Máquina de caja registradora (KKM), conocida popularmente como cajero automático, no todos los emprendedores lo necesitan y no siempre. Sin embargo, en algunos casos, la ley le exige tener y utilizar dicha técnica. Al mismo tiempo, no basta con comprar un dispositivo e instalarlo en un punto de venta. KKM debe ser "puesto en circulación legal", habiéndose registrado en oficina de impuestos. Te ayudará instrucción paso a paso sobre el registro de KKM en la oficina de impuestos, así como un análisis de todos los matices asociados con la "legalización" del aparato fiscal.

¿Quién no puede prescindir de una caja registradora?

Antes de comprar y registrar una caja registradora en la oficina de impuestos, debe comprender si realmente necesita este dispositivo. El uso de la tecnología fiscal está regulado por la Ley Federal "Sobre el uso del control y caja registradora al realizar liquidaciones en efectivo y (o) liquidaciones utilizando tarjetas de pago” No. 54-FZ, que fue adoptada en mayo de 2003.

De acuerdo con la ley, las personas jurídicas y los empresarios individuales que utilicen pagos en efectivo o con tarjeta bancaria deben adquirir una caja registradora. Sin embargo, hay excepciones a esta regla que deben tenerse en cuenta.

Excepciones:

1. legales y individuos(IP), aplicando un impuesto único sobre la renta imputada (), y los empresarios no pueden prescindir del uso de cajas registradoras. Sin embargo, a petición del cliente, están obligados a emitir un documento que confirme la recepción del efectivo. Dinero. Pueden ser un recibo o un recibo de venta.
2. Las personas jurídicas y las personas físicas que presten servicios al público tienen derecho a no utilizar las cajas registradoras. En lugar de un cheque de caja, deben emitir un documento apropiado a los clientes en un formulario de responsabilidad estricta (BSO). Son boletos, abonos, recibos, etc. El procedimiento para trabajar con BSO está establecido en el Decreto Gubernativo N° 359 del 6 de mayo de 2008.
3. Las personas jurídicas y las personas físicas que aplican algún sistema tributario y al mismo tiempo no tienen la oportunidad de utilizar cajas registradoras en cierto tipo de actividades (ver tabla).

Todos los demás no pueden prescindir del uso de KKM en su trabajo.

No todas las cajas registradoras se pueden utilizar en los negocios.
Los modelos adecuados deben mencionarse en el Registro Estatal que lleva el Servicio de Impuestos Federales.

Este extenso documento tiene dos secciones. El primero incluye información sobre los modelos de cajas registradoras que utilizan las organizaciones y empresarios individuales. El segundo se centra en las entidades de crédito y se basa en datos del Banco Central de Rusia.

Si no va a establecer un banco, abrir una organización de microcrédito, una cooperativa de crédito o una casa de empeño, entonces su sección es la primera. Descargamos el documento del sitio web de impuestos, estudiamos cuidadosamente los modelos KKM indicados en él. Atención: ¡el registro se actualiza cada año!

1. Comprar nuevo KKM. No podrá hacer esto en una tienda de artículos informáticos. El comercio de equipos fiscales es realizado por organizaciones aprobadas por la Comisión Estatal de Expertos para CCM. Las mismas empresas se dedican al mantenimiento obligatorio de las cajas registradoras. Vamos a una empresa de este tipo y elegimos el modelo que te gusta. Al mismo tiempo, debemos tener en cuenta una más punto importante. Los modelos KKM imprimen un conjunto diferente de detalles en los cheques, por lo que elegimos el que se adapta a su tipo de actividad. La información sobre lo que imprime una caja registradora en particular en un cheque está contenida en el Registro Estatal del Servicio de Impuestos.
2. Compre un KKM usado. Costará menos, pero al elegir, tenemos en cuenta no solo los detalles, sino también una serie de otros matices. La antigüedad del dispositivo no debe exceder los 7 años, debe estar en la oficina de impuestos por el propietario anterior y debe tener un nuevo bloque memoria fiscal– EKLZ (cinta de control electrónico protegida).

La opción a usar depende de usted, la ley no prohíbe el uso de un dispositivo usado. Los KKM "con kilometraje" se venden en las mismas empresas que los nuevos.

Una vez que haya decidido el modelo y lo haya comprado, debe concluir un acuerdo con una empresa especializada para Mantenimiento dispositivo. La validez de dicho documento suele ser de un año. Los vendedores de KKM casi siempre tienen centros de servicio técnico (TSC).Los especialistas del centro deben pegar una etiqueta holográfica "Servicio" en la caja registradora y emitir una segunda copia del acuerdo. Importante: sin este documento, el registro del dispositivo en la oficina de impuestos no funcionará.

Legalizamos el dispositivo

Comprar un KKM y firmar un acuerdo de servicio con una empresa especializada es solo la mitad de la batalla. Todavía no es posible utilizar CMC en esta etapa.

El siguiente paso importante es registrar la máquina fiscal en la oficina de impuestos. El uso de cajas registradoras sin registro amenaza con multas graves.

Aquí es importante saber lo siguiente. Los empresarios individuales registran equipos en la oficina de impuestos en el lugar de residencia, entidades legales (LLC, CJSC y otros), en la dirección de registro. Si la entidad legal planea usar KKM no en la oficina principal, entonces lo necesita. Registro de una caja registradora subdivisión separada tiene lugar en el lugar real. Ahora ya sabe con qué IFTS necesita ponerse en contacto.

Ahora hablemos del procedimiento de registro en sí. Todo el proceso consta de las siguientes etapas: presentación de documentos, inspección, fiscalización y registro.

El empresario debe tener en cuenta que, en relación con las Regulaciones Administrativas para la provisión del Servicio Federal de Impuestos de Rusia con el servicio estatal para registrar cajas registradoras utilizadas por organizaciones y empresarios individuales de acuerdo con la ley Federación Rusa, las altas y bajas de las cajas registradoras son gratuitas.

Los siguientes documentos deben presentarse en la oficina de impuestos (cuál de ellos, ya lo hemos averiguado):

• solicitud de registro de KKM en el formulario aprobado por el Servicio de Impuestos Federales (descargar formulario KND-1110021);
• Pasaporte KKM para el registro. Se le entregará con la compra de KKM;
• acuerdo de servicio con la CTO.

Las autoridades fiscales simplemente no tienen derecho a exigir otros documentos. En el caso de que por algún motivo no pueda presentar personalmente una solicitud y otros documentos en la oficina de impuestos, se pueden enviar por correo, a través del sitio web de la oficina de impuestos o el portal de servicios públicos.

También puede confiar el registro a su representante, pero esto requerirá un poder notariado. El servicio de registro de cajas registradoras en la oficina de impuestos suele ser proporcionado por los vendedores del equipo correspondiente.

¿Qué pasa después? El empleado de IFTS que aceptó los documentos los transfiere al departamento de registro. Allí se evalúan y si el conjunto está incompleto o no cumple con las reglas, se le notificará al respecto. Si todo está en orden, en el día y la hora designados, deberá llevar el dispositivo para su inspección a la inspección. Los empleados verificarán el sello de “Mantenimiento del Servicio”, realizarán la fiscalización (cargarán la información necesaria en la memoria del KKM), probarán y sellarán nuevamente. Esta etapa del procedimiento de registro se lleva a cabo en presencia de usted o su representante, un empleado de la CTO y un inspector de impuestos.

La fiscalización se realiza en presencia de usted o de su representante, un empleado de la CTO y un revisor fiscal.

El acto final será un acto en forma de KM No. 1 (al transferir las lecturas de los contadores de efectivo sumadores a cero y registrar los contadores de control de la caja registradora) en dos copias. Uno se quedará contigo, y el segundo será trasladado al TsTO, donde te atienden.

En la oficina de impuestos, se le entregará una tarjeta de registro KKM, un documento importante. En el futuro se ingresarán en él todos los datos o sus modificaciones (domicilio de registro, titular, baja, traslado a la reserva). En el caso de comprar un coche usado, el propietario anterior deberá transferirte la tarjeta KKM. En algunas situaciones, el documento puede dañarse, corromperse o perderse. En este caso, la autoridad fiscal que realizó el registro de la caja registradora está obligada a emitir un duplicado de la tarjeta. Esto no implica ninguna sanción por parte de las autoridades fiscales.

Por lo general, todos los documentos para KKM se emiten 3 días después de los procedimientos. Pero este período puede ser más largo. Todo depende de la carga de trabajo de los empleados de IFTS. Una vez que haya recibido los papeles en sus manos, puede hacer que la caja registradora funcione.

¿Qué está lleno de caja "izquierda"?

La multa por trabajar sin caja registradora (párrafo 2 del artículo 14.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia), así como por la ausencia de un holograma o marca de sello, es de 4.000 a 6.000 rublos para empresarios individuales (IP ), para organizaciones (LLC, OJSC, CJSC, etc.) - de 40,000 a 60,000 rublos.

Sin embargo, estas violaciones no siempre resultan en una multa. El Código de Infracciones Administrativas prevé una respuesta como una "advertencia", por lo que, por primera vez, puede ser perdonado.

Además de las autoridades fiscales más populares, regularmente se encuentran otros 12 tipos de violaciones del uso de la caja registradora (ver tabla).

Lista de violaciones de la ley al usar KKM:

• No uso de KKM, negativa a emitir un documento.
• No uso de KKM.
• No uso de cajas registradoras en caso de aceptar pagos de particulares.
• La falta de emisión de un documento de estricta rendición de cuentas.
• La falta de emisión, a solicitud del comprador (cliente), de un documento que confirme el pago por parte del pagador de UTII.
• El uso de KKM, que no corresponde requisitos establecidos o se utiliza en violación del procedimiento y las condiciones para su registro y aplicación establecidos por la legislación de la Federación Rusa.
• Uso de cajas registradoras con detalles faltantes o ilegibles en el recibo de efectivo.
• El uso de cajas registradoras con ausencia o datos ilegibles en el recibo de caja emitido por el terminal de pago.
• KKM trabaja con discrepancia entre la hora del recibo de caja y la hora real.
• El uso de cajas registradoras con un sello faltante.
• El uso de cajas registradoras sin SIC "Registro Estatal" y (o) SIC "Servicio" y (o) una marca de identificación.
• Participación de KKM como parte de un terminal de pago (PT) no en la dirección de registro de KKM, ausencia de KKM como parte del PT en la dirección de registro.
• Usar KKM sin soporte técnico de un proveedor o un centro de servicio técnico (falta de un contrato válido) o en ausencia de un pasaporte KKM.
• Aplicación de cajas registradoras en modalidad no fiscal.

Un poco sobre la innovación

Las autoridades fiscales no se quedan quietas y no rehuyen utilizar alta tecnología. En 2014-2015 se realizó un experimento a gran escala en el territorio de Moscú, Moscú, las regiones de Kaluga y la República de Tatarstán. Se ofreció a los empresarios el uso de cajas registradoras en línea, dispositivos con la función de transmitir datos a las autoridades fiscales a través de Internet.

Se ofreció a los empresarios el uso de cajas registradoras en línea, dispositivos con la función de transmitir datos a las autoridades fiscales a través de Internet.

Según los iniciadores, tal esquema debería simplificar el registro de cajas registradoras, reducir el número auditorías fiscales. La reinscripción de los equipos fiscales y su mantenimiento, según los funcionarios, se volverán superfluos. Grandes minoristas participaron en el experimento: Azbuka Vkusa, M.Video, Perekrestok, Metro Cash & Carry.

Los funcionarios concluyeron que el experimento fue un éxito y, a partir de abril de 2016, los empresarios pueden cambiar voluntariamente a cajas registradoras en línea. Se ha presentado un proyecto de ley a la Duma del Estado, que obligará a todos los empresarios a utilizar dichos dispositivos ya en 2017. Aunque, no se sabe si los diputados aprobarán tal ley.

Así que ya sabes cómo equipar tu oficina o punto de venta con una caja registradora. Quizás ya hayas aprovechado este conocimiento. No te detengas, aún queda mucho por hacer. Organizar las ventas y establecer procesos comerciales es una tarea muy difícil, pero interesante y factible.

Cuando se utiliza una caja registradora (en adelante KKM) en una organización, la legislación prevé la finalización de los documentos primarios obligatorios especificados en el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 25 de diciembre de 1998 N 132, que aprobó las formas de contabilidad primaria documentación para la contabilidad de las operaciones comerciales. Incluso, el Decreto especificado aprobó el formulario N KM-4 "Diario del cajero-operador" y el formulario N KM-6 "Referencia-informe del cajero-operador".

El formulario KM-4 "Diario del cajero-operador" se utiliza para registrar las operaciones de recibo y gasto de efectivo (ingresos) para cada organización KKM (empresario). Este formulario es también un documento de control y registro de lecturas de contadores. Al mismo tiempo, la legislación no prohíbe el mantenimiento de un Diario de un cajero-operador para varias cajas registradoras. Sin embargo, las autoridades reguladoras recomiendan enfáticamente usar un diario separado para cada caja registradora. Nosotros, por supuesto, nos sumamos a su deseo y lo interpretamos, como siempre, como una exigencia por su parte.

¿Cuándo (a qué hora) necesita tomar lecturas KKM (informe z) y completar el registro del cajero-operador?
De acuerdo con la cláusula 6.1 de las Reglas modelo para la operación de KKM al realizar liquidaciones en efectivo con la población, aprobadas por el Ministerio de Finanzas de Rusia el 30 de agosto de 1993 N 104, las entradas en el diario del cajero-operador se realizan después el final de la jornada laboral (turno) indicando las lecturas de control y sumando contadores de caja e ingresos. Si su organización trabaja “hasta el último cliente”, entonces la caja se “elimina” cuando este último cliente paga en su totalidad. Si se quedó despierto hasta el momento en que otro cajero vino a reemplazar y el primer cajero debe detener su trabajo, entonces, antes del inicio del turno de trabajo del nuevo cajero, es necesario "quitar" al cajero y hacer las entradas correspondientes en el Diario. del cajero-operador. En este caso, el nuevo cajero entrega el cheque de caja al visitante que se quedó más tiempo y los montos correspondientes gastados por él a través de la caja registradora se incluirán como parte integral en la siguiente entrada en el diario especificado.

Por lo tanto, se observará la regla básica de que el cambio de trabajo de la caja registradora no excederá las 24 horas y todas las transacciones en efectivo se "dividirán" a través de la caja registradora y se reflejarán en el diario del cajero-operador.

Sobre la base del cheque final (informe Z), que se compila para un turno de trabajo o un día, se elabora una orden de entrada de efectivo, según la cual los ingresos recibidos a través del KKM se transfieren a la caja general de la organización (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio de la UO del 22 de diciembre de 2009 N F09-10179/09-C3).

Las entradas en el diario del cajero-operador se mantienen de acuerdo con los informes Z. Tenga en cuenta que, independientemente de cuándo se generó el informe Z (teniendo en cuenta lo anterior), la columna 1 del Diario indica estrictamente solo la fecha de toma de las lecturas del medidor indicadas en el informe Z. Al mismo tiempo, el turno de trabajo en KKM puede no coincidir con el día calendario, como se indicó anteriormente.

Además, sobre la base del mismo informe Z, el cajero-operador elabora un informe de certificado en el formulario N KM-6. Indica las lecturas de los contadores KKM y los ingresos de un día o turno de trabajo, que se determina por las lecturas de los contadores de suma de dinero al principio y al final de la jornada laboral, menos la cantidad de dinero devuelta a los clientes.

Las reglas para indicar (determinar) la fecha de llenado del Informe de Referencia en el formulario N KM-6 son similares a las reglas para determinar la fecha que se debe indicar en la columna 1 del Diario del cajero-operador (deben coincidir ). La misma fecha es necesario escribir una orden de recibo de efectivo.

Llamamos su atención sobre el hecho de que si la fecha del informe Z difiere de la fecha de inicio del turno del cajero y el diario del cajero-operador no indica la fecha del informe Z, pero, digamos, el inicio fecha del cambio, entonces este hecho, en nuestra opinión, no es una violación y no se establece responsabilidad por esto, siempre que este hecho no afecte la publicación de los ingresos. Si en el libro de caja y en la contabilidad los ingresos se reflejan de manera oportuna y en la cantidad correcta, entonces ni la organización ni sus funcionarios serán multados (Resoluciones de la FAS ZSO del 08/07/2008 N F04-4164 / 2008 (7761-A75-32); FAS GSO del 18 de febrero de 2009 N A19-11731/08-39-F02-273/09).

Pero por la publicación tardía de los ingresos, la empresa puede ser multada por un monto de 40,000 a 50,000 rublos. (Artículo 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa). Pero esta multa también puede recuperarse solo si han pasado más de 2 meses calendario desde la recepción de los ingresos (Artículo 4.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa).

Resumiendo lo anterior, recomendamos en la práctica utilizar la información proporcionada en esta carta con respecto a las fechas en gr. 1 revista (formulario KM-4), la fecha del informe de referencia (KM-6) y la fecha de ejecución de la orden de entrada en efectivo, es decir indicar la fecha según el informe Z, incluso si el turno cerró después de la medianoche. En cuanto a la realización de correcciones a la columna 1 del libro diario por periodos pasados, en nuestra opinión, esto no debe hacerse, ya que no se establece responsabilidad por esta violación, y cualquier corrección en este documento es en sí misma un factor de advertencia.

Qué documentos se necesitan para registrar una caja registradora en línea, lo consideraremos en este artículo. ¡A partir del 1 de julio de 2017, las cajas registradoras antiguas no se pueden utilizar! Aquellos que deben usar cajas registradoras solo deben trabajar con cajas registradoras en línea. Vea cómo comenzar con ellos.

Aspectos destacados de la transición a la caja registradora en línea

De acuerdo con la nueva versión de la ley "Sobre el uso de cajas registradoras en la implementación de liquidaciones en efectivo y (o) liquidaciones utilizando medios de pago electrónicos" del 22 de mayo de 2003 No. 54-FZ, del 1 de julio de 2017, solo Se utilizarán cajas en línea. Tales cajas registradoras transmiten la información necesaria a la autoridad fiscal a través de Internet en línea. Desde el 1 de febrero de 2017, la oficina de impuestos registra solo cajas registradoras en línea.

Los contribuyentes que actualmente están exentos de la obligación de usar cajas registradoras (pagadores de UTII; empresarios individuales en una patente; personas que usan BSO) todavía tienen derecho a no usar una caja registradora, pero a partir del 1 de julio de 2018, tal obligación también se aplica a ellos.

Y aquellos que están obligados a usar cajas registradoras, pero aún trabajan en las cajas registradoras de estilo antiguo, deben tener tiempo o comprar antes del 1 de julio de 2017 nuevo pago en línea, o, si es posible, actualice el existente. Además, antes de la modernización, se debe presentar información a la Inspección del Servicio de Impuestos Federales sobre las lecturas de contadores de control y sumadores tomados del CCP antes de la modernización (oficio del Servicio de Impuestos Federales del 19/06/2017 No. ED-4- 20 / [correo electrónico protegido]).

Qué son las cajas registradoras en línea y cómo funcionan, lea en el artículo.

Si decide comprar una nueva caja registradora, verifique si está incluida en el registro oficial de cajas registradoras permitidas para su uso de acuerdo con la nueva legislación. Este registro está disponible en el sitio web del servicio de impuestos.

También es conveniente comprobar si el modelo adquirido está registrado en el servicio FTS mediante el enlace.

Qué documentos se necesitan para registrar una caja registradora en línea

Para registrar una caja registradora en línea, debe enviar una solicitud a las autoridades fiscales. De acuerdo con la ley 54-FZ, una solicitud de registro de una CCP debe contener los siguientes detalles:

• nombre del usuario (nombre completo de la organización o apellido completo, nombre, patronímico (si corresponde) de un empresario individual);
• dirección y ubicación de la caja registradora;
• número de serie y modelo del PCC;
• número de serie y modelo de la unidad fiscal.

Dependiendo de la dirección planificada del uso de la caja registradora en línea, se ingresan datos adicionales en la aplicación, por ejemplo, si se realizan pagos por Internet, entonces la dirección del sitio debe indicarse en la línea "Dirección". Se rellenan las líneas correspondientes:

• cuando se usa como parte de un dispositivo automático;
• cuando lo utiliza un agente pagador;
• al realizar pagos en Internet;
• en una entrega, entrega de venta;
• cuando se usa solo para imprimir formularios de informes estrictos.

El formulario de solicitud fue aprobado por orden del Servicio de Impuestos Federales de fecha 29 de mayo de 2017 No. ММВ-7-20/ [correo electrónico protegido] Puede descargar el formulario de nosotros en el sitio .

Y una cosa más: antes de presentar una solicitud a la autoridad fiscal con una solicitud para registrar una caja registradora en línea, debe decidir sobre la OFD, ya que sus datos también se ingresan en ella.

El formulario de solicitud completado en papel se envía a la oficina de impuestos. Puede registrar una caja registradora en línea en cualquier oficina de impuestos, no solo en la que está registrada la organización.

Además de la solicitud, la inspección requerirá la presentación del certificado original de registro estatal de una persona jurídica o empresario (OGRN o OGRNIP), un certificado de registro ante una autoridad fiscal (TIN), documentos para un cajero automático, un sello (si la organización no se ha negado a usarlo), tampoco olvide emitir un poder notarial al representante de la organización que realiza el procedimiento de registro.

Registro de la caja registradora a través de la cuenta personal del contribuyente

Es más conveniente registrar una caja registradora en línea a través de Área personal contribuyente. Se requiere una firma digital cualificada mejorada para el registro.

Cómo conseguir uno, leer.

Si hay dificultades para registrar cajas registradoras, puede comunicarse con el operador de datos fiscales o el CTO. Por una tarifa modesta (y algunos incluso gratis), se encargarán de todo el proceso por usted.

Qué documentos emitir al usar la caja registradora en línea

En general, los principales tipos de documentos emitidos por la caja registradora también se guardan cuando se utiliza la caja registradora en línea. Al inicio del turno también se imprime el reporte “Inicio de turno”, y al final del turno también se imprime el reporte “Fin de turno”, pero contendrán detalles adicionales en cuanto a datos fiscales.

El libro de contabilidad de fondos recibidos y emitidos por el cajero (formulario KO-5) no cambia su contenido y propósito; si lo conserva, hágalo en el mismo orden.

Importantes modificaciones han afectado al contenido del ticket de compra. Ahora contiene más información. Por ejemplo, un recibo de efectivo emitido por un pago en línea indica la dirección del lugar donde se realizó la compra. El recibo de una nueva muestra deberá indicar necesariamente el nombre de la compra, su precio, costo, descuentos o recargos aplicables, el costo total de la compra, la tasa y monto del impuesto al valor agregado, la forma de pago (efectivo, no efectivo), el régimen del sistema tributario, y más. Además, el recibo de compra indica los datos de los indicadores fiscales.

Obtenga más información sobre cómo debería ser un cheque de pago en línea.

En cuanto a la indicación del nombre del producto (servicio, trabajo) en el recibo de caja, existen concesiones para empresarios individuales, de acuerdo con la orden del Servicio de Impuestos Federales "Sobre la aprobación de detalles adicionales de documentos fiscales y formatos de documentos fiscales que son de uso obligatorio" de fecha 21.03.2017 No. ММВ-7-20 / [correo electrónico protegido] Los empresarios que utilizan el sistema fiscal simplificado, uskhn, UTII, PSN no pueden indicar indicadores como nombre, precio, cantidad, método de cálculo hasta el 1 de febrero de 2021.

Lea más sobre la gama de productos en las cajas en línea en este.

De acuerdo con el nuevo procedimiento, el comprador tiene derecho a exigir que se le envíe el comprobante de pago en forma electrónica a su número de suscriptor o al correo electrónico que indique. En este caso, la dirección de correo electrónico del comprador y del vendedor se registrará en el formulario electrónico del cheque.

Online KKM proporciona las siguientes operaciones en línea e impresiones del documento: corrección de recibo de caja, devolución de recibo.

Cómo manejar las cajas registradoras. Flujo de documentos en cajas en línea

La entrada en vigor de la nueva versión de la ley 54-FZ sobre el uso de cajas registradoras en línea ha reducido significativamente el volumen de flujo de documentos. Las nuevas cajas registradoras transmiten toda la información necesaria a las autoridades fiscales en línea, por lo que no es necesario mantener las formas unificadas tradicionales de documentos para contabilizar las liquidaciones mediante cajas registradoras.

Por lo tanto, ya no existe la obligación de completar los formularios CM, porque los datos que generalmente se ingresan en los formularios CM ya se transferirán en línea a la autoridad fiscal mediante una máquina en línea. Por lo tanto, no hay necesidad de duplicar la información. Esto se explica en la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha "Sobre la aplicación del Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia con fecha 25 de diciembre de 1998 No. 132" Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para contabilizar operaciones comerciales “” de fecha 16 de septiembre de 2016 N° 03-01-15/54413. Por ejemplo, esto se aplica al mantenimiento de un diario de un cajero-operador (formulario KM-4), que no es necesario completar cuando se paga en cajas en línea.

Al mismo tiempo, la organización tiene derecho a decidir de forma independiente qué documentos necesita en el pago en línea. Si sigue llenando formas unificadas documentos previstos en los cálculos utilizando CCP, esto no será una violación.

Los documentos de efectivo en las cajas registradoras en línea, como una orden de pago entrante, deben emitirse en el mismo orden. Al realizar pagos en efectivo mediante cajas registradoras, se completa una orden de pago entrante al final del día por el monto total de los ingresos.

La contabilidad de la caja principal de la organización debe mantenerse como antes. Como antes, escribimos todas las órdenes de efectivo entrantes, las órdenes de efectivo salientes y mantenemos un libro de caja.

Resultados

A partir del 1 de julio de 2017, solo se utilizarán cajas registradoras en línea. Para lanzar una nueva caja en línea antes de la fecha límite aprobada, debe tener tiempo para registrarla. El registro a través de la cuenta personal del contribuyente es conveniente y manera rápida registro. Al presentar una solicitud en papel en la oficina de impuestos, primero es recomendable aclarar con la inspección en qué formulario aceptarán la solicitud y qué documentos deberán presentarse. Si encuentra dificultades al registrar una caja, puede comunicarse con los operadores de datos fiscales o el CTO; ellos resolverán sus problemas fácilmente.

Los documentos de caja son documentos que se redactan en relación con el movimiento de fondos de una persona jurídica o un empresario individual. Sus formularios son aprobados por el Comité Estatal de Estadística. Consideremos más a fondo qué documentos de caja pueden usar las empresas.

Pedidos

Actúan como documentos primarios de efectivo. Los pedidos pueden ser entrantes o salientes. El primero se aplica cuando se recibe efectivo. Emitido en una copia por un contable y firmado por Ch. un contador o un funcionario autorizado para hacerlo. A falta de funcionarios responsables, el titular de la persona jurídica o el propio empresario individual pueden endosar documentos primarios de caja. El recibo de la orden de recepción debe estar firmado por personas autorizadas (contador y cajero), certificado por un sello (sello). Además, se registra en el diario correspondiente. El recibo se entrega al sujeto que depositó el dinero. La orden de recibo en sí permanece en la caja. El papel de gastos se llena cuando se emite efectivo. Debe decirse que los documentos de caja se redactan si la empresa utiliza métodos tradicionales de procesamiento de información y herramientas BT. Una orden saliente, como una entrante, se emite en 1 copia. También debe ser visado por personas autorizadas e inscrito en el diario correspondiente.

relleno

¿Cómo emitir los documentos en efectivo mencionados anteriormente? El llenado se realiza de la siguiente manera:

1. En la línea "Base" se llama
2. En la columna "Incluido" se anota el importe del IVA. Está escrito en números. Si los servicios, bienes o trabajos no están gravados, entonces la línea indica "sin IVA".
3. La línea "Apéndice" debe enumerar los documentos adjuntos y otros, indicando las fechas de su compilación y los números.
4. En la columna "Crédito, código de subdivisión" se anota la designación correspondiente del departamento estructural al que se reciben los fondos.

Registro

Los documentos de caja deben registrarse en un diario especial. Registra tanto los pedidos entrantes/salientes, como los papeles que los reemplazan. Estos últimos, por ejemplo, incluyen nóminas, solicitudes de emisión de fondos, facturas y otros. Al mismo tiempo, debe tenerse en cuenta que las órdenes de gasto, que se forman en los registros de nómina de salarios y otros montos equivalentes, deben registrarse con posterioridad a la emisión de los pagos.

Libro de pago

Se utiliza para contabilizar la emisión y recepción de efectivo. El libro está numerado, atado y certificado con un sello, que se coloca en la última página. Aquí también se hace un registro indicando el número de hojas. La última página debe estar firmada. contador y administrador de empresas. Cada hoja del libro está dividida en 2 partes iguales. Uno (con una regla horizontal) debe completarse como la primera, el otro como la segunda copia. Este último se emite por el anverso y el reverso con papel carbón. Ambas instancias están numeradas con el mismo número. Los primeros permanecen en el libro, mientras que los segundos son desmontables. Estos últimos actúan como documentos informativos de caja. Hasta el final de todas las operaciones para el día actual, no salen. Las entradas comienzan en el anverso de la primera copia después de la columna "Saldo al comienzo del día". Antes del llenado, la hoja debe doblarse a lo largo de la línea de rasgado. La parte recortada se coloca debajo de la que queda en el libro. Para ingresar información después de la "Transferencia", el lado desprendible se superpone al anverso de la segunda copia. Las entradas continúan a lo largo de la línea horizontal del reverso de la parte inseparable.

Documentos adicionales

Las transacciones en efectivo se pueden registrar en varios papeles. Uno de ellos, por ejemplo, es un informe anticipado. Se utiliza para contabilizar los fondos que se emiten a personas responsables para gastos administrativos y comerciales. ¿Cómo se preparan tales documentos? Las transacciones en efectivo de este tipo son tomadas en cuenta directamente por la persona responsable, así como por el contable. Los informes previos se redactan en papel o en soporte informático. El registro de documentos en efectivo se lleva a cabo estrictamente de acuerdo con las reglas. Cada formulario se llena en una copia. En el reverso del mismo, el responsable indica una lista de papeles que acreditan los gastos incurridos. Estos, por ejemplo, incluyen un certificado de viaje, conocimientos de embarque, etc. Aquí, el asunto indica el monto de los gastos. Los documentos que se adjuntan al informe deben estar numerados en el orden en que aparecen. La verificación de los documentos de caja la llevan a cabo los empleados del departamento de contabilidad. Los empleados, en particular, realizan una auditoría del gasto de fondos previsto, la integridad de los documentos corroborativos proporcionados, la exactitud de su finalización y el cálculo de las cantidades. El reverso indica los costos que se aceptan para la contabilidad, las cuentas en cuyo débito se registran.

Matices importantes

Los detalles relacionados con la moneda extranjera (página 1a en el frente y columnas 6 y 8 en el reverso) deben completarse solo si la persona responsable recibe fondos que no están en rublos. El informe previo después de la verificación debe ser aprobado por el jefe de la empresa o una persona autorizada por él. Solo después de eso se tiene en cuenta. Si el anticipo no se ha utilizado en su totalidad, la persona responsable devuelve el saldo al cajero. Al mismo tiempo, se completa la orden de recepción. Los fondos se cancelan de acuerdo con la información del informe aprobado.

Declaraciones de pago y liquidación

El registro de documentos de caja se lleva a cabo al calcular y pagar salarios a los empleados de la empresa. El departamento de contabilidad elabora la declaración correspondiente en 1 copia. La acumulación de salarios se realiza de acuerdo con la información presente en la documentación primaria para contabilizar el tiempo real trabajado, la producción, etc. Las líneas "Acumulado" indican los montos de acuerdo con los tipos de pagos de la nómina. También se fijan aquí las demás rentas (prestaciones materiales y sociales) proporcionadas al trabajador, reembolsadas con cargo a la utilidad de la empresa y sujetas a inclusión en la base imponible. Al mismo tiempo, se calculan las deducciones del salario y se establece el monto a entregar al trabajador. En la carátula del estado de cuenta se fija el monto total a pagar a los empleados. El jefe de la empresa debe firmar un permiso para la emisión de salarios. En caso de su ausencia, este documento es emitido por un empleado autorizado. Al final del estado de cuenta se ingresan los montos de los salarios depositados y emitidos. Después del vencimiento del período establecido para el pago de fondos a los empleados, frente a los nombres de los empleados que no recibieron dinero en la columna 23, se coloca la nota "Depositado". Se emite una orden de desembolso por el monto desembolsado. Su número y fecha de realización deberá indicarse en la nómina en la última hoja.

Informe de ayuda

Este documento contiene las lecturas de los medidores KKM y los ingresos por turno (jornada laboral). El informe de ayuda se completa en 1 copia diaria. El cajero-operador debe firmarlo y entregarlo al oficial principal (jefe de la empresa). Al mismo tiempo, se completa la orden de recepción. En las pequeñas empresas, el dinero se entrega directamente a los cobradores. Al transferir efectivo, se completan los documentos de efectivo relevantes del banco. Los ingresos por turno (día laboral) se establecen de acuerdo con los indicadores de los contadores sumadores al comienzo y al final del día. Al mismo tiempo, se deducen las cantidades devueltas a los clientes en los cheques no utilizados. Los ingresos establecidos son confirmados por los jefes de departamento. En la publicación de fondos en el informe, el jefe de la empresa también firma. El informe de referencia actúa como base para compilar una "Información sobre las lecturas de los medidores KKM y los ingresos de la empresa" consolidada.

diario del cajero

Este documento es necesario para contabilizar los gastos y los recibos de efectivo de cada KKM de la empresa. El diario también actúa como informe de control y registro de las lecturas de los contadores. Este documento está atado, numerado y sellado con las firmas de Ch. contador, jefe de la empresa, así como el Diario también está certificado por el sello de la empresa. Todas las entradas las hace el cajero todos los días. El procedimiento de emisión de documentos de caja no permite tachaduras y tachaduras en el diario. Todas las correcciones realizadas deben ser acordadas y certificadas por las firmas de las personas autorizadas. Si las lecturas coinciden, se registran para el turno actual al comienzo del trabajo. Estos datos deben estar certificados por las firmas del administrador de turno y del cajero. La línea 15 indica los montos ingresados ​​en los cheques devueltos por los clientes. La información para esto se toma del acto correspondiente. La misma columna indica el número de cheques cero impresos durante el turno. Al final de la jornada laboral, el operador genera un informe final para el turno y entrega con él los ingresos recibidos. Esto crea un pedido entrante. Después de tomar las lecturas del medidor, se verifica la cantidad real de recibos y se realiza la entrada correspondiente en el diario. Está confirmado por las firmas del jefe (administrador de turno), cajero principal y cajero. En caso de discrepancias entre los montos indicados en la cinta de control y el monto de los ingresos, se identifica el motivo de la diferencia. Cualquier excedente o escasez que se encuentre se registra en las líneas de diario correspondientes.

Datos sobre lecturas de medidores e ingresos de KKM

Se utilizan para generar un informe de resumen para el turno actual. Estos datos actúan como apéndice de la declaración del cajero, recopilada diariamente. Los datos sobre las indicaciones y los ingresos se forman en una copia. Junto con las órdenes de gastos y recibos, las declaraciones de los cajeros, se transfieren al departamento de contabilidad de la empresa hasta el próximo turno. La muestra de documentos de caja, de acuerdo con las lecturas del contador, al principio y al final de la jornada laboral de cada caja registradora incluye el cálculo de los ingresos. Al mismo tiempo, entre otras cosas, se indica su distribución por departamentos. Este último debe ser confirmado por las firmas de los gerentes. Al final de la tabla completa, se muestran los resultados según las lecturas de los contadores de todas las cajas registradoras, y se resumen los ingresos de la empresa con la distribución de fondos por departamentos. De acuerdo con las actas, se indica el monto total de dinero que se emitió a los clientes en los cheques que devolvieron. Esta cantidad reduce los ingresos totales de la empresa. La información debe estar firmada por el cajero principal y el jefe de la empresa.

Al emitir documentos en efectivo, es necesario adherirse al procedimiento establecido por leyes y otros regulaciones. Además, existen varias reglas bastante simples, cuya observancia evitará imprecisiones al completar el papeleo:

Reglas adicionales

El almacenamiento de documentos en efectivo, de acuerdo con la ley aplicable, se lleva a cabo durante 5 años. El cómputo de este período comienza el 1 de enero del año siguiente al período de finalización del registro. Esta regla se considera general. Se ha establecido un procedimiento especial para las declaraciones de nómina. Si los empleados no tienen cuentas personales, estos documentos se mantienen en la empresa durante 75 años. Al final de este período, toda la documentación puede ser transferida al archivo o destruida si no hay procesos judiciales, desacuerdos o disputas sobre ella. Al trabajar con papeles, se deben observar las siguientes reglas:

1. La formación de documentos en costura debe llevarse a cabo para cada día a más tardar el siguiente día hábil o el primer día libre.
2. Antes de trasladar los papeles al archivo, se debe hacer el inventario de los mismos.
3. El control lo realiza un cajero o el gerente directo de la empresa.
4. En el proceso de creación de una grapa, los papeles se recopilan en orden ascendente de números de cuenta (primero por débito, luego por crédito).

La responsabilidad de la seguridad de los documentos en efectivo recae en el jefe de la empresa. En caso de incumplimiento de las normas anteriores, se podrá aplicar al infractor una sanción administrativa en forma de sanción pecuniaria. El monto de la multa se fija de conformidad con la ley.

Conclusión

Mantener registros de efectivo se considera un trabajo bastante responsable. Llenar el papeleo debe ser abordado con toda responsabilidad. Los documentos de caja se utilizan al resumir varios datos, informes, contabilidad. En este sentido, los errores cometidos en las etapas iniciales de fijación de transacciones pueden conducir a graves distorsiones en los documentos finales. Un empleado que sea designado para el puesto responsable del procesamiento de documentos en efectivo debe tener conocimientos y experiencia relevantes. Hay que recordar que todos los papeles que llena el operador son revisados ​​por altos funcionarios y aprobados por el jefe de la empresa. Debe prestarse especial atención al registro de documentos. Los asientos en diarios y libros deben hacerse en plazos De acuerdo a las reglas. Dado que los documentos de caja se utilizan en la preparación de informes, todas las correcciones en ellos se realizan estrictamente en un orden determinado. Si no se siguen las reglas establecidas, los papeles pierden su validez, y la información contenida en ellos no puede ser utilizada por la empresa en ulteriores labores de gestión.

Llamó la atención de las autoridades fiscales y los contribuyentes sobre la posición del Ministerio de Finanzas de Rusia sobre el uso de formas unificadas de documentos primarios para contabilizar las liquidaciones en efectivo con la población al realizar operaciones comerciales utilizando cajas registradoras.

¿De qué formas estamos hablando?

Los formularios unificados de documentos primarios para la contabilidad de liquidaciones en efectivo con la población en el curso de operaciones comerciales utilizando cajas registradoras (en adelante, los formularios unificados para cajas registradoras) fueron aprobados por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia con fecha 25 de diciembre , 1998 núm. 132.

Estos incluyen los formularios:

KM-1 “Actúa sobre la transferencia de las lecturas de los contadores sumadores de dinero a ceros y el registro de los contadores de control de una caja registradora”;

KM-2 “Acto de toma de lecturas de control y suma de contadores de efectivo al momento de la entrega (envío) de una caja registradora para su reparación y al momento de su devolución a la organización”;

KM-3 "Actuar sobre la devolución de fondos a compradores (clientes) por no utilizados recibos de efectivo»;

KM-4 "Diario del cajero-operador";

KM-5 "Diario de registro de indicaciones de sumatoria de efectivo y contadores de control cajas registradoras trabajar sin cajero-operador";

KM-6 "Ayuda-informe del cajero-operador";

KM-7 "Información sobre las lecturas de los contadores de las cajas registradoras y los ingresos de la organización";

KM-8 “Diario de convocatorias de técnicos especialistas y registro de trabajos realizados”;

KM-9 "Actuación de consulta de la caja registradora".

Solicitud de formularios

Antes de la entrada en vigor de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ "Sobre Contabilidad" (en adelante, la Ley de Contabilidad), no hubo problemas con el uso de formularios unificados para cajas registradoras. Las organizaciones estaban obligadas a utilizar los documentos primarios contenidos en los álbumes de formas unificadas de documentación contable primaria (cláusula 2, artículo 9 de la Ley Federal del 21 de noviembre de 1996 No. 129-FZ "Sobre contabilidad").

Los requisitos para los documentos primarios han sido modificados en la Ley de Contabilidad. Ahora sus formas están determinadas por el jefe de la organización (cláusula 4, artículo 9 de la Ley de Contabilidad).

Al comentar sobre esta disposición, el Ministerio de Finanzas de Rusia en la información No. PZ-10/2012 explicó que desde el 1 de enero de 2013 (el momento en que entra en vigor la Ley de Contabilidad), las formas de los documentos contables primarios contenidos en los álbumes de Las formas unificadas de documentación contable primaria ya no son obligatorias para la aplicación. Sin embargo, si dichos formularios han sido establecidos por las autoridades competentes de conformidad con las leyes federales y con base en ellas, las organizaciones deben continuar utilizándolos.

Como ejemplo, los financieros citaron documentos de efectivo aprobados, en particular, por la Directiva del Banco de Rusia No. 3210-U del 11 de marzo de 2014 “Sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo entidades legales y un procedimiento simplificado para realizar transacciones en efectivo por parte de empresarios individuales y pequeñas empresas”, ya que este documento fue adoptado de conformidad con la Ley Federal del 10 de julio de 2002 No. 86-FZ “Sobre el Banco Central de la Federación Rusa (Banco de Rusia )”. Recuerde que la instrucción anterior del Banco Central de la Federación Rusa aprobó la orden de entrada de efectivo 0310001, la orden de salida de efectivo 0310002, el libro de caja 0310004. -10/2012 no se dice nada. Por lo tanto, surgió la pregunta: ¿las empresas están obligadas a utilizarlos?

Este problema fue aclarado por los especialistas del Servicio Federal de Impuestos de Rusia en una carta del 23 de junio de 2014 No. ED-4-2 / ​​​​11941. Indicaron que el uso de estos formularios seguía siendo obligatorio. Las autoridades fiscales lo justificaron de la siguiente manera. Las instrucciones para completar formularios unificados para CCP dicen que se introdujeron en lugar de las presentadas en las Reglas modelo para la operación de cajas registradoras al realizar liquidaciones en efectivo con la población, aprobadas por carta No. 104 del Ministerio de Finanzas de Rusia fechado 30 de agosto de 1993 (en adelante, las Reglas Modelo). Las Reglas Modelo en sí mismas se establecen de conformidad con la Ley de la Federación Rusa del 18 de junio de 1993 No. 5215-1 "Sobre el uso de cajas registradoras en la implementación de acuerdos en efectivo con la población". Esta ley quedó sin efecto debido a la adopción de la Ley Federal de fecha 22 de mayo de 2003 No. 54-FZ "Sobre el uso de cajas registradoras en la implementación de pagos en efectivo y (o) pagos con tarjetas de pago" (en adelante, la Ley de PCC). Sin embargo, el efecto de las Reglas Modelo no ha sido cancelado, y continúan aplicándose en la parte que no contradiga la Ley de CCP y los actos jurídicos reglamentarios adoptados de conformidad con ella. En este sentido, dado que el uso de formularios unificados para las ECC está determinado por la legislación sobre el uso de las ECC, las empresas no tienen derecho a desarrollar sus propios formularios de dichos documentos.

Nueva edición de la ley de CCP

La Ley Federal N° 290-FZ del 03.07.2016 modificó la Ley de CCP. Ahora bien, en el apartado 1 del art. 1 de la Ley de CCP establece claramente que la legislación de la Federación Rusa sobre la aplicación de CCP consiste en esta Ley Federal y los reglamentos adoptados de conformidad con ella. En este sentido, se planteó nuevamente la cuestión de la obligatoriedad del uso de formularios unificados para CCP.

En respuesta, el Ministerio de Finanzas de Rusia en una carta de fecha 16 de septiembre de 2016 No. 03-01-15 / 54413 explicó que la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de fecha 25 de diciembre de 1998 No. 132 no se aplica a los actos jurídicos reglamentarios adoptados de conformidad con la Ley de CCP. Por lo tanto, los formularios unificados para CCP aprobados por esta resolución no son de uso obligatorio. Esta posición de los financistas fue puesta en conocimiento de las autoridades fiscales y los contribuyentes por la carta comentada.

Así, a partir del 3 de julio de 2016 (momento en que entra en vigor la nueva versión de la Ley CCP), las empresas tienen derecho a no utilizar los formularios unificados CCP y en su lugar desarrollar sus propios formularios de documentos primarios.