L'intervista al CEO: una panoramica di tattiche e domande. Come superare un colloquio per il posto vacante "Assistente del Direttore"

Se un curriculum ben scritto di un candidato per la posizione di vicedirettore interessava l'azienda, per il candidato inizia un'altra fase difficile del lavoro. Dopotutto, la posizione di vicedirettore è una delle chiavi, quindi il candidato per il ruolo di "fiduciario" del direttore dell'azienda, di norma, deve superare una serie di prove.

Il colloquio è parte integrante del lavoro. Esattamente su questa fase tu e il datore di lavoro vi incontrate faccia a faccia. È importante capire che offre non solo un'opportunità per presentarsi, ma anche una grande opportunità per conoscere i requisiti e le caratteristiche del lavoro in arrivo.

Il numero di fasi del colloquio può variare, ma che tu stia intervistando un'agenzia di personale, un responsabile delle risorse umane di un'azienda o un CEO, dovrai sempre essere preparato. E affinché il colloquio di medio termine non si riveli l'ultimo, devi prepararti seriamente, psicologicamente e tatticamente.

Prima di tutto, cerca di imparare il più possibile sull'azienda per cui stai cercando lavoro: studia il sito Web, familiarizza con le pubblicazioni sulla stampa e su Internet. Preparare una serie di documenti in anticipo - libro di lavoro o una copia di esso, diplomi, certificati, raccomandazioni, 2-3 copie del tuo curriculum. Fai un elenco di domande che il datore di lavoro potrebbe avere per te, prepara le risposte approssimative e scrivi le tue domande al rappresentante dell'azienda.

Sulle pagine della Career Encyclopedia sono state più volte discusse le questioni preferite delle risorse umane e dei datori di lavoro. Tra i più frequenti ci sono i seguenti.

Ci racconti un po' di te?

Non dovresti ripetere le informazioni contenute nel curriculum: il datore di lavoro lo legge prima di invitarti per un colloquio. Sii conciso, non entrare nei dettagli non necessari, perché il compito principale di un assistente personale è salvare la risorsa principale del leader: il tempo.

Perché hai scelto questa particolare professione?

Ci si aspetta che tu abbia una chiara comprensione dell'essenza e della complessità di questa professione, che è seriamente diversa dalle relative specialità di un segretario/direttore d'ufficio/referente; disponibilità interna a rimanere sempre "all'ombra" del leader, a rispettarne e promuoverne la posizione e le decisioni.

Quali sono i tuoi punti di forza/di debolezza?

Sottolinea prima di tutto quelle qualità che sono importanti per un assistente personale. I tuoi difetti dovrebbero sembrare una logica continuazione dei tuoi punti di forza. E non dimenticare di menzionare che lavori costantemente su te stesso: "A volte le persone intorno a me scambiano la mia determinazione per impulsività, ma cerco di osservare il mio modo di esprimere i pensieri".

Perché dovremmo assumere voi?

Oltre a dichiarare la tua alta professionalità, non sarebbe superfluo dimostrare di essere a conoscenza dell'azienda/settore.

Quali sono i motivi per lasciare un precedente lavoro?

In nessun caso non parlare in modo irrispettoso dell'ex team e leader: nessuno ha bisogno di dipendenti in conflitto che non sappiano essere critici con se stessi. È meglio concentrarsi sui vantaggi della nuova azienda che ti ha attratto piuttosto che sulle carenze della vecchia.

Come immagini la tua carriera tra qualche anno?

Per i rappresentanti di altre professioni, la verticale della crescita della carriera è abbastanza ovvia, diciamo, da un consulente legale a capo di un servizio legale. Una domanda simile rivolta a te come candidato per la posizione di vicedirettore è progettata per rivelare le tue ambizioni, la tua motivazione. Sulla base della risposta a questa domanda, il datore di lavoro può giudicare il significato del lavoro proposto per te: la vedi come un'opportunità per applicare il tuo migliori qualità e punti di forza, oppure consideralo solo un trampolino di lancio e intendi cambiare la direzione della tua carriera in futuro.

Cosa pensi che dovrebbe essere un capo?

In effetti, vogliono scoprire da te il livello della tua costruttività, se sei incline a conflitti con il leader. La risposta ideale sarebbe neutra: "Un leader competente e forte con molto da cui imparare".

A tua volta, hai il diritto di informarti sull'orario di lavoro, la possibilità e la frequenza delle trasferte di lavoro, la struttura della segreteria aziendale, i motivi per cui il posto di vicedirettore si è rivelato vacante (a meno che, ovviamente, questo è una nuova posizione del personale) - in una parola, scopri tutti i punti che sono importanti per te, relativi al futuro impiego. Domande ponderate e profonde metteranno in risalto il tuo interesse per il posto vacante, contribuiranno a creare l'immagine di un candidato serio, un impiegato professionale.

L'intervista avviene...

Intervista di screening o intervista telefonica

Quando c'è una grande competizione per un posto vacante pubblicizzato, i manager delle risorse umane esperti ricorrono al cosiddetto colloquio di screening. Si effettua a distanza, cioè senza contatto visivo con il richiedente, utilizzando Internet (e-mail) o telefonicamente. Questo tipo di test consente al reclutatore di ottimizzare il processo di ricerca di un candidato adatto e un colloquio telefonico, tra le altre cose, gli dà l'opportunità di testare la tua capacità di condurre conversazioni telefoniche, una delle abilità più importanti di un assistente personale.

Per non essere colto alla sprovvista, dovresti assicurarti di avere sempre carta e penna, il tuo curriculum, annuncio di lavoro o descrizione del lavoro, una domanda di lavoro di esempio e un elenco di domande che vorresti porre sull'organizzazione per cui potresti lavorare.

Se non sei pronto a parlare, scusati, adducendo l'impossibilità di continuare la comunicazione, e specifica quando sarebbe conveniente richiamare.

Durante un colloquio telefonico, parla chiaramente, al punto, evita le risposte monosillabiche, ma non indulgere in lunghe discussioni. Se il posto vacante richiede la conoscenza di una lingua straniera, preparati a passare dal russo allo straniero durante il colloquio. Prendi appunti: possono esserti utili nella fase successiva del colloquio.

Colloquio con un'agenzia di collocamento

Se l'azienda ha delegato a un'agenzia di collocamento il compito di selezionare un vicedirettore, allora prima avrai un colloquio con il suo rappresentante.

Al colloquio iniziale, è importante che un reclutatore stabilisca la tua conformità o non conformità ai requisiti di un posto vacante. Per verificare la disponibilità e il livello delle capacità e delle conoscenze professionali, di norma, prima conosce i documenti che confermano la tua competenza: diplomi, certificati e raccomandazioni dal precedente luogo di lavoro, quindi si offre di svolgere una serie di compiti standard :

creare o convertire un documento su un computer (per determinare il livello di competenza in un pacchetto software per ufficio - Word, Excel, ecc.);
verificare la correttezza dell'esecuzione della bozza d'ordine sottoposta al gestore per la firma, ad esempio, sulla creazione di una commissione, e, se necessario, modificarla (diagnosi della conoscenza delle basi del lavoro d'ufficio, in particolare delle regole per compilazione ed elaborazione della documentazione amministrativa);
trasferire le informazioni da un documento di testo di più pagine a una tabella (tali compiti consentono di giudicare la capacità del candidato di svolgere un lavoro di routine e ripetitivo senza comprometterne la qualità);
evidenziare i fatti più importanti nel testo di un articolo stampato dal sito web dell'azienda (testare le capacità di astrazione - la capacità di selezionare le tesi più significative da una serie di informazioni e fissarle per iscritto);
tradurre il testo o comporre una lettera commerciale in una lingua straniera, ad esempio una richiesta di dati per ottenere un visto per un dirigente (questo determinerà il grado di conoscenza della lingua straniera).

La capacità di eseguire più attività contemporaneamente, la capacità di navigare rapidamente nella situazione, le capacità di organizzare viaggi ed eventi di lavoro, la conoscenza delle basi dell'etichetta aziendale: di solito tutto questo si scopre nel corso del lavoro con vari casi. Ad esempio, ti potrebbe essere chiesto di descrivere in dettaglio le azioni che intraprendi se non riesci a soddisfare tempo necessario ottenere un visto in qualche ambasciata per un viaggio d'affari urgente del capo; elaborare un piano dettagliato per organizzare l'accoglienza degli ospiti VIP dall'estero; recitare una "sgradevole conversazione" con un alto funzionario sulla cancellazione di un appuntamento; dimostrare un cortese rifiuto di mettere in contatto il gestore con un cliente in conflitto; offrire diverse soluzioni a una situazione in cui, a causa di un ingorgo, il manager è in ritardo per un importante incontro con i partner.

In una parola, andare a un colloquio presso un'agenzia di collocamento, prepararsi per un serio test attitudinale. Meglio pianificare un solo incontro al giorno, o assicurarti di avere abbastanza tempo per il colloquio e la strada per il prossimo incontro, altrimenti sarai nervoso e rovinerai l'impressione di te stesso.

Colloquio con il responsabile del dipartimento risorse umane dell'azienda

A differenza di un rappresentante di un'azienda fornitrice, per il capo del dipartimento del personale di un'azienda interessata a ottenere un assistente personale altamente professionale, il primo posto sarà la questione del rispetto degli standard aziendali, dello stile di leadership e della comunicazione.

In questa intervista, dovresti chiedere in dettaglio l'imminente doveri ufficiali, sui meccanismi esistenti per motivare i dipendenti (bonus, preferenze - la possibilità di utilizzare un'auto aziendale; parcheggio, benzina, servizio auto per un'auto personale; giorni di riposo aggiuntivi dopo viaggi di lavoro o durante l'assenza di un dirigente), ecc.

Naturalmente, in questa fase del colloquio, c'è anche un'alta probabilità che sarai attratto a partecipare in piccolo gioco di ruolo, lavora con esempi situazionali - casi, vari test e compiti che ti consentono di valutare le tue qualità professionali e individuali-personali. A volte gli intervistatori personali ricorrono a metodi di intervista non banali:

colloquio di gruppo- un colloquio al quale sono contemporaneamente invitati tutti i candidati ad una posizione vacante, e ciascuno di essi è invitato a porre ad un altro candidato una domanda su un argomento professionale. Questo viene fatto per identificare non solo il livello di preparazione speciale dei candidati, ma anche la loro capacità di rimanere con sicurezza situazione stressante, qualità di leadership, grado di conflitto, ecc. Abbastanza spesso psicologi professionisti sono invitati a tali eventi. Sulla base della loro analisi, la direzione seleziona quei candidati che saranno chiamati a intervistare l'amministratore delegato dell'azienda.
colloquio di lavoro stressante- un ambiente di disagio appositamente simulato, che provoca al richiedente una reazione diretta e spontanea, che consente di rivelare i lati nascosti della sua personalità. Nella sua forma "pura", un'intervista del genere è usata molto raramente oggi, ma la posizione di un assistente manager è nella "zona a rischio": non è un segreto che la resistenza allo stress e la lealtà sono tra le qualità più importanti di un assistente personale. L'unica ricetta per superare con successo un colloquio stressante è un alto grado di compostezza, compostezza e prudenza. Se pensi che l'avversario sia andato oltre quanto consentito, puoi sempre rifiutarti di continuare la comunicazione. Infatti, oggi ci sono abbastanza aziende sul mercato che sono più tolleranti nei confronti dei potenziali dipendenti, in grado di rilevare il grado di vulnerabilità di una persona e il modo della sua reazione in situazioni difficili emotivamente intense senza utilizzare affermazioni errate su di lui.

I funzionari delle risorse umane sostengono di essere spinti a utilizzare metodi e tecniche non standard dalla necessità di esporre i candidati "professionisti" che ottengono facilmente un lavoro seguendo le raccomandazioni per il superamento di diversi livelli di colloqui. Di recente si è diffusa la "tecnologia a imbuto", in cui l'intervistatore passa gradualmente da domande generali a domande più specifiche e chiarificatrici. Rispondere a domande così ristrette, lavorare con i dettagli e un gran numero di esempi può dimostrare molto chiaramente le tue qualifiche al tuo avversario.

Se sei idoneo, alcune organizzazioni potrebbero offrirti uno stage breve, come uno stage di una settimana presso un'azienda, senza iscrizione, ma con retribuzione garantita. Il vero lavoro aiuta entrambe le parti a sbarazzarsi di molte illusioni. È vero, l'attuale normativa prevede l'assunzione con un periodo di prova, quindi questo metodo di assunzione non può essere definito impeccabile.

Intervista al leader

Questa è la fase più cruciale, per così dire, il fitting “generale”. La ricerca di un assistente personale, a differenza di altri specialisti, il direttore non può affidare completamente al servizio del personale. Dal momento che dovrà comunicare molto spesso con il suo assistente, è importante per lui capire se il candidato è psicologicamente adatto a lui, se è possibile interagire efficacemente con lui.

"Naturalmente, un'elevata professionalità è una condizione necessaria per un candidato per la posizione di assistente personale, perché il manager semplicemente non ha il tempo di formare, organizzare e controllare un dipendente scarsamente formato", afferma Elena Vladimirovna Samginova, responsabile delle risorse umane e il dipartimento delle relazioni di lavoro di CJSC PK RUST. Ma ancora, i requisiti in merito qualità personali assistente personale, molto più severo. Ciò è dovuto non solo al punto fondamentale di compatibilità tra il leader e l'assistente, ma anche alla necessità di comunicare con un gran numero di persone che hanno uno status molto più elevato dell'assistente stesso, di partecipare alle trattative e di partecipare a vari eventi . A ciò si aggiungono orari di lavoro irregolari e stress costante, e diventa chiaro che per questa professione le caratteristiche psicologiche a volte sono più importanti delle capacità professionali. Il problema è che le qualità individuali di uno specialista in un colloquio sono molto difficili da testare, e anche l'uso di tecniche proiettive non sempre consente di vedere il "vero volto" del candidato, quindi il datore di lavoro deve "inventare" situazioni che contribuiscono alla più completa informativa del richiedente.

Pertanto, quando vai per un colloquio, devi essere preparato per eventuali sorprese: potresti essere invitato a un ristorante, a una riunione di pianificazione, a una presentazione o a una mostra industriale, dove ti verrà chiesto di partecipare a un pranzo di lavoro, redigere il verbale della riunione o fungere da interprete. Tuttavia, anche un incontro in ufficio può non essere privo di sorprese. Ecco alcuni esempi.

Il capo del dipartimento del personale accompagna il candidato alla carica di assistente personale all'ufficio del direttore generale, lo fa sedere al tavolo su cui giacciono i materiali di controllo: compiti di prova per valutare il livello di conoscenza del lavoro d'ufficio, per testare alfabetizzazione scrivere, la capacità di comporre una lettera standard (ad esempio una richiesta di dati per ottenere un visto al capo), un documento per la traduzione in lingua straniera, ecc. Il capo continua a occuparsi di carte, non prestando attenzione a chi inserito. Questo va avanti per diversi minuti. Nessuno si è dimenticato dell'intervista, questa situazione è stata modellata in modo speciale (ritardo nell'inizio della conversazione - intervista stressante). Durante tutto questo tempo, il datore di lavoro osserva le azioni del candidato: si esaminerà l'ufficio di un potenziale capo con interesse e si aspetterà docilmente che prestino attenzione a lui; l'altro, per non perdere tempo, assumerà i compiti prima di lui; il terzo comincerà a mostrare aggressività. Quindi, anche prima dell'inizio del colloquio, il manager ha una certa impressione del richiedente. Avendo scoperto il modello di comportamento del candidato, il direttore si scusa per il ritardo e ... o procede a una conversazione sostanziale o saluta educatamente il richiedente con un pretesto plausibile.
Molte aziende moderne sono dotate di telecamere speciali che consentono il monitoraggio online di ciò che sta accadendo in varie parti dell'edificio degli uffici. L'ignaro candidato viene condotto in una sala d'attesa e gli viene chiesto di aspettare un po'. Dopo un po' la segretaria esce dalla reception, lasciando il ricorrente tutto solo, e un minuto dopo compare una persona rispettabile che inizia a fare storie, chiedendo di lasciarlo subito passare dal direttore. Il comportamento di un richiedente che si trovi in una situazione simile senza alcun supporto, la sua capacità di “prendere il colpo da solo” e risolvere il conflitto senza perdere l'autocontrollo, possono servire migliore raccomandazione per il datore di lavoro.
Il leader accetta il candidato in modo molto amichevole, inizia una conversazione su argomenti astratti e invece di quelli previsti compiti di prova per idoneità professionale gli chiede, secondo lo schema proposto, di piegare qualche semplice figura di carta. Si ritiene che un'attività così "frivola" come piegare gli origami possa dire molto sulla personalità del soggetto: sulla velocità e flessibilità del suo pensiero, sulla sua capacità di concentrazione, sulla precisione, sulla pazienza e, infine, sulla capacità di mettersi in gioco in qualsiasi "gioco", tratta ciò che sta accadendo con umorismo.
Per verificare l'affidabilità del richiedente, la sua capacità di gestire correttamente le informazioni riservate, possono porre una domanda sugli errori e gli errori dell'ex leader. Naturalmente, in una situazione del genere, non si dovrebbero diffondere voci o fornire informazioni riservate, è meglio "tenere la bocca chiusa".

Se ti adatti all'azienda sotto tutti gli aspetti, ad eccezione del livello di conoscenza delle lingue straniere, non esitare a dichiarare al colloquio che sei pronto a migliorare il tuo inglese nel tempo libero. È possibile che la decisione sull'assunzione venga presa a tuo favore e tu venga inviato a corsi di lingua a spese dell'azienda.

Qualche parola sulle formalità

Ricorda, non c'è contenuto senza forma. Il richiedente è sempre valutato in modo completo: come appare, parla, si presenta. Non dimenticare, quindi, le regole elementari per il superamento del colloquio: puntualità, telefono spento, abbigliamento adeguato all'occasione stile aziendale colori classici, scarpe pulite, trucco moderato, uso abile di accessori e gioielli, manicure ordinata e discreta, profumo leggero (neutro), energia, fiducia in se stessi, apertura e, naturalmente, un sorriso.

Nel processo di preparazione per una conversazione con la prima persona dell'azienda, è necessario tenere conto della posizione a cui è rivolto il candidato. Quando il CEO è il supervisore immediato dello specialista reclutato, durante il colloquio vengono toccati argomenti professionali ed è importante che il top manager capisca quanto la persona "si inserisce" nel team, se i suoi valori coincidono con i valori dell'azienda. Se la riunione è prevista per l'approvazione della posizione di un candidato presentata dal suo futuro diretto superiore, allora è piuttosto formale, anche se in ogni caso l'amministratore delegato è interessato alle qualità personali di una persona che si candida per il ruolo di dipendente di la sua compagnia.

Un colloquio con l'amministratore delegato dell'azienda in cui il candidato ottiene un lavoro, di norma, è la fase finale del processo di assunzione. Tuttavia, non a tutti i candidati viene assegnato un incontro con il capo dell'impresa. Vale la pena prepararsi per un colloquio di alto livello in diversi casi:

Il candidato si candida per una posizione di leadership.
Il dipartimento in cui è impiegato lo specialista è fondamentale per l'azienda (ad esempio, quando le vendite sono una priorità, un colloquio con la prima persona dell'azienda è passaggio obbligato per i responsabili delle vendite).
Lo specialista ottiene una posizione ordinaria, ma in una piccola azienda.
Si stanno valutando candidature per la posizione di Assistente personale.

Nelle piccole e medie imprese il colloquio con la prima persona può essere assegnato anche in una situazione in cui è aperto un posto vacante per una posizione del tutto ordinaria.

Nel primo e nell'ultimo caso, quando l'Amministratore Delegato è il diretto supervisore dello specialista reclutato, durante il colloquio vengono toccati argomenti professionali: le responsabilità future del candidato, la sua esperienza, gli obiettivi e gli obiettivi che il posto vacante implica. Inoltre, è importante per un top manager capire come una persona "si inserisce" nella squadra, se i suoi valori coincidono con i valori dell'azienda, quanto è vicina la sua cultura aziendale.

“C'è stato un caso del genere: l'amministratore delegato di una società abbastanza grande, conducendo un colloquio con il suo futuro diretto subordinato, alla fine della conversazione ha avvertito onestamente il candidato di essere a volte duro e ha chiesto se questo fatto sarebbe diventato un ostacolo per il loro lavoro congiunto in futuro, - afferma il socio dirigente dell'azienda MarksMan Inna Sumatokhina. – E a volte capita anche che la candidatura del ricorrente venga respinta per il fatto che il direttore ha semplicemente paura della concorrenza. Questo accade quando sta cercando un sostituto e incontra un molto uomo forte superiore a lui in un modo o nell'altro. Una volta entrato nel nostro studio, un candidato alla carica di vicedirettore generale, alla domanda su cosa si aspettasse dal lavoro in azienda, ha risposto che cercava principalmente una crescita. La crescita in questa situazione non poteva che essere per la posizione dello stesso direttore generale ... Naturalmente, non fu accettato.

Se viene nominato un incontro con l'amministratore delegato per approvare la posizione di una persona rappresentata dal suo futuro supervisore immediato, è più una formalità. "Nella nostra pratica, ci sono state interviste che sono durate cinque minuti", condivide esperienza personale Inna Sumatochina. - Di norma, si svolge sotto forma di conversazione ed è informale, gli argomenti professionali sono poco toccati. Un giorno, due espatriati, un amministratore delegato e un candidato, si sono incontrati a un colloquio, la conversazione è iniziata la sera su Mosca, quindi è seguita una conversazione di 40 minuti tra due stranieri in un paese straniero e, di conseguenza, l'intervista è stata ridotto a una discussione sui club e sui ristoranti di Mosca.

Le domande poste dal CEO hanno spesso natura di casi, compiti pratici.

Allo stesso tempo, nelle piccole e medie imprese, è possibile fissare un colloquio con la prima persona anche in una situazione in cui è aperto un posto vacante per una posizione del tutto ordinaria. Di norma, ciò è dovuto al fatto che il titolare (alias direttore generale), per le specificità dell'attività, è responsabile di tutti i processi organizzativi in corso. Pertanto, quando assume personale, è pronto a parlare personalmente con ogni potenziale dipendente.

Durante il colloquio con il direttore, di solito diventa chiaro se il candidato potrà godere della fiducia del capo dell'organizzazione, se sarà facile e comodo per loro comunicare, se il nuovo arrivato metterà radici nell'azienda. L'amministratore delegato ascolta principalmente la sua intuizione: la totalità delle conoscenze, dell'esperienza, della professionalità, della lungimiranza. Dopotutto, a volte l'esperienza del candidato è adatta e l'aspetto e i risultati sono sorprendenti e l'istruzione è prestigiosa e l'intuizione ci dice: "Non ci si addice, sarà difficile con lui".

Ovviamente, la preparazione per un incontro con l'amministratore delegato deve essere seria e approfondita, perché il modo in cui ti comporti in un colloquio con un top manager alla fine dipende dalla ricezione di un'offerta di lavoro. Nel processo di preparazione, presta attenzione ai seguenti consigli, che sono progettati per far pendere la bilancia a tuo favore.

Raccogli informazioni sull'azienda e sulla situazione del mercato, analizzale.

Cerca di costruire un ritratto della persona per cui intendi intervistare: leggi i suoi articoli e le interviste sulla stampa, cerca materiali che coprano la cultura aziendale dell'azienda che guida, chatta nei forum con i suoi dipendenti, possibilmente i tuoi futuri colleghi.

La maggior parte dei datori di lavoro sostiene che più una persona chiede, più è motivata.

“Una volta un candidato stava intervistando un CEO, un francese, per lingua inglese, e ha concluso la conversazione in francese ", ricorda Inna Sumatokhina. – Il manager è rimasto piacevolmente sorpreso e, a sua volta, ha soddisfatto l'interlocutore con un'offerta di lavoro. Gli stranieri apprezzano molto l'atteggiamento rispettoso nei confronti del loro Paese e la cultura aziendale della loro azienda".

Consulente Selezione THI Anna Oblova osserva che “la tua perspicacia sarà apprezzata, non esitare, ma non dovresti andare troppo oltre. Quindi, alcuni candidati, avendo appreso in anticipo l'hobby del regista, sono pronti ad allegare, ad esempio, al curriculum un certificato di paracadutista, se il top manager è un appassionato fan del paracadutismo. Allo stesso tempo, non aver paura di commentare le azioni della leadership. Le critiche obiettive sono solo benvenute".

Preparati che ti venga chiesto di descrivere quali passi faresti per risolvere un particolare problema. Le domande poste dal CEO hanno spesso natura di casi, compiti pratici. Non considerare tali compiti come un uso gratuito della tua conoscenza ed esperienza professionale. Non ti sarà richiesto un business plan completo, ma ti verrà offerto di riassumere le idee principali. Tali casi rivelano molto bene il modo di pensare e lo stile di lavoro del candidato, ti permettono di avere un'idea di che tipo di persona è: timido o deciso, a sangue freddo o irascibile, se può prendere una decisione in condizioni di mancanza di tempo e di informazioni.

Un altro argomento a favore dei candidati a favore del non arrendersi compito pratico, - l'opportunità durante la sua preparazione di valutare personalmente le prospettive di una posizione futura. “Un tempo, ho passato una settimana a redigere un piano aziendale approssimativo, l'ho presentato, ho ricevuto un'offerta di lavoro e l'ho rifiutata, perché durante la mia comunicazione con il datore di lavoro non ho ricevuto risposte chiare alle domande poste nella sezione "Rischi" capitolo”, riporta uno dei lettori "Enciclopedia della carriera" .

Non aver paura di fare domande durante un colloquio.

Preparati per l'imprevisto durante un colloquio con il CEO.

Mostra il tuo interesse. La maggior parte dei datori di lavoro sostiene che più una persona chiede, più è motivata. L'iniziativa è generalmente considerata un segno di professionalità. “Allo stesso tempo, i top manager sono persone estremamente impegnate, quindi tutte le domande loro rivolte devono essere rigorosamente sul caso, il che non farà che confermare alto livello la vostra professionalità e competenza”, commenta Anna Oblova.

Mobilita la tua resilienza.

Quando si intervista un CEO, la cosa più importante è non preoccuparsi. "Conosco una situazione in cui uno dei candidati è svenuto per l'eccitazione e, ovviamente, non ha superato il colloquio", fornisce un esempio Inna Sumatokhina. Ricorda che di fronte a te c'è la tua stessa persona, quindi potrai rilassarti e mostrare il tuo lato migliore.

“Nel nostro studio c'è stato un caso in cui, in una grande azienda giapponese, un ottimo candidato, dopo aver attraversato tutte le fasi di un colloquio, ha fallito con l'amministratore delegato, trovandosi perplesso in risposta alla richiesta del capo di nominare lo slogan dell'azienda", condivide storie vere Inna Sumatochina.

Il CEO comprende che è molto più redditizio assumere non un maniaco del lavoro cronicamente stanco, ma una persona diversificata.

Preparati per l'imprevisto durante un colloquio con il CEO. "Per la maggior parte, i top manager sono persone serie", afferma Anna Oblova. – Tuttavia, nella mia pratica ci sono stati esempi abbastanza divertenti quando un candidato con un'istruzione tecnica, che faceva domanda per la posizione di assistente personale, è stato chiesto da un futuro capo di disegnare uno schema di un ricevitore radio. In un'altra società, in un'intervista, il regista ha voluto sentire dal ricorrente la sua biografia completa, a cominciare da asilo". Quando si risponde a domande così insidiose, è importante non perdersi, rispettare l'interlocutore e, comunque, mantenere il senso dell'umorismo.

Dimostra di essere una persona versatile.

Il compito principale delle domande che non sono legate all'attività professionale è valutare le qualità personali del candidato, scoprire se è "ossessionato" dal lavoro o se ha tempo e voglia di fare altro: pesca, sci, fotografia , e così via.

Un candidato che fa domanda per una posizione dirigenziale o manageriale, di norma, ha già ottenuto molto e, molto probabilmente, è passata la fase in cui lavoro e carriera erano le priorità principali della sua vita. Vengono in primo piano i “valori eterni”: famiglia, amici, salute, hobby; arriva la consapevolezza che lavorare 10-12 ore al giorno non dovrebbe essere l'unico obiettivo della vita.

L'amministratore delegato comprende che è molto più redditizio assumere non un maniaco del lavoro cronicamente stanco, ma una persona diversificata che lotta per un ragionevole equilibrio tra lavoro e vita personale.

Il colloquio è parte integrante del lavoro. È in questa fase che tu e il datore di lavoro vi incontrate faccia a faccia. È importante capire che offre non solo un'opportunità per presentarsi, ma anche una grande opportunità per conoscere i requisiti e le caratteristiche del lavoro in arrivo.

Prima di tutto, cerca di imparare il più possibile sull'azienda per cui stai cercando lavoro: studia il sito Web, familiarizza con le pubblicazioni sulla stampa e su Internet. Prepara in anticipo una serie di documenti: un libro di lavoro o una copia di esso, diplomi, certificati, raccomandazioni, 2-3 copie del tuo curriculum. Fai un elenco di domande che il datore di lavoro potrebbe avere per te, prepara le risposte approssimative e scrivi le tue domande al rappresentante dell'azienda.

Sulle pagine della Career Encyclopedia sono state più volte discusse le questioni preferite delle risorse umane e dei datori di lavoro. Tra i più frequenti ci sono i seguenti.

Ci racconti un po' di te?

Perché hai scelto questa particolare professione?

Quali sono i tuoi punti di forza/di debolezza?

Perché dovremmo assumere voi?

Oltre a dichiarare la tua alta professionalità, non sarebbe superfluo dimostrare di essere a conoscenza dell'azienda/settore.

Quali sono i motivi per lasciare un precedente lavoro?

Come immagini la tua carriera tra qualche anno?

Per i rappresentanti di altre professioni, la verticale della crescita della carriera è abbastanza ovvia, diciamo, da un consulente legale a capo di un servizio legale. Una domanda simile rivolta a te come candidato per la posizione di vicedirettore è progettata per rivelare le tue ambizioni, la tua motivazione. Rispondendo a questa domanda, il datore di lavoro può giudicare il significato del lavoro proposto per te, sia che tu lo veda come un'opportunità per utilizzare le tue migliori qualità e punti di forza, sia che lo consideri solo un trampolino di lancio e intendi cambiare la direzione della tua carriera nel futuro.

Cosa pensi che dovrebbe essere un capo?

L'intervista avviene...

Intervista di screening o intervista telefonica

Per evitare di essere colti alla sprovvista, assicurati di avere carta e penna, il tuo CV, un annuncio di lavoro o una descrizione del lavoro, una domanda di lavoro di esempio e un elenco di domande sull'organizzazione che potrebbe interessarti. , devi lavorare.

Se non sei pronto a parlare, scusati, adducendo l'impossibilità di continuare la comunicazione, e specifica quando sarebbe conveniente richiamare.

Colloquio con un'agenzia di collocamento

Se l'azienda ha delegato a un'agenzia di collocamento il compito di selezionare un vicedirettore, allora prima avrai un colloquio con il suo rappresentante.

creare o convertire un documento su un computer (per determinare il livello di competenza in un pacchetto software per ufficio - Word, Excel, ecc.);
verificare la correttezza dell'esecuzione della bozza d'ordine sottoposta al gestore per la firma, ad esempio, sulla creazione di una commissione, e, se necessario, modificarla (diagnosi della conoscenza delle basi del lavoro d'ufficio, in particolare delle regole per compilazione ed elaborazione della documentazione amministrativa);
trasferire le informazioni da un documento di testo di più pagine a una tabella (tali compiti consentono di giudicare la capacità del candidato di svolgere un lavoro di routine e ripetitivo senza comprometterne la qualità);
evidenziare i fatti più importanti nel testo di un articolo stampato dal sito web dell'azienda (testare le capacità di astrazione - la capacità di selezionare le tesi più significative da una serie di informazioni e fissarle per iscritto);
tradurre il testo o comporre una lettera commerciale in una lingua straniera, ad esempio una richiesta di dati per ottenere un visto per un dirigente (questo determinerà il grado di conoscenza della lingua straniera).

La capacità di eseguire più attività contemporaneamente, la capacità di navigare rapidamente nella situazione, le capacità di organizzare viaggi ed eventi di lavoro, la conoscenza delle basi dell'etichetta aziendale: di solito tutto questo si scopre nel corso del lavoro con vari casi. Quindi, ti potrebbe essere chiesto di descrivere in dettaglio le azioni che intraprenderai se non hai tempo per ottenere un visto presso un'ambasciata per un viaggio d'affari urgente di un manager entro la data richiesta; elaborare un piano dettagliato per organizzare l'accoglienza degli ospiti VIP dall'estero; recitare una "sgradevole conversazione" con un alto funzionario sulla cancellazione di un appuntamento; dimostrare un cortese rifiuto di mettere in contatto il gestore con un cliente in conflitto; offrire diverse soluzioni a una situazione in cui, a causa di un ingorgo, il manager è in ritardo per un importante incontro con i partner.

Colloquio con il responsabile del dipartimento risorse umane dell'azienda

In questo colloquio, dovresti chiedere in dettaglio le imminenti responsabilità lavorative, i meccanismi di motivazione dei dipendenti esistenti (bonus, preferenze - la possibilità di utilizzare un'auto aziendale; parcheggio, benzina, servizio auto per un'auto personale; giorni di riposo aggiuntivi dopo i viaggi di lavoro o durante l'assenza di un responsabile), ecc.

Naturalmente, in questa fase del colloquio, c'è anche un'alta probabilità che sarai attratto dalla partecipazione a piccoli giochi di ruolo, lavorando con esempi situazionali - casi, vari test e compiti che ti consentono di valutare il tuo personale professionale e individuale qualità. A volte gli intervistatori personali ricorrono a metodi di intervista non banali:

colloquio di gruppo- un colloquio al quale sono contemporaneamente invitati tutti i candidati ad una posizione vacante, e ciascuno di essi è invitato a porre ad un altro candidato una domanda su un argomento professionale. Questo viene fatto per identificare non solo il livello di preparazione speciale dei candidati, ma anche la loro capacità di rimanere con sicurezza in una situazione stressante, le qualità di leadership, il grado di conflitto, ecc. Gli psicologi professionisti sono spesso invitati a tali eventi. Sulla base della loro analisi, la direzione seleziona quei candidati che saranno chiamati a intervistare l'amministratore delegato dell'azienda.
colloquio di lavoro stressante- un ambiente di disagio appositamente simulato, che provoca al richiedente una reazione diretta e spontanea, che consente di rivelare i lati nascosti della sua personalità. Nella sua forma "pura", un'intervista del genere è usata molto raramente oggi, ma la posizione di un assistente manager è nella "zona a rischio": non è un segreto che la resistenza allo stress e la lealtà sono tra le qualità più importanti di un assistente personale. L'unica ricetta per superare con successo un colloquio stressante è un alto grado di compostezza, compostezza e prudenza. Se pensi che l'avversario sia andato oltre quanto consentito, puoi sempre rifiutarti di continuare la comunicazione. Infatti, oggi ci sono abbastanza aziende sul mercato che sono più tolleranti nei confronti dei potenziali dipendenti, in grado di rilevare il grado di vulnerabilità di una persona e il modo della sua reazione in situazioni difficili emotivamente intense senza utilizzare affermazioni errate su di lui.

Intervista al leader

"Naturalmente, un'elevata professionalità è una condizione necessaria per un candidato per la posizione di assistente personale, perché il manager semplicemente non ha il tempo di formare, organizzare e controllare un dipendente scarsamente formato", afferma Elena Vladimirovna Samginova, responsabile delle risorse umane e il dipartimento delle relazioni di lavoro di CJSC PK RUST. – Tuttavia, i requisiti relativi alle qualità personali di un assistente personale sono molto più severi. Ciò è dovuto non solo al punto fondamentale di compatibilità tra il leader e l'assistente, ma anche alla necessità di comunicare con un gran numero di persone che hanno uno status molto più elevato dell'assistente stesso, di partecipare alle trattative e di partecipare a vari eventi . A ciò si aggiungono orari di lavoro irregolari e stress costante, e diventa chiaro che per questa professione le caratteristiche psicologiche a volte sono più importanti delle capacità professionali. Il problema è che le qualità individuali di uno specialista in un colloquio sono molto difficili da testare, e anche l'uso di tecniche proiettive non sempre consente di vedere il "vero volto" del candidato, quindi il datore di lavoro deve "inventare" situazioni che contribuiscono alla più completa informativa del richiedente.

Il capo del dipartimento del personale accompagna il candidato alla carica di assistente personale presso l'ufficio del direttore generale, lo fa sedere al tavolo su cui giacciono i materiali di controllo: compiti di prova per valutare il livello di conoscenza del lavoro d'ufficio, per verificare l'alfabetizzazione del discorso scritto, la capacità di comporre una lettera standard (ad esempio una richiesta di dati per il rilascio di un visto al capo), un documento per la traduzione in lingua straniera, ecc. Il capo continua a occuparsi di carte, non prestando attenzione a chi è entrato. Questo va avanti per diversi minuti. Nessuno si è dimenticato dell'intervista, questa situazione è stata modellata in modo speciale (ritardo nell'inizio della conversazione - intervista stressante). Durante tutto questo tempo, il datore di lavoro osserva le azioni del candidato: si esaminerà l'ufficio di un potenziale capo con interesse e si aspetterà docilmente che prestino attenzione a lui; l'altro, per non perdere tempo, assumerà i compiti prima di lui; il terzo comincerà a mostrare aggressività. Quindi, anche prima dell'inizio del colloquio, il manager ha una certa impressione del richiedente. Avendo scoperto il modello di comportamento del candidato, il direttore si scusa per il ritardo e ... o procede a una conversazione sostanziale o saluta educatamente il richiedente con un pretesto plausibile.
Molte aziende moderne sono dotate di telecamere speciali che consentono il monitoraggio online di ciò che sta accadendo in varie parti dell'edificio degli uffici. L'ignaro candidato viene condotto in una sala d'attesa e gli viene chiesto di aspettare un po'. Dopo un po' la segretaria esce dalla reception, lasciando il ricorrente tutto solo, e un minuto dopo compare una persona rispettabile che inizia a fare storie, chiedendo di lasciarlo subito passare dal direttore. Il comportamento di un richiedente che si trova in una situazione simile senza alcun supporto, la sua capacità di "prendere il colpo da solo" e risolvere il conflitto senza perdere la pazienza, può servire come la migliore raccomandazione per il datore di lavoro.
Il leader accetta il candidato in modo molto amichevole, inizia una conversazione su argomenti astratti e, invece dei compiti previsti per il test attitudinale, gli chiede di piegare qualche semplice figura di carta secondo lo schema proposto. Si ritiene che un'attività così "frivola" come piegare gli origami possa dire molto sulla personalità del soggetto: sulla velocità e flessibilità del suo pensiero, sulla sua capacità di concentrazione, sulla precisione, sulla pazienza e, infine, sulla capacità di mettersi in gioco in qualsiasi "gioco", tratta ciò che sta accadendo con umorismo.
Per verificare l'affidabilità del richiedente, la sua capacità di gestire correttamente le informazioni riservate, possono porre una domanda sugli errori e gli errori dell'ex leader. Naturalmente, in una situazione del genere, non si dovrebbero diffondere voci o fornire informazioni riservate, è meglio "tenere la bocca chiusa".

Qualche parola sulle formalità

Ricorda, non c'è contenuto senza forma. Il richiedente è sempre valutato in modo completo: come appare, parla, si presenta. Pertanto, non dimenticare le regole elementari per superare l'intervista: puntualità, telefono spento, abiti da lavoro appropriati in colori classici, scarpe pulite, trucco moderato, uso sapiente di accessori e gioielli, manicure ordinata e discreta, luce profumo (neutro), energia, fiducia in se stessi, apertura e, naturalmente, un sorriso.

La segreteria è una sorta di centro di coordinamento di ogni organizzazione.

C'è un malinteso che qualsiasi persona competente sarà in grado di far fronte alle funzioni di un segretario.

Tuttavia, questo non è il caso e un candidato alla carica di segretario deve possedere una serie di qualità professionali per svolgere tutte le funzioni.

Le principali funzioni del segretario

I compiti del segretario del capo di qualsiasi organizzazione includono i seguenti compiti:

ricezione e invio della corrispondenza;
tenuta dei registri (creazione e accettazione di documenti, elaborazione dei materiali necessari per il lavoro dell'organizzazione e del leader personalmente, ecc.);
organizzazione di riunioni e trattative del capo, acquisizione di informazioni per il capo e invio delle sue deliberazioni ai dipendenti;
condurre i preparativi per riunioni e riunioni e organizzare la loro partecipazione;
creazione delle condizioni necessarie per il lavoro del capo nel suo ufficio;
contatti con visitatori e clienti dell'organizzazione di persona e per telefono;
inserendo le informazioni necessarie nella banca dati e stampando le informazioni necessarie al dirigente o ad altri dipendenti dalla stessa.

Sulla base di queste funzioni, il segretario deve sapere:

fondamenti del moderno lavoro d'ufficio e dell'archiviazione;
fondamenti di diritto del lavoro e diritto amministrativo;
regole di comunicazione aziendale e redazione di documenti aziendali;
regole per organizzare il lavoro del capo.

Caratteristiche personali

Organizzazione, buona volontà, resistenza allo stress: queste sono le caratteristiche principali che un segretario deve possedere a colpo sicuro.

Ogni visitatore dell'azienda incontra il segretario e tutti i suoi dipendenti sono in contatto in relazione alle loro funzioni ufficiali. Il segretario deve comunicare con tutti con calma e con un sorriso costante, nonostante il suo umore e il proprio benessere.

Il segretario deve possedere capacità e capacità organizzative, capacità di auto-organizzazione.

La capacità di riorganizzarsi rapidamente in situazioni non standard, mostrare iniziativa nell'organizzazione del lavoro dell'azienda e agire in alcuni casi senza istruzioni speciali è particolarmente apprezzata dai dirigenti.

Stiamo esaminando il curriculum del segretario

Le domande di colloquio per una segretaria sono molto importanti, ma tutto inizia con una revisione del curriculum del candidato.

Lo scopo principale di qualsiasi curriculum è presentare le capacità professionali e le qualità personali richieste per una determinata posizione.

Un curriculum ben scritto è un'autopromozione progettata per interessare il datore di lavoro..

Devi organizzarlo in modo tale che ti piacerebbe incontrarti e parlare con te.

La compilazione di un curriculum si basa su un datore di lavoro specifico. Non è possibile utilizzare lo stesso testo universale di un curriculum per la posizione di segretario da applicare a tutte le organizzazioni contemporaneamente.

Prima di scrivere un curriculum, studia i requisiti di un particolare posto vacante e scrivi il testo, concentrandoti in modo specifico su di essi. Se ci sono richieste speciali nell'annuncio, non dimenticare di contrassegnare la tua conformità ad esse.

Istruzione, esperienza e capacità lavorative sono le posizioni principali a cui si presta attenzione nella selezione dei candidati alla segreteria, quindi devono essere presentate nella luce più favorevole. È necessario indicare che il candidato alla carica di segretario è puntuale, diligente, socievole, resistente allo stress.

Uno dei requisiti del curriculum è quello di fornire una foto. Non è necessario che ci metta una foto in cui ti rilassi al mare, ti diverti in un locale o annusi i fiori in campagna. Il tuo compito è dimostrare che sei un uomo d'affari, quindi immagina una foto in un ambiente aziendale che mostri chiaramente un volto e un aspetto intelligente.

La scrittura del curriculum è un problema speciale.. Il desiderio di dipingere un pezzo di carta con tutti i colori dell'arcobaleno e monogrammi di vari caratteri stravaganti porta al fatto che un potenziale leader non legge nemmeno il testo. Un curriculum è un documento e deve essere disegnato con un unico carattere rigoroso dello stesso colore, che evidenzi di più punti importanti Italico grassetto. Ogni blocco dovrebbe essere strutturato in modo chiaro e separato dagli altri da un sottotitolo.

Rileggi il testo più volte e verifica la presenza di errori. In ogni caso non dovrebbero essere nel curriculum, poiché il segretario deve essere alfabetizzato. Nel processo di lavoro, dovrà correggere gli errori dei dipendenti e persino del manager, ma come farà se non può costruire con competenza il proprio documento.

Preparazione per un colloquio

Ogni organizzazione specifica ha le sue specifiche di lavoro, quindi prima della conversazione è necessario scoprire il più possibile su di essa e sull'area in cui opera.

In ogni caso, comportati con dignità, non scoppiare in un grido. Anche un fallimento in un'intervista non è la fine della vita e non un disastro, ma un certo esperienza di vita. Se tieni questo a mente, la pace e la fiducia sono garantite per te.

Come puoi vedere, non è così difficile superare un colloquio per la posizione di segretario, l'importante è seguire alcune regole.

Nel nostro precedente articolo, abbiamo già parlato delle competenze e dei requisiti di base per i candidati al posto vacante di un vicedirettore e abbiamo fornito consigli sulle regole di comportamento durante un colloquio.

Poiché un vicedirettore opportunamente selezionato è il volto di un reclutatore agli occhi di un manager, la selezione per questa posizione viene effettuata con particolare attenzione.

Quando ci si prepara per un colloquio, oltre alle informazioni sull'azienda, vale la pena prepararsi per domande difficili. Certo, l'ingegnosità dei recruiter non ha limiti, ma abbiamo selezionato per te le 5 domande più difficili del colloquio:

Domanda complicata numero 1. Cosa ti piace di più non mi piace come vicedirettore?

Come rispondere: Devi convincere il reclutatore che ti piace il processo di lavoro come assistente manager. Ad esempio, alcuni rispondono che l'unica cosa che non gli piace è se c'è poco lavoro o poche attività.

Domanda complicata numero 2. Come fai a sapere che hai svolto il tuo lavoro con successo?

Come rispondere: Il tuo compito principale non è elencare che svolgi tutte le funzioni a te assegnate, ma mostrare che sei responsabile del tuo lavoro, il che significa che ne analizzi e ne migliori costantemente i risultati.

Domanda complicata numero 3. In serata il direttore le ha chiesto di stampare documenti importanti per l'incontro di domani con i clienti. Rimandi la stampa fino al mattino perché avevi compiti più urgenti. Stamattina c'è stata un'interruzione di corrente in ufficio. Incontro con i clienti tra un'ora. Quali sono le tue azioni?

Come rispondere: Assumersi la responsabilità delle proprie azioni e dei propri errori, non perdere la pazienza anche nelle situazioni più difficili e cercare l'ultima opportunità per risolvere il problema: queste sono le qualità che un manager si aspetta da te. Ecco una buona risposta a questa domanda: “Non piangerò e non mi farò prendere dal panico. Se i documenti sono su un'unità flash o la batteria del laptop non si è ancora esaurita, cercherò di trovare l'ufficio vicino più vicino dove c'è luce e chiederò di stamparlo. Se ciò non è possibile, dirò onestamente tutto al manager e offrirò diverse opzioni per risolvere il problema, ad esempio riprogrammare un incontro con i clienti .... "

Domanda complicata numero 4. Ti è stato assegnato un compito importante. Pensi che sia meglio farlo nel modo "A". Il tuo regista ti dice di agire nel modo "B". Sei convinto che il metodo "A" sia migliore per il bene della causa. Le tue azioni?

Come rispondere: Nel lavoro di un vicedirettore, è difficile sopravvalutare la controllabilità del candidato, la sua volontà di obbedire. Ma la cosa più gloriosa è dimostrare che sai come e sai stabilire correttamente le priorità e trovare un equilibrio tra la volontà di seguire gli ordini e il tuo punto di vista, l'iniziativa personale nel lavoro e la capacità di convincere. Di norma, i candidati esperti rispondono che prima cercano di offrire al manager la propria linea di condotta. Fornire le proprie argomentazioni. Se le argomentazioni non hanno effetto, obbediranno all'ordine, specificando allo stesso tempo in anticipo come agiranno in caso di conseguenze negative della decisione del leader.

Domanda complicata numero 5. Un cliente insoddisfatto sta cercando di contattare il manager. Urla e ti minaccia se non lo lasciano passare. Il capo ha chiesto di non far entrare questo visitatore in nessun caso. Le tue azioni?

Come rispondere: Una situazione di conflitto è sempre una buona occasione per mostrare la tua buona volontà, resistenza allo stress, capacità di comunicazione e soluzione costruttiva problemi dentro situazione di conflitto. Quando rispondi a queste domande, sentiti libero di fornire esempi tratti dalla tua pratica, questo metterà in risalto la tua esperienza. Assicurati di indicare che il cliente arrabbiato non ha bisogno di discutere, ma devi calmarlo e convincerlo a riprogrammare la riunione in un altro momento conveniente. Sorriso, calma e autocontrollo sono le tue armi principali.

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