енциклопедия на кариерата" .

Не се страхувайте да задавате въпроси на интервю.

Бъдете готови за неочакваното да се случи по време на интервю с главния изпълнителен директор.

Покажете интереса си. Повечето работодатели заемат позицията, че колкото повече иска човек, толкова по-мотивиран е той. Инициативността обикновено се счита за признак на професионализъм. „В същото време топ мениджърите са изключително заети хора, така че всички въпроси, отправени към тях, трябва да бъдат строго по случая, което само ще потвърди високо нивоВашият професионализъм и компетентност“, коментира Анна Облова.

Мобилизирайте своята устойчивост.

Когато интервюирате изпълнителен директор, най-важното е да не се притеснявате. „Знам ситуация, когато един от кандидатите припадна от вълнение и, разбира се, не премина интервюто“, дава пример Инна Суматохина. Не забравяйте, че пред вас е същият човек като вас, тогава ще можете да се отпуснете и да покажете най-добрата си страна.

„В нашата практика имаше случай, когато в една голяма японска компания отличен кандидат, преминал през всички етапи на интервю, се провали с главния изпълнителен директор, като беше на загуба в отговор на искането на ръководителя назовават слогана на компанията“, споделя истински историиИнна Суматохина.

Главният изпълнителен директор разбира, че е много по-изгодно да наемете не хронично уморен работохолик, а разнообразен човек.

Бъдете готови за неочакваното да се случи по време на интервю с главния изпълнителен директор. „В по-голямата си част топ мениджърите са сериозни хора“, казва Анна Облова. – Въпреки това в моята практика имаше доста забавни примери, когато кандидат с техническо образование, кандидатстващ за позицията на личен асистент, беше помолен от бъдещ шеф да начертае схема на радиоприемник. В друга компания, в интервю, директорът искаше да чуе от кандидата пълната му биография, като се започне с детска градина". Когато отговаряте на такива трудни въпроси, важно е да не се губите, да уважавате събеседника и във всеки случай да поддържате чувство за хумор.

Покажете, че сте многостранна личност.

Основната задача на въпросите, които не са свързани с професионалната дейност, е да оценят личните качества на кандидата, да разберат дали той е „обсебен“ на работа или има време и желание да прави нещо друго: риболов, ски, фотография , и така нататък.

Кандидат, кандидатстващ за лидерска или управленска позиция, като правило вече е постигнал много и най-вероятно етапът, когато работата и кариерата са били основните приоритети в живота му, е преминал. На преден план излизат “вечните ценности”: семейство, приятели, здраве, хобита; идва осъзнаването, че работата по 10-12 часа на ден не трябва да е единствената цел в живота.

Главният изпълнителен директор разбира, че е много по-изгодно да наемете не хронично уморен работохолик, а разнообразен човек, който се стреми към разумен баланс между работа и личен живот.

Интервюто е неразделна част от наемането на работа. На този етап вие и работодателят се срещате лице в лице. Важно е да разберете, че предоставя не само възможност да се представите, но и чудесен шанс да се запознаете с изискванията и характеристиките на предстоящата работа.

На първо място, опитайте се да научите колкото е възможно повече за компанията, в която търсите работа - проучете уебсайта, запознайте се с публикации в пресата и интернет. Подгответе предварително набор от документи - трудова книжка или копие от нея, дипломи, сертификати, препоръки, 2-3 екземпляра от вашата автобиография. Направете списък с въпроси, които работодателят може да има за вас, подгответе приблизителни отговори на тях и запишете вашите въпроси към представителя на компанията.

Бихте ли разказали малко за себе си?

Защо избрахте точно тази професия?

Какви са вашите силни/слаби страни?

Защо трябва да ви наемем?

Какви са причините за напускане на предишна работа?

Как си представяте кариерата си след няколко години?

За представители на други професии вертикалата на кариерното израстване е доста очевидна, да речем, от юрисконсулт до ръководител на правна служба. Подобен въпрос, отправен към вас като кандидат за длъжността помощник-мениджър, има за цел да разкрие вашите амбиции, мотивация. Отговаряйки на този въпрос, работодателят може да прецени значението на предложената работа за вас - дали виждате в нея възможност да използвате най-добрите си качества и силни страни, или я смятате просто за трамплин и възнамерявате да промените посоката на кариерата си в бъдеще.

Какъв според вас трябва да бъде шефът?

Интервюто се случва...

Скрининг интервю или телефонно интервю

За да не бъдете хванати неподготвени, уверете се, че имате химикал и хартия, вашата автобиография, обява за работа или длъжностна характеристика, примерно заявление за работа и списък с въпроси относно организацията, която може да ви интересува. , трябва да работите.

Интервю в агенция за подбор на персонал

създаване или конвертиране на документ на компютър (с цел определяне на нивото на владеене на офис софтуерен пакет - Word, Excel и др.);
проверете правилността на изпълнението на проектозаповедта, предоставена на управителя за подпис, например за създаване на комисия и, ако е необходимо, редактирайте я (диагностика на познаване на основите на офис работата, по-специално правилата за съставяне и обработка на административна документация);
прехвърляне на информация от многостраничен текстов документ в таблица (такива задачи позволяват да се прецени способността на кандидата да изпълнява рутинна, повтаряща се работа, без да се компрометира нейното качество);
подчертаване на най-важните факти в текста на статия, отпечатана от уебсайта на компанията (тестване на умения за абстрахиране - умение да се избират най-значимите тези от масив от информация и да се фиксират писмено);
преведете текст или съставете бизнес писмо на чужд език, например искане за данни за получаване на виза за ръководител (това ще определи степента на владеене на чужд език).

Способността да изпълнявате няколко задачи наведнъж, способността бързо да се ориентирате в ситуацията, уменията за организиране на бизнес пътувания и събития, познаването на основите на бизнес етикета - обикновено всичко това се установява в хода на работа с различни случаи. Така че може да бъдете помолени да опишете подробно действията, които ще предприемете, ако нямате време да получите виза в посолство за спешна командировка на мениджър до необходимата дата; изготвя подробен план за организиране на посрещането на VIP гости от чужбина; разиграйте "неприятен разговор" с високопоставено лице за отмяна на среща; демонстрират любезен отказ да свържат мениджъра с конфликтен клиент; предлагат няколко решения за ситуация, в която поради задръстване мениджърът закъснява за важна среща с партньори.

Интервю с ръководителя на отдел Човешки ресурси на компанията

На това интервю трябва да разпитате подробно за предстоящите работни задължения, за съществуващите механизми за мотивация на служителите (бонуси, преференции - възможност за използване на служебен автомобил; място за паркиране, бензин, автосервиз за личен автомобил; допълнителни почивни дни след командировки или по време на отсъствие на ръководител) и др.

Естествено, на този етап от интервюто също има голяма вероятност да бъдете привлечени да участвате в малки ролеви игри, да работите със ситуационни примери - казуси, различни тестове и задачи, които ви позволяват да оцените вашите професионални и индивидуални лични качества. Понякога личните интервюиращи прибягват до нетривиални методи за интервюиране:

групово интервю- интервю, на което се канят едновременно всички кандидати за свободна позиция, като всеки от тях е поканен да зададе въпрос на друг кандидат на професионална тема. Това се прави, за да се идентифицира не само нивото на специална подготвеност на кандидатите, но и способността им уверено да стоят в стресова ситуация, лидерски качества, степента на конфликт и т.н. Професионални психолози често се канят на такива събития. Въз основа на техния анализ ръководството избира тези кандидати, които ще бъдат поканени на интервю с главния изпълнителен директор на компанията.
стресиращо интервю за работа- специално симулирана среда на дискомфорт, провокираща кандидата за директна, спонтанна реакция, която дава възможност да се разкрият скритите страни на неговата личност. В своята „чиста“ форма такова интервю днес се използва много рядко, но позицията на помощник-мениджър е в „рисковата зона“ - не е тайна, че устойчивостта на стрес и лоялността са сред най-важните качества на личния асистент. Единствената рецепта за успешно преодоляване на стресиращо интервю е висока степен на самообладание, хладнокръвие и благоразумие. Ако смятате, че опонентът е надхвърлил позволеното, винаги можете да откажете да продължите комуникацията. Всъщност днес на пазара има достатъчно компании, които са по-толерантни към потенциалните служители, способни да открият степента на уязвимост на човек и начина на реакцията му в трудни емоционално интензивни ситуации, без да използват неверни твърдения за него.

Интервю с управителя

„Разбира се, високият професионализъм е необходимо условие за кандидат за позицията на личен асистент, защото мениджърът просто няма време да обучава, организира и контролира лошо обучен служител“, казва Елена Владимировна Самгинова, ръководител на отдел „Човешки ресурси“. и отдел по трудови отношения на CJSC PK RUST. – Но все пак изискванията към личните качества на личния асистент са много по-строги. Това се дължи не само на фундаментално важната точка на съвместимост между лидера и асистента, но и на необходимостта от общуване с голям брой хора, които са много по-високи по статус от самия асистент, да участват в преговори и да присъстват на различни събития . Добавете към това ненормирано работно време и постоянен стрес и става ясно, че за тази професия понякога психологическите характеристики са по-важни от професионалните умения. Проблемът е, че индивидуалните качества на специалист на интервю са много трудни за тестване и дори използването на проективни техники не винаги ви позволява да видите „истинското лице“ на кандидата, така че работодателят трябва да „измисли“ ситуации, които допринасят за най-пълното разкриване на кандидата.

Ръководителят на отдела за персонала придружава кандидата за длъжността личен асистент до кабинета на генералния директор, сяда го на масата, на която лежат контролните материали: тестови задачи за оценка на нивото на познаване на работата в офиса, за проверка грамотността на писмената реч, способността да се състави стандартно писмо (например искане за данни за издаване на виза до главата), документ за превод на чужд език и т.н. Ръководителят продължава да се занимава с документи, а не обръщайки внимание на влезлите. Това продължава няколко минути. Никой не забрави за интервюто, тази ситуация беше специално моделирана (забавяне на началото на разговора - вземане на стресиращо интервю). През цялото това време работодателят наблюдава действията на кандидата - човек ще разгледа с интерес офиса на потенциален шеф и кротко ще изчака, докато му обърнат внимание; другият, за да не губи време, ще се заеме със задачите пред него; третият ще започне да проявява агресия. Така още преди началото на интервюто мениджърът има определено впечатление за кандидата. След като разбра модела на поведение на кандидата, директорът се извинява за забавянето и ... или преминава към съществен разговор, или учтиво се сбогува с кандидата под правдоподобен претекст.
Много съвременни компании са оборудвани със специални камери, които позволяват онлайн наблюдение на случващото се в различни части на офис сградата. Нищо неподозиращият кандидат е въведен в чакалнята и е помолен да изчака малко. След известно време секретарката излиза от рецепцията, оставяйки кандидата съвсем сам, а минута по-късно се появява уважаван човек и започва да вдига врява, настоявайки незабавно да го пусне при директора. Поведението на кандидат, който се намира в подобна ситуация без никаква подкрепа, способността му да „поеме удара сам“ и да разреши конфликта, без да губи самообладание, може да послужи като най-добрата препоръка за работодателя.
Лидерът приема кандидата много приятелски, започва разговор по абстрактни теми и вместо очакваните задачи за проверка на способностите го моли да сгъне проста фигура от хартия според предложената схема. Смята се, че такава „несериозна“ дейност като сгъването на оригами може да разкаже много за личността на субекта: за скоростта и гъвкавостта на неговото мислене, способността му да се концентрира, точността, търпението и накрая способността да се включи във всяка „игра“ се отнасяйте към случващото се с чувство за хумор.
За да проверят надеждността на кандидата, способността му да борави правилно с поверителна информация, те могат да зададат въпрос за грешките и грешките на бившия лидер. Естествено, в такава ситуация не бива да се разпространяват слухове или да се раздава класифицирана информация, по-добре е да си „държи устата затворена“.

Няколко думи за формалностите

Не забравяйте, че няма съдържание без форма. Кандидатът винаги се оценява изчерпателно: как изглежда, говори, представя се. Затова не забравяйте за елементарните правила за преминаване на интервюто: точност, изключен мобилен телефон, подходящи дрехи в бизнес стил в класически цветове, чисти обувки, умерен грим, умело използване на аксесоари и бижута, чист и дискретен маникюр, лек (неутрален) парфюм, енергия, увереност в себе си, откритост и, разбира се, усмивка.

Секретарят е своеобразен координационен център на всяка организация.

Има погрешно схващане, че всеки компетентен човек ще може да се справи с функциите на секретар.

Това обаче не е така и кандидатът за длъжността секретар трябва да притежава редица професионални качества, за да изпълнява всички функции.

Основните функции на секретаря

Задълженията на секретаря на ръководителя на всяка организация включват следните задачи:

получаване и изпращане на кореспонденция;
водене на документация (създаване и приемане на документи, обработка на материали, необходими за работата на организацията и лично на лидера и др.);
организиране на срещи и преговори на ръководителя, получаване на информация за ръководителя и изпращане на неговите резолюции до служителите;
провеждане на подготовка за срещи и срещи и организиране на провеждането им;
създаване на необходимите условия за работа на ръководителя в неговия кабинет;
контакти с посетители и клиенти на организацията лично и по телефона;
въвеждане на необходимата информация в базата данни и отпечатване на информацията, необходима за мениджъра или други служители от нея.

Въз основа на тези функции секретарят трябва да знае:

основи на съвременното деловодство и архивиране;
основи на трудовото законодателство и административното право;
правила за делово общуване и изготвяне на бизнес документи;
правила за организиране на работата на главата.

Личностни характеристики

Организираност, добронамереност, устойчивост на стрес - това са основните качества, които секретарят трябва да притежава непременно.

Всеки посетител на фирмата се среща със секретаря, а всички нейни служители са в контакт във връзка със служебните си задължения. Секретарят трябва да общува спокойно и с постоянна усмивка с всички, независимо от настроението и собственото си благополучие.

Секретарят трябва да притежава организационни умения и способности, способност за самоорганизация.

Способността бързо да се реорганизира в нестандартни ситуации, да прояви инициатива в организирането на работата на компанията и да действа в някои случаи без специални инструкции е особено ценена от мениджърите.

Преглеждаме автобиографията на секретаря

Въпросите за интервю за секретар са много важни, но всичко започва с преглед на автобиографията на кандидата.

Основната цел на всяка автобиография е да представи професионалните умения и личните качества, необходими за определена позиция.

Добре написаната автобиография е самореклама, предназначена да заинтересува работодателя..

Трябва да го уредите по такъв начин, че да искате да се срещнете и да говорите с вас.

Съставянето на автобиография се основава на конкретен работодател. Не можете да използвате един и същ универсален текст на автобиография за длъжността секретар, който да се прилага за всички организации наведнъж.

Преди да напишете автобиография, проучете изискванията на конкретна свободна позиция и напишете текста, като се съсредоточите конкретно върху тях. Ако в обявата има специални изисквания, не забравяйте да отбележите съответствието си с тях.

Образованието, опитът и уменията за работа са основните позиции, на които се обръща внимание при избора на кандидати за секретари, така че те трябва да бъдат представени в най-благоприятна светлина. Необходимо е да се посочи, че кандидатът за длъжността секретар е точен, прилежен, общителен, стресоустойчив.

Едно от изискванията на автобиографията е да предоставите снимка. Не е необходимо да поставяте в него снимка, на която релаксирате на морето, забавлявате се в клуб или миришете на цветя на село. Вашата задача е да покажете, че сте делови човек, така че си представете снимка в бизнес обстановка, която ясно показва лице и умен поглед.

Писането на автобиография е специален въпрос.. Желанието да се нарисува лист хартия с всички цветове на дъгата и монограми с различни странни шрифтове води до факта, че потенциалният лидер дори не чете текста. Автобиографията е документ и трябва да бъде проектирана с един строг шрифт от същия цвят, подчертаващ най-много важни точкиудебелен курсив. Всеки блок трябва да бъде ясно структуриран и отделен от останалите с подзаглавие.

Препрочетете текста няколко пъти и проверете за грешки. Те в никакъв случай не трябва да присъстват в автобиографията, тъй като секретарят трябва да е грамотен. В процеса на работа той ще трябва да коригира грешките на служителите и дори на мениджъра, но как ще направи това, ако не може компетентно да изгради свой собствен документ.

Подготовка за интервю

Всяка конкретна организация има своя специфика на работа, така че преди разговора трябва да разберете възможно най-много за нея и областта, в която работи.

Във всеки случай, дръжте се с достойнство, не избухвайте в плач. Дори провалът на интервю не е краят на живота и не е катастрофа, а сигурен житейски опит. Имате ли това предвид, спокойствието и увереността са ви гарантирани.

Както можете да видите, не е толкова трудно да преминете интервю за позицията на секретар, основното е да следвате определени правила.

В предишната ни статия вече говорихме за основните умения и изисквания към кандидатите за свободното място на помощник-мениджър и дадохме съвети относно правилата на поведение по време на интервю.

Тъй като правилно избраният помощник-директор е лицето на рекрутера в очите на мениджъра, подборът за тази позиция се извършва с особено внимание.

Когато се подготвяте за интервю, освен информация за компанията, си струва да се подготвите и за трудни въпроси. Разбира се, изобретателността на специалистите по подбор на персонал няма граници, но ние сме избрали за вас 5-те най-често срещани трудни въпроса за интервю:

Труден въпрос номер 1.Какво най-много харесваш не харесвамкато помощник мениджър?

Как да отговоря:Трябва да убедите рекрутера, че харесвате процеса на работа като помощник мениджър. Например, някои отговарят, че единственото нещо, което не харесват, е да има малко работа или малко задачи.

Труден въпрос номер 2.Как да разберете, че сте свършили работата си успешно?

Как да отговоря:Вашата основна задача не е да изброите, че изпълнявате всички функции, които са ви възложени, а да покажете, че сте отговорни към работата си, което означава, че непрекъснато анализирате и подобрявате нейните резултати.

Труден въпрос номер 3.Вечерта директорът ви помоли да разпечатате важни документи за утрешната среща с клиенти. Отложил си разпечатването им за сутринта, защото си имал по-спешни задачи. Тази сутрин имаше прекъсване на тока в офиса. Среща с клиенти след час. Какви са вашите действия?

Как да отговоря:Да поемате отговорност за действията и грешките си, да не изпускате нервите си дори в най-трудните ситуации и до последно да търсите възможност за разрешаване на проблема - това са качествата, които лидерът очаква от вас. Ето един доста добър отговор на този въпрос: „Няма да плача или да се паникьосвам. Ако документите са на флашка или батерията на лаптопа все още не е изтощена, тогава ще се опитам да намеря най-близкия съседен офис, където има светлина, и ще поискам да го отпечатам. Ако това не е възможно, тогава честно ще кажа на мениджъра всичко и ще предложа няколко варианта за разрешаване на проблема, например, пренасрочване на среща с клиенти .... "

Сложен въпрос номер 4.Възложена ви е важна задача. Смятате, че е по-добре да го направите по начина "А". Вашият директор ви казва да действате по начина "Б". Вие сте убедени, че метод "А" е по-добър за доброто на каузата. Вашите действия?

Как да отговоря:В работата на помощник-мениджър е трудно да се надцени контролируемостта на кандидата, неговата готовност да се подчини. Но най-великолепното е да покажеш, че умееш и умееш правилно да подреждаш приоритетите и да намираш баланс между желанието да изпълняваш заповеди и собственото си виждане, личната инициатива в работата и умението да убеждаваш. По правило опитните кандидати отговарят, че първо се опитват да предложат на мениджъра свой собствен курс на действие. Предоставят свои собствени аргументи. Ако аргументите нямат ефект, тогава те ще се подчинят на заповедта, като в същото време предварително уточняват как ще действат в случай на негативни последици от решението на лидера.

Труден въпрос номер 5.Недоволен клиент се опитва да стигне до управителя. Той крещи и ви заплашва, ако не го пуснат. Ръководителят помоли да не допуска този посетител при никакви обстоятелства. Вашите действия?

Как да отговоря:Конфликтната ситуация винаги е добър повод да покажете своята добронамереност, устойчивост на стрес, комуникативни умения и конструктивно решениепроблеми в конфликтна ситуация. Когато отговаряте на такива въпроси, не се колебайте да дадете примери от вашата практика, това ще подчертае вашия опит. Не забравяйте да посочите, че ядосаният клиент няма нужда да спори, но трябва да го успокоите и да го убедите да пренасрочи срещата за друг удобен час. Усмивката, спокойствието и самоконтролът са основните ви оръжия.

Компанията на сайта ви желае успех!

Всяко препечатване на материали на портала на електронен или хартиен носител е възможно само с посочване на първоизточника - сайта.