Jos apulaisjohtajan virkaan hakijan hyvin kirjoitettu ansioluettelo kiinnosti yritystä, alkaa hakijalle toinen vaikea työsuhteen vaihe. Loppujen lopuksi apulaisjohtajan asema on yksi avaintekijöistä, joten yrityksen johtajan "toimitsijamiehen" rooliin hakijan on yleensä kestettävä useita testejä.

Haastattelu on olennainen osa työllistymistä. Juuri päällä tämä vaihe sinä ja työnantaja tapaatte kasvotusten. On tärkeää ymmärtää, että se tarjoaa paitsi mahdollisuuden esitellä itsesi, myös loistavan mahdollisuuden tutustua tulevan työn vaatimuksiin ja ominaisuuksiin.

Haastatteluvaiheiden määrä voi vaihdella, mutta haastatteletpa henkilöstötoimistoa, yrityksen henkilöstöpäällikköä tai toimitusjohtajaa, sinun on aina oltava valmis. Ja jotta välihaastattelu ei jää viimeiseksi, sinun on valmistauduttava vakavasti - psykologisesti ja taktisesti.

Ensinnäkin, yritä saada mahdollisimman paljon tietoa yrityksestä, jolle haet työtä - tutustu verkkosivustoon, tutustu julkaisuihin lehdistössä ja Internetissä. Valmistele joukko asiakirjoja etukäteen - työkirja tai kopio siitä, tutkintotodistukset, todistukset, suositukset, 2-3 kopiota ansioluettelostasi. Tee luettelo kysymyksistä, joita työnantajalla voi olla sinulle, valmistele niihin likimääräiset vastaukset ja kirjoita kysymyksesi myös yrityksen edustajalle.

Uratietosanakirjan sivuilla on toistuvasti keskusteltu HR:n ja työnantajien suosikkikysymyksistä. Useimmin kysyttyjen joukossa ovat seuraavat.

Voisitko kertoa hieman itsestäsi?

Ansioluettelon sisältämiä tietoja ei pidä kertoa uudelleen – työnantaja lukee ne ennen haastatteluun kutsumista. Ole ytimekäs, älä mene tarpeettomiin yksityiskohtiin, koska henkilökohtaisen avustajan päätehtävä on säästää johtajan pääresurssia - aikaa.

Miksi valitsit juuri tämän ammatin?

Sinulta odotetaan selkeää ymmärrystä tämän ammatin olemuksesta ja monimutkaisuudesta, joka eroaa vakavasti sihteerin / toimistopäällikön / referentin erikoisaloja; sisäinen valmius pysyä aina johtajan "varjossa", kunnioittaa ja edistää hänen asemaansa ja päätöksiään.

Mitkä ovat vahvuutesi/heikkoutesi?

Korosta ensin niitä ominaisuuksia, jotka ovat tärkeitä henkilökohtaiselle avustajalle. Puutteidesi tulisi näyttää loogiselta jatkolta omille vahvuuksillesi. Ja älä unohda mainita, että työskentelet jatkuvasti itsesi kanssa: "Joskus ihmiset ympärilläni pitävät päättäväisyyttäni impulsiivisuudesta, mutta yritän tarkkailla tapaani ilmaista ajatuksia."

Miksi palkkaisimme sinut?

Korkean ammattitaidon ilmoittamisen lisäksi ei olisi tarpeetonta osoittaa, että olet tietoinen yrityksestä/toimialasta.

Mitkä ovat aiemman työpaikan jättämisen syyt?

Älä missään tapauksessa puhu epäkunnioittavasti entisestä tiimistä ja johtajasta - kukaan ei tarvitse ristiriitaisia ​​työntekijöitä, jotka eivät osaa olla kriittisiä itseään kohtaan. On parempi keskittyä sinua houkuttelevan uuden yrityksen etuihin kuin vanhan puutteisiin.

Millaisena kuvittelet urasi muutaman vuoden kuluttua?

Muiden ammattien edustajille uran kasvun vertikaali on varsin ilmeinen, vaikkapa oikeudellisesta neuvonantajasta oikeudellisen palvelun johtajaan. Samanlainen kysymys, joka on osoitettu sinulle apulaisjohtajaehdokkaana, on suunniteltu paljastamaan tavoitteesi, motivaatiosi. Tähän kysymykseen annetun vastauksen perusteella työnantaja voi arvioida ehdotetun työn merkityksen sinulle - näetkö sen mahdollisuutena soveltaa parhaat ominaisuudet ja vahvuuksia, tai pidä sitä vain ponnahduslautana ja aiot muuttaa urasi suuntaa tulevaisuudessa.

Millainen pomon pitäisi mielestäsi olla?

Itse asiassa he haluavat selvittää sinulta rakentavuuden tason, oletko altis konflikteille johtajan kanssa. Ihanteellinen vastaus olisi neutraali: "Pätevä, vahva johtaja, jolla on paljon opittavaa."

Sinulla puolestaan ​​on oikeus kysyä työaikataulusta, työmatkojen mahdollisuudesta ja tiheydestä, yrityksen sihteeristön rakenteesta, syistä, miksi apulaisjohtajan paikka jäi avoimeksi (ellei tämä tietysti ole uusi henkilöstöpaikka) - sanalla sanoen, ota selvää kaikista sinulle tärkeästä tulevasta työsuhteesta. Ajattelevat ja syvälliset kysymykset korostavat kiinnostustasi paikkaa kohtaan, auttavat luomaan kuvan vakavasta ehdokkaasta, ammattitaitoisesta työntekijästä.

Haastattelu tapahtuu...

Seulontahaastattelu tai puhelinhaastattelu

Kun ilmoitetusta avoimesta työpaikasta on kova kilpailu, kokeneet henkilöstöjohtajat turvautuvat ns. seulontahaastatteluun. Se suoritetaan etänä, eli ilman visuaalista yhteyttä hakijaan, Internetin (sähköpostin) tai puhelimen välityksellä. Tämän tyyppisen testin avulla rekrytoija voi optimoida sopivan ehdokkaan etsintäprosessin, ja puhelinhaastattelu antaa hänelle muun muassa mahdollisuuden testata kykyäsi käydä puhelinkeskusteluja - yksi henkilökohtaisen avustajan tärkeimmistä taidoista.

Jotta et jää epäselväksi, sinun tulee varmistaa, että sinulla on aina kynä ja paperi, ansioluettelosi, työpaikkailmoitus tai työnkuvaus, mallityöhakemus ja luettelo kysymyksistä, jotka haluat kysyä organisaatiosta, jossa saatat työskennellä.

Jos et ole valmis puhumaan, pyydä anteeksi kyvyttömyyteen jatkaa kommunikaatiota ja täsmennä, milloin olisi sopivaa soittaa takaisin.

Puhu puhelinhaastattelussa selkeästi, täsmällisesti, vältä yksitavuisia vastauksia, mutta älä antaudu pitkiin keskusteluihin. Mikäli työpaikka edellyttää vieraan kielen taitoa, varaudu vaihtamaan venäjän kielen ulkomaille haastattelun aikana. Tee muistiinpanoja – niistä voi olla sinulle hyötyä haastattelun seuraavassa vaiheessa.

Haastattelu rekrytointitoimiston kanssa

Jos yritys on delegoinut rekrytointitoimistolle tehtävän valita apulaisjohtaja, sinun on ensin haastateltava hänen edustajansa.

Ensimmäisessä haastattelussa rekrytoijan on tärkeää todeta, että täytät tai et täytä avoimen työpaikan vaatimuksia. Ammatillisten taitojen ja tietojen saatavuuden ja tason tarkistamiseksi hän pääsääntöisesti tutustuu ensin pätevyyttäsi vahvistaviin asiakirjoihin - tutkintotodistukset, todistukset ja suositukset edellisestä työpaikasta, ja tarjoutuu sitten suorittamaan useita vakiotehtäviä :

• luoda tai muuntaa asiakirja tietokoneella (toimistoohjelmistopaketin - Word, Excel jne. -taitotason määrittämiseksi);
• tarkistaa esimiehelle allekirjoitettavaksi toimitetun tilausluonnoksen toteuttamisen oikeellisuus esimerkiksi toimeksiannon muodostamisesta ja tarvittaessa muokata sitä (toimistotyön perusteiden tietämyksen diagnostiikka, erityisesti hallinnollisten asiakirjojen kokoaminen ja myöntäminen);
• siirtää tietoa monisivuisesta tekstiasiakirjasta taulukkoon (tällaisten tehtävien avulla voidaan arvioida hakijan kykyä suorittaa rutiininomaista, toistuvaa työtä ilman, että sen laatu kärsii);
• korosta yrityksen verkkosivuilta painetun artikkelin tekstistä tärkeimmät tosiasiat (abstrahointitaitojen tarkistaminen - kyky valita tietojoukosta tärkeimmät opinnäytetyöt ja korjata ne kirjallisesti);
• kääntää tekstiä tai laatia liikekirje vieraalla kielellä, esimerkiksi tietopyyntö johtajan viisumin saamiseksi (tämä määrää vieraan kielen taidon asteen).

Kyky suorittaa useita tehtäviä kerralla, kyky navigoida nopeasti tilanteessa, taidot järjestää liikematkoja ja tapahtumia, tuntemus liikeetiketin perusteista - yleensä kaikki tämä selviää työskennellessään eri tapausten kanssa. Sinua saatetaan esimerkiksi pyytää kuvailemaan yksityiskohtaisesti toimia, joihin ryhdyt, jos et tapaa tarvittava aika hanki viisumi jostain suurlähetystöstä päämiehen kiireelliseen työmatkaan; laatia yksityiskohtainen suunnitelma ulkomailta tulevien VIP-vieraiden vastaanoton järjestämisestä; näyttele "epämiellyttävä keskustelu" korkea-arvoisen virkamiehen kanssa tapaamisen peruuttamisesta; osoittaa kohteliasta kieltäytymistä yhdistämästä johtajaa ristiriitaisen asiakkaan kanssa; tarjota useita ratkaisuja tilanteeseen, jossa johtaja myöhästyy liikenneruuhkan vuoksi tärkeästä tapaamisesta kumppaneiden kanssa.

Sanalla sanoen, kun menet haastatteluun rekrytointitoimistoon, valmistaudu vakavaan soveltuvuuskokeeseen. Suunnittele vain yksi tapaaminen päivässä tai varmista, että sinulla on tarpeeksi aikaa haastatteluun ja matkaan seuraavaan tapaamiseen, muuten hermostut ja pilat vaikutelman itsestäsi.

Haastattelu yrityksen henkilöstöosaston johtajan kanssa

Toisin kuin palveluntarjoajan edustajalla, erittäin ammattitaitoisen henkilökohtaisen avustajan hankkimisesta kiinnostuneen yrityksen henkilöstöosaston johtajalle on ensimmäinen kysymys yrityksen standardien noudattamisesta, johtamistyylistä ja viestinnästä.

Tässä haastattelussa sinun tulee kysyä yksityiskohtaisesti tulevasta virallisia tehtäviä, olemassa olevista työntekijöiden motivointimekanismeista (bonukset, edut - mahdollisuus käyttää työsuhdeautoa; parkkipaikka, bensiini, autohuolto henkilökohtaiseen autoon; lisävapaat työmatkojen jälkeen tai esimiehen poissaolon aikana) jne.

Luonnollisesti tässä haastatteluvaiheessa on myös suuri todennäköisyys, että houkuttelet osallistumaan pieniin roolipelaaminen, työskennellä tilanneesimerkkien kanssa - tapaukset, erilaisia ​​testejä ja tehtäviä, joiden avulla voit arvioida ammatillisia ja yksilöllisiä ominaisuuksiasi. Joskus henkilökohtaiset haastattelijat turvautuvat ei-triviaalisiin haastattelumenetelmiin:

• ryhmähaastattelu- haastattelu, johon kutsutaan samanaikaisesti kaikki avoimeen virkaan hakijat ja jokaista heistä pyydetään esittämään toiselle hakijalle kysymys ammatillisesta aiheesta. Tällä pyritään tunnistamaan paitsi hakijoiden erityisvalmiuden taso, myös heidän kykynsä pysyä luottavaisesti sisällä stressaava tilanne, johtajuusominaisuudet, konfliktin aste jne. Usein tällaisiin tapahtumiin kutsutaan ammattipsykologeja. Analyysinsa perusteella johto valitsee ne ehdokkaat, joita pyydetään haastattelemaan yhtiön toimitusjohtajaa.
• stressaava työhaastattelu- erityisesti simuloitu epämukavuusympäristö, joka saa hakijan suoraan, spontaaniin reaktioon, mikä mahdollistaa hänen persoonallisuutensa piilotettujen puolten paljastamisen. "Puhdassa" muodossaan tällaista haastattelua käytetään nykyään hyvin harvoin, mutta apulaisjohtajan asema on "riskivyöhykkeellä" - ei ole mikään salaisuus, että stressinkestävyys ja uskollisuus ovat henkilökohtaisen avustajan tärkeimpiä ominaisuuksia. Ainoa resepti onnistuneesti selviytyä stressaavasta haastattelusta on korkeatasoinen maltti, maltti ja varovaisuus. Jos uskot, että vastustaja on ylittänyt sen, mikä on sallittua, voit aina kieltäytyä jatkamasta kommunikaatiota. Nykyään markkinoilla on todellakin tarpeeksi yrityksiä, jotka ovat suvaitsevaisempia potentiaalisia työntekijöitä kohtaan ja pystyvät havaitsemaan henkilön haavoittuvuuden asteen ja hänen reaktiotapansa vaikeissa emotionaalisesti intensiivisissä tilanteissa käyttämättä häntä koskevia vääriä lausuntoja.

HR-virkailijat väittävät, että heidät pakottaa käyttämään epätyypillisiä menetelmiä ja tekniikoita tarve paljastaa "ammattimaisia" hakijoita, jotka saavat helposti työpaikan noudattamalla suosituksia eritasoisten haastattelujen läpäisemisestä. Viime aikoina on yleistynyt "suppiloteknologia", jossa haastattelija siirtyy vähitellen yleisistä kysymyksistä tarkempiin, selventäviin. Tällaisiin kapeaan keskittyneisiin kysymyksiin vastaaminen, yksityiskohtien ja lukuisten esimerkkien kanssa työskentely voi osoittaa vastustajallesi erittäin selvästi pätevyyden.

Jos täytät vaatimukset, jotkut organisaatiot voivat tarjota sinulle lyhyen harjoittelun, kuten viikon työharjoittelun yrityksessä - ilman ilmoittautumista, mutta taatulla palkalla. Todellinen työ auttaa molempia osapuolia pääsemään eroon monista illuusioista. Totta, nykyinen lainsäädäntö määrää palkkaamisen koeajalla, joten tätä palkkausmenetelmää ei voida kutsua moitteettomaksi.

Haastattelu johtajan kanssa

Tämä on niin sanotusti ratkaisevin vaihe, "yleinen" sovitus. Henkilökohtaisen avustajan etsintä, toisin kuin muut asiantuntijat, johtaja ei voi täysin uskoa henkilöstöpalveluun. Koska hän joutuu kommunikoimaan avustajansa kanssa hyvin usein, hänen on tärkeää ymmärtää, onko ehdokas psykologisesti sopiva hänelle, onko mahdollista vuorovaikutuksessa hänen kanssaan tehokkaasti.

"Tietenkin korkea ammattitaito on välttämätön edellytys henkilökohtaisen avustajan paikkaa hakijalle, koska johtajalla ei yksinkertaisesti ole aikaa kouluttaa, organisoida ja valvoa huonosti koulutettua työntekijää", sanoo HR-päällikkö Elena Vladimirovna Samginova. ja CJSC PK RUSTin työsuhdeosasto. Mutta silti koskevat vaatimukset henkilökohtaiset ominaisuudet henkilökohtainen avustaja, paljon tiukempi. Tämä ei johdu pelkästään johtajan ja avustajan pohjimmiltaan tärkeästä yhteensopivuuskohdasta, vaan myös tarpeesta kommunikoida suuren määrän ihmisiä, jotka ovat paljon korkeammalla asemassa kuin itse avustaja, osallistua neuvotteluihin ja osallistua erilaisiin tapahtumiin. . Kun tähän lisätään epäsäännölliset työajat ja jatkuva stressi, käy selväksi, että tässä ammatissa psykologiset ominaisuudet ovat joskus tärkeämpiä kuin ammatilliset taidot. Ongelmana on, että asiantuntijan yksilöllisiä ominaisuuksia haastattelussa on erittäin vaikea testata, ja edes projektiivisten tekniikoiden käyttö ei aina anna sinun nähdä ehdokkaan "todellisia kasvoja", joten työnantajan on "keksittävä" tilanteet, jotka edistävät hakijan mahdollisimman täydellistä paljastamista.

Siksi haastatteluun mennessäsi sinun on varauduttava mahdollisiin yllätyksiin - sinut voidaan kutsua ravintolaan, suunnittelukokoukseen, esittelyyn tai teollisuusnäyttelyyn, jossa sinua pyydetään osallistumaan liikelounaalle , laatia kokouksen pöytäkirjan tai toimia tulkina. Tapaaminen toimistolla ei kuitenkaan voi olla ilman yllätyksiä. Tässä muutamia esimerkkejä.

• Henkilöstöosaston päällikkö saattaa henkilökohtaisen avustajan virkaan hakijan pääjohtajan toimistoon, istuttaa hänet pöydän ääreen, jolla valvontamateriaalit ovat: testitehtävät arvioida toimistotyön tietämystä, testata luku-ja kirjoitustaito kirjoittaminen, kyky kirjoittaa vakiokirje (esimerkiksi tietopyyntö viisumin saamiseksi päähän), asiakirja käännettäväksi vieraalle kielelle jne. Päämies käsittelee edelleen papereita kiinnittämättä huomiota niihin, jotka astui sisään. Tätä jatkuu useita minuutteja. Kukaan ei unohtanut haastattelua, tämä tilanne oli erityisesti mallinnettu (keskustelun aloituksen viivästyminen - stressaavan haastattelun ottaminen). Koko tämän ajan työnantaja tarkkailee ehdokkaan toimia - tutkitaan kiinnostuneena mahdollisen pomon toimistoa ja odotetaan nöyrästi, kunnes he kiinnittävät häneen huomiota; toinen, jotta hän ei menetä aikaa, ryhtyy tehtäviin ennen häntä; kolmas alkaa osoittaa aggressiota. Joten jo ennen haastattelun alkua johtajalla on tietty käsitys hakijasta. Saatuaan selville ehdokkaan käyttäytymismallin johtaja pyytää anteeksi viivästystä ja ... joko jatkaa asialliseen keskusteluun tai hyvästelee kohteliaasti hakijaa uskottavalla tekosyyllä.
• Monet nykyaikaiset yritykset on varustettu erikoiskameroilla, jotka mahdollistavat online-seurannan toimistorakennuksen eri osissa tapahtuvaa. Aavistamaton ehdokas näytetään odotushuoneeseen ja häntä pyydetään odottamaan hetki. Hetken kuluttua sihteeri tulee ulos vastaanotosta jättäen hakijan täysin rauhaan, ja minuutin kuluttua ilmestyy kunniallinen henkilö, joka alkaa riidellä vaatien päästämään hänet välittömästi johtajan luo. Hakijan käyttäytyminen, joka joutuu samanlaiseen tilanteeseen ilman tukea, hänen kykynsä "ottaa isku itse" ja ratkaista konflikti menettämättä itsehillintää, voi palvella paras suositus työnantajan puolesta.
• Johtaja ottaa ehdokkaan erittäin ystävällisesti vastaan, aloittaa keskustelun abstrakteista aiheista ja odotetun sijaan testikohteet ammatillisen soveltuvuuden vuoksi hän pyytää häntä taittamaan ehdotetun järjestelmän mukaisesti paperista yksinkertaisen hahmon. Uskotaan, että tällainen "kevytmielinen" toiminta, kuten taitto origami, voi kertoa paljon kohteen persoonallisuudesta: hänen ajattelunsa nopeudesta ja joustavuudesta, keskittymiskyvystä, tarkkuudesta, kärsivällisyydestä ja lopulta kyvystä osallistua mitä tahansa "peliä", kohtele tapahtuvaa huumorin tunteella.
• Tarkistaakseen hakijan luotettavuuden, hänen kykynsä käsitellä luottamuksellisia tietoja oikein, he voivat esittää kysymyksen entisen johtajan virheistä ja virheistä. Luonnollisesti tällaisessa tilanteessa ei pidä levittää huhuja tai luovuttaa turvaluokiteltuja tietoja, on parempi "pitää suusi kiinni".

Jos sopisit yritykseen kaikilta osin vieraan kielen taitotasoa lukuun ottamatta, älä epäröi ilmoittaa haastattelussa, että olet valmis kehittämään englannin taitosi vapaa-ajalla. On mahdollista, että työllistämispäätös tehdään sinun eduksesi ja sinut lähetetään kielikursseille yrityksen kustannuksella.

Muutama sana muodollisuuksista

Muista, että ei ole sisältöä ilman muotoa. Hakija arvioidaan aina kokonaisvaltaisesti: miltä hän näyttää, puhuu, esittelee itsensä. Siksi älä unohda haastattelun läpäisyn perussääntöjä: täsmällisyys, matkapuhelimen sammuttaminen, tilaisuuteen sopiva vaatetus bisnestyyli klassiset värit, puhtaat kengät, kohtalainen meikki, taitava asusteiden ja korujen käyttö, siisti ja huomaamaton manikyyri, kevyt (neutraali) hajuvesi, energiaa, itseluottamusta, avoimuutta ja tietysti hymy.

Valmistauduttaessa keskusteluun yrityksen ensimmäisen henkilön kanssa on otettava huomioon, mihin asemaan ehdokas on tarkoitettu. Toimitusjohtajan ollessa rekrytoidun asiantuntijan välitön esimies, haastattelussa kosketetaan ammatillisia aiheita, ja ylimmän johdon on tärkeää ymmärtää, miten henkilö "sopiu" tiimiin, ovatko hänen arvonsa yhteneväiset arvojen kanssa. yhtiöstä. Jos kokous on määrä hyväksyä tulevan välittömän esimiehesi esittelemän hakijan virkaan, niin se on melko muodollinen, vaikka joka tapauksessa toimitusjohtaja on kiinnostunut työntekijän rooliin hakevan henkilön henkilökohtaisista ominaisuuksista. hänen yrityksensä.

Haastattelu sen yrityksen toimitusjohtajan kanssa, jossa hakija saa työpaikan, on pääsääntöisesti viimeinen vaihe rekrytointiprosessissa. Kaikille hakijoille ei kuitenkaan määrätä tapaamista yrityksen johtajan kanssa. Huipputason haastatteluun kannattaa valmistautua useissa tapauksissa:

1. Hakija hakee johtajan virkaa.
2. Osasto, jossa asiantuntija työskentelee, on yritykselle avainasemassa (esim. kun myynti on niin tärkeä asia, haastattelu yrityksen ensimmäisen henkilön kanssa on pakollinen vaihe myyntipäälliköille).
3. Asiantuntija saa tavallisen aseman, mutta pienessä yrityksessä.
4. Henkilökohtaisen avustajan tehtäviin harkitaan hakijoita.

Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä ensimmäisen henkilön haastattelu voidaan määrätä myös tilanteessa, jossa työpaikka on avoinna täysin tavalliseen tehtävään.

Ensimmäisessä ja viimeisessä tapauksessa, kun toimitusjohtaja on rekrytoidun asiantuntijan välitön esimies, haastattelussa käsitellään ammatillisia aiheita: hakijan tulevaisuuden vastuualueita, hänen kokemustaan, avoimen viran asettamia tavoitteita ja tavoitteita. Lisäksi huippujohtajan on tärkeää ymmärtää, kuinka henkilö "sopiu" tiimiin, ovatko hänen arvonsa yhtenevät yrityksen arvojen kanssa, kuinka läheinen sen yrityskulttuuri on.

”Oli sellainen tapaus: melko suuren yrityksen toimitusjohtaja haastattelussa tulevan suoran alaisensa kanssa keskustelun lopussa varoitti ehdokasta rehellisesti, että hän oli joskus ankara, ja kysyi, tuleeko tästä esteestä. yhteistä työtään jatkossa, kertoo yhtiön toimitusjohtaja MarksMan Inna Sumatohina. – Ja joskus käy myös niin, että hakijan ehdokas hylätään, koska johtaja yksinkertaisesti pelkää kilpailua. Tämä tapahtuu, kun hän etsii sijaista ja tapaa hyvin vahva mies Häntä parempi tavalla tai toisella. Kerran käytännössämme varatoimitusjohtajaehdokas kysyttäessä, mitä hän odottaa työskentelyltä yrityksessämme, vastasi hakevansa ensisijaisesti kasvua. Kasvu tässä tilanteessa voisi olla vain pääjohtajan itsensä asema... Luonnollisesti häntä ei hyväksytty.

Jos toimitusjohtajan kanssa järjestetään tapaaminen hänen tulevan välittömän esimiehensä edustaman henkilön aseman hyväksymiseksi, se on enemmän muodollisuus. "Käytännössämme oli haastatteluja, jotka kestivät viisi minuuttia", kertoo henkilökohtainen kokemus Inna Sumatohina. - Se tapahtuu pääsääntöisesti keskustelun muodossa ja on epävirallista, ammatillisia aiheita ei juurikaan käsitellä. Kerran kaksi ulkomaalaista, toimitusjohtaja ja ehdokas tapasivat haastattelussa, keskustelu alkoi illalla Moskovasta, ja sitten seurasi 40 minuutin keskustelu kahden ulkomaalaisen välillä vieraassa maassa, ja sen seurauksena haastattelua supistettiin. keskusteluun Moskovan klubeista ja ravintoloista.

Toimitusjohtajan esittämät kysymykset ovat usein tapausluonteisia, käytännön tehtäviä.

Samanaikaisesti pienissä ja keskisuurissa yrityksissä ensimmäisen henkilön haastattelu voidaan nimittää myös tilanteessa, jossa paikka on avoinna täysin tavalliseen tehtävään. Pääsääntöisesti tämä johtuu siitä, että omistaja (eli toimitusjohtaja) on liiketoiminnan erityispiirteiden vuoksi vastuussa kaikista nykyisistä organisaatioprosesseista. Siksi henkilöstöä rekrytoiessaan hän on valmis keskustelemaan henkilökohtaisesti jokaisen potentiaalisen työntekijän kanssa.

Johtajan haastattelussa yleensä selviää, pystyykö ehdokas nauttimaan organisaation johtajan luottamuksesta, onko heidän kommunikointi helppoa ja mukavaa, juurtuuko tulokas yritykseen. Toimitusjohtaja kuuntelee pääasiassa intuitioonsa - tiedon, kokemuksen, ammattitaidon, ennakoinnin kokonaisuutta. Loppujen lopuksi joskus hakijan kokemus on sopiva, ulkonäkö ja tulokset ovat hämmästyttäviä, ja koulutus on arvostettua, ja intuitio kertoo meille: "Hän ei sovi meille, hänen kanssaan on vaikeaa."

Ilmeisesti toimitusjohtajan tapaamiseen valmistautumisen tulee olla vakavaa ja perusteellista, sillä se, miten suoriudut huippujohtajan haastattelussa, riippuu viime kädessä työtarjouksen saamisesta. Kiinnitä valmisteluvaiheessa huomiota seuraaviin suosituksiin, joiden tarkoituksena on kallistaa vaaka sinulle.

• Kerää tietoa yrityksestä ja markkinatilanteesta, analysoi sitä.

Yritä tehdä muotokuva henkilöstä, jota aiot haastatella: lue hänen artikkelejaan ja haastattelujaan lehdistössä, etsi materiaalia, joka kattaa hänen johtamansa yrityksen yrityskulttuurin, keskustele foorumeilla sen työntekijöiden, mahdollisesti tulevien kollegojesi kanssa.

Useimmat työnantajat ovat sitä mieltä, että mitä enemmän henkilö kysyy, sitä motivoituneempi hän on.

”Kerran ehdokas haastatteli ranskalaista toimitusjohtajaa Englannin kieli, ja lopetti keskustelun ranskaksi ”, Inna Sumatokina muistelee. – Johtaja oli iloisesti yllättynyt ja puolestaan ​​ilahdutti keskustelukumppania työtarjouksella. Ulkomaalaiset arvostavat todella kunnioittavaa asennetta maataan ja yrityksensä yrityskulttuuria kohtaan.”

Konsultti THI-valinta Anna Oblova toteaa, että "taitojasi arvostetaan, älä epäröi, mutta sinun ei pidä mennä liian pitkälle. Joten jotkut ehdokkaat, jotka ovat oppineet etukäteen ohjaajan harrastuksen, ovat valmiita liittämään ansioluetteloon esimerkiksi laskuvarjohyppääjän todistuksen, jos ylin johtaja on intohimoinen laskuvarjohypyn ystävä. Samalla älä pelkää kommentoida johdon toimia. Objektiivinen kritiikki on tervetullutta."

Ole valmis siihen, että sinua pyydetään kuvailemaan, mihin toimiin ryhtyisit ratkaistaksesi tietyn ongelman. Toimitusjohtajan esittämät kysymykset ovat usein tapausluonteisia, käytännön tehtäviä. Älä pidä tällaisia ​​tehtäviä ammatillisen tietämyksesi ja kokemuksesi ilmaisena käyttönä. Sinulta ei vaadita täysimittaista liiketoimintasuunnitelmaa, vaan niitä tarjotaan tiivistämään tärkeimmät ideat. Tällaiset tapaukset paljastavat erittäin hyvin ehdokkaan ajattelutavan ja työtyylin, antavat käsityksen siitä, millainen henkilö hän on - arka vai päättäväinen, kylmäverinen vai nopeatempoinen, pystyykö hän tekemään päätöksen ajan ja tiedon puutteessa.

Toinen argumentti ehdokkaille sen puolesta, ettei periksi tule käytännön tehtävä, - mahdollisuus valmistautumisensa aikana arvioida itse tulevaisuuden mahdollisuuksia. ”Kävin aikoinaan viikon verran karkean liiketoimintasuunnitelman laatimiseen, esittelyyn, työtarjoukseen ja sen kieltämiseen, koska kommunikoinnin aikana työnantajan kanssa en saanut selkeitä vastauksia ”Riskit”-luvun kysymyksiin. ”, kertoo yksi lukijoista "Uran tietosanakirja" .

• Älä pelkää esittää kysymyksiä haastattelussa.

Valmistaudu odottamattomiin tapahtumiin toimitusjohtajan haastattelussa.

Näytä kiinnostuksesi. Useimmat työnantajat ovat sitä mieltä, että mitä enemmän henkilö kysyy, sitä motivoituneempi hän on. Oma-aloitteisuutta pidetään yleensä ammattitaidon merkkinä. ”Samalla huippujohtajat ovat erittäin kiireisiä ihmisiä, joten kaikki heille osoitetut kysymykset tulee koskea tiukasti tapausta, mikä vain vahvistaa korkeatasoinen ammattitaitosi ja osaamisesi”, Anna Oblova kommentoi.

• Mobilisoi joustavuuttasi.

Toimitusjohtajaa haastatellessa tärkeintä on olla murehtimatta. ”Tiedän tilanteen, jossa yksi ehdokkaista pyörtyi jännityksestä eikä tietenkään päässyt haastattelusta läpi”, Inna Sumatokina kertoo esimerkin. Muista, että edessäsi on sama henkilö kuin sinä, niin voit rentoutua ja näyttää parhaat puolesi.

”Käytännössämme oli tapaus, jossa eräässä suuressa japanilaisessa yrityksessä erinomainen ehdokas haastattelun kaikki vaiheet käytyään epäonnistui toimitusjohtajan kanssa ja oli tappiollinen vastauksena johtajan pyyntöön. nimeä yrityksen slogan”, jakaa oikeita tarinoita Inna Sumatohina.

Toimitusjohtaja ymmärtää, että paljon kannattavampaa on palkata ei kroonisesti väsynyt työnarkomaani, vaan monipuolinen ihminen.

Valmistaudu odottamattomiin tapahtumiin toimitusjohtajan haastattelussa. "Enimmäkseen huippujohtajat ovat vakavia ihmisiä", Anna Oblova sanoo. – Käytännössäni oli kuitenkin varsin hauskoja esimerkkejä, kun teknisen koulutuksen omaava hakija, joka hakee henkilökohtaisen avustajan paikkaa, pyysi tulevalta pomoltaan piirtämään radiovastaanottimen kaavion. Toisessa yrityksessä johtaja halusi haastattelussa kuulla hakijalta hänen koko elämäkertansa alkaen päiväkoti". Kun vastaat tällaisiin hankalia kysymyksiin, on tärkeää olla eksymättä, kunnioittaa keskustelukumppania ja joka tapauksessa säilyttää huumorintaju.

• Näytä, että olet monipuolinen ihminen.

Ammatilliseen toimintaan liittymättömien kysymysten päätehtävänä on arvioida hakijan henkilökohtaisia ​​ominaisuuksia, selvittää, onko hän "kiihtynyt" työssä vai onko hänellä aikaa ja halua tehdä jotain muuta: kalastusta, hiihtoa, valokuvausta , ja niin edelleen.

Johtaja- tai johtotehtäviin hakeva ehdokas on pääsääntöisesti jo saavuttanut paljon, ja todennäköisesti vaihe, jolloin työ ja ura olivat hänen elämänsä pääprioriteetti, on ohitettu. "Ikuiset arvot" tulevat esiin: perhe, ystävät, terveys, harrastukset; tulee oivallus, että 10-12 tunnin työpäivä ei saa olla elämän ainoa tavoite.

Toimitusjohtaja ymmärtää, että paljon kannattavampaa on palkata ei kroonisesti väsynyt työnarkomaani, vaan monipuolinen ihminen, joka pyrkii kohtuulliseen tasapainoon työn ja henkilökohtaisen elämän välillä.

Jos apulaisjohtajan virkaan hakijan hyvin kirjoitettu ansioluettelo kiinnosti yritystä, alkaa hakijalle toinen vaikea työsuhteen vaihe. Loppujen lopuksi apulaisjohtajan asema on yksi avaintekijöistä, joten yrityksen johtajan "toimitsijamiehen" rooliin hakijan on yleensä kestettävä useita testejä.

Haastattelu on olennainen osa työllistymistä. Tässä vaiheessa sinä ja työnantaja tapaat kasvokkain. On tärkeää ymmärtää, että se tarjoaa paitsi mahdollisuuden esitellä itsesi, myös loistavan mahdollisuuden tutustua tulevan työn vaatimuksiin ja ominaisuuksiin.

Haastatteluvaiheiden määrä voi vaihdella, mutta haastatteletpa henkilöstötoimistoa, yrityksen henkilöstöpäällikköä tai toimitusjohtajaa, sinun on aina oltava valmis. Ja jotta välihaastattelu ei jää viimeiseksi, sinun on valmistauduttava vakavasti - psykologisesti ja taktisesti.

Ensinnäkin, yritä saada mahdollisimman paljon tietoa yrityksestä, jolle haet työtä - tutustu verkkosivustoon, tutustu julkaisuihin lehdistössä ja Internetissä. Valmistele joukko asiakirjoja etukäteen - työkirja tai kopio siitä, tutkintotodistukset, todistukset, suositukset, 2-3 kopiota ansioluettelostasi. Tee luettelo kysymyksistä, joita työnantajalla voi olla sinulle, valmistele niihin likimääräiset vastaukset ja kirjoita kysymyksesi myös yrityksen edustajalle.

Uratietosanakirjan sivuilla on toistuvasti keskusteltu HR:n ja työnantajien suosikkikysymyksistä. Useimmin kysyttyjen joukossa ovat seuraavat.

Voisitko kertoa hieman itsestäsi?

Ansioluettelon sisältämiä tietoja ei pidä kertoa uudelleen – työnantaja lukee ne ennen haastatteluun kutsumista. Ole ytimekäs, älä mene tarpeettomiin yksityiskohtiin, koska henkilökohtaisen avustajan päätehtävä on säästää johtajan pääresurssia - aikaa.

Miksi valitsit juuri tämän ammatin?

Sinulta odotetaan selkeää ymmärrystä tämän ammatin olemuksesta ja monimutkaisuudesta, joka eroaa vakavasti sihteerin / toimistopäällikön / referentin erikoisaloja; sisäinen valmius pysyä aina johtajan "varjossa", kunnioittaa ja edistää hänen asemaansa ja päätöksiään.

Mitkä ovat vahvuutesi/heikkoutesi?

Korosta ensin niitä ominaisuuksia, jotka ovat tärkeitä henkilökohtaiselle avustajalle. Puutteidesi tulisi näyttää loogiselta jatkolta omille vahvuuksillesi. Ja älä unohda mainita, että työskentelet jatkuvasti itsesi kanssa: "Joskus ihmiset ympärilläni pitävät päättäväisyyttäni impulsiivisuudesta, mutta yritän tarkkailla tapaani ilmaista ajatuksia."

Miksi palkkaisimme sinut?

Korkean ammattitaidon ilmoittamisen lisäksi ei olisi tarpeetonta osoittaa, että olet tietoinen yrityksestä/toimialasta.

Mitkä ovat aiemman työpaikan jättämisen syyt?

Älä missään tapauksessa puhu epäkunnioittavasti entisestä tiimistä ja johtajasta - kukaan ei tarvitse ristiriitaisia ​​työntekijöitä, jotka eivät osaa olla kriittisiä itseään kohtaan. On parempi keskittyä sinua houkuttelevan uuden yrityksen etuihin kuin vanhan puutteisiin.

Millaisena kuvittelet urasi muutaman vuoden kuluttua?

Muiden ammattien edustajille uran kasvun vertikaali on varsin ilmeinen, vaikkapa oikeudellisesta neuvonantajasta oikeudellisen palvelun johtajaan. Samanlainen kysymys, joka on osoitettu sinulle apulaisjohtajaehdokkaana, on suunniteltu paljastamaan tavoitteesi, motivaatiosi. Vastaamalla tähän kysymykseen työnantaja voi arvioida ehdotetun työn merkityksen sinulle - näetkö sen mahdollisuutena käyttää parhaita ominaisuuksiasi ja vahvuuksiasi vai pidätkö sitä vain ponnahduslautana ja aiotteko muuttaa urasi suuntaa tulevaisuutta.

Millainen pomon pitäisi mielestäsi olla?

Itse asiassa he haluavat selvittää sinulta rakentavuuden tason, oletko altis konflikteille johtajan kanssa. Ihanteellinen vastaus olisi neutraali: "Pätevä, vahva johtaja, jolla on paljon opittavaa."

Sinulla puolestaan ​​on oikeus kysyä työaikataulusta, työmatkojen mahdollisuudesta ja tiheydestä, yrityksen sihteeristön rakenteesta, syistä, miksi apulaisjohtajan paikka jäi avoimeksi (ellei tämä tietysti ole uusi henkilöstöpaikka) - sanalla sanoen, ota selvää kaikista sinulle tärkeästä tulevasta työsuhteesta. Ajattelevat ja syvälliset kysymykset korostavat kiinnostustasi paikkaa kohtaan, auttavat luomaan kuvan vakavasta ehdokkaasta, ammattitaitoisesta työntekijästä.

Haastattelu tapahtuu...

Seulontahaastattelu tai puhelinhaastattelu

Kun ilmoitetusta avoimesta työpaikasta on kova kilpailu, kokeneet henkilöstöjohtajat turvautuvat ns. seulontahaastatteluun. Se suoritetaan etänä, eli ilman visuaalista yhteyttä hakijaan, Internetin (sähköpostin) tai puhelimen välityksellä. Tämän tyyppisen testin avulla rekrytoija voi optimoida sopivan ehdokkaan etsintäprosessin, ja puhelinhaastattelu antaa hänelle muun muassa mahdollisuuden testata kykyäsi käydä puhelinkeskusteluja - yksi henkilökohtaisen avustajan tärkeimmistä taidoista.

Jotta et jää yllättäen, varmista, että sinulla on kynä ja paperi, CV, työpaikkailmoitus tai työnkuvaus, karkea työhakemus ja luettelo kysymyksistä organisaatiosta, josta saatat olla kiinnostunut. Sinun on työskenneltävä.

Jos et ole valmis puhumaan, pyydä anteeksi kyvyttömyyteen jatkaa kommunikaatiota ja täsmennä, milloin olisi sopivaa soittaa takaisin.

Puhu puhelinhaastattelussa selkeästi, täsmällisesti, vältä yksitavuisia vastauksia, mutta älä antaudu pitkiin keskusteluihin. Mikäli työpaikka edellyttää vieraan kielen taitoa, varaudu vaihtamaan venäjän kielen ulkomaille haastattelun aikana. Tee muistiinpanoja – niistä voi olla sinulle hyötyä haastattelun seuraavassa vaiheessa.

Haastattelu rekrytointitoimiston kanssa

Jos yritys on delegoinut rekrytointitoimistolle tehtävän valita apulaisjohtaja, sinun on ensin haastateltava hänen edustajansa.

Ensimmäisessä haastattelussa rekrytoijan on tärkeää todeta, että täytät tai et täytä avoimen työpaikan vaatimuksia. Ammatillisten taitojen ja tietojen saatavuuden ja tason tarkistamiseksi hän pääsääntöisesti tutustuu ensin pätevyyttäsi vahvistaviin asiakirjoihin - tutkintotodistukset, todistukset ja suositukset edellisestä työpaikasta, ja tarjoutuu sitten suorittamaan useita vakiotehtäviä :

• luoda tai muuntaa asiakirja tietokoneella (toimistoohjelmistopaketin - Word, Excel jne. -taitotason määrittämiseksi);
• tarkistaa esimiehelle allekirjoitettavaksi toimitetun tilausluonnoksen toteuttamisen oikeellisuus esimerkiksi toimeksiannon muodostamisesta ja tarvittaessa muokata sitä (toimistotyön perusteiden tietämyksen diagnostiikka, erityisesti hallinnollisten asiakirjojen kokoaminen ja myöntäminen);
• siirtää tietoa monisivuisesta tekstiasiakirjasta taulukkoon (tällaisten tehtävien avulla voidaan arvioida hakijan kykyä suorittaa rutiininomaista, toistuvaa työtä ilman, että sen laatu kärsii);
• korosta yrityksen verkkosivuilta painetun artikkelin tekstistä tärkeimmät tosiasiat (abstrahointitaitojen tarkistaminen - kyky valita tietojoukosta tärkeimmät opinnäytetyöt ja korjata ne kirjallisesti);
• kääntää tekstiä tai laatia liikekirje vieraalla kielellä, esimerkiksi tietopyyntö johtajan viisumin saamiseksi (tämä määrää vieraan kielen taidon asteen).

Kyky suorittaa useita tehtäviä kerralla, kyky navigoida nopeasti tilanteessa, taidot järjestää liikematkoja ja tapahtumia, tuntemus liikeetiketin perusteista - yleensä kaikki tämä selviää työskennellessään eri tapausten kanssa. Joten sinua voidaan pyytää kuvailemaan yksityiskohtaisesti toimia, joihin ryhdyt, jos sinulla ei ole aikaa saada viisumia suurlähetystöstä johtajan kiireelliseen työmatkaan vaadittuun päivämäärään mennessä; laatia yksityiskohtainen suunnitelma ulkomailta tulevien VIP-vieraiden vastaanoton järjestämisestä; näyttele "epämiellyttävä keskustelu" korkea-arvoisen virkamiehen kanssa tapaamisen peruuttamisesta; osoittaa kohteliasta kieltäytymistä yhdistämästä johtajaa ristiriitaisen asiakkaan kanssa; tarjota useita ratkaisuja tilanteeseen, jossa johtaja myöhästyy liikenneruuhkan vuoksi tärkeästä tapaamisesta kumppaneiden kanssa.

Sanalla sanoen, kun menet haastatteluun rekrytointitoimistoon, valmistaudu vakavaan soveltuvuuskokeeseen. Suunnittele vain yksi tapaaminen päivässä tai varmista, että sinulla on tarpeeksi aikaa haastatteluun ja matkaan seuraavaan tapaamiseen, muuten hermostut ja pilat vaikutelman itsestäsi.

Haastattelu yrityksen henkilöstöosaston johtajan kanssa

Toisin kuin palveluntarjoajan edustajalla, erittäin ammattitaitoisen henkilökohtaisen avustajan hankkimisesta kiinnostuneen yrityksen henkilöstöosaston johtajalle on ensimmäinen kysymys yrityksen standardien noudattamisesta, johtamistyylistä ja viestinnästä.

Tässä haastattelussa kannattaa kysyä tarkemmin tulevista työtehtävistä, olemassa olevista työntekijöiden motivaatiomekanismeista (bonukset, mieltymykset - työsuhdeauton käyttömahdollisuus; parkkipaikka, bensa, autohuolto henkilökohtaiselle autolle; lisävapaat työmatkojen jälkeen tai esimiehen poissa ollessa) jne. .

Luonnollisesti tässä haastatteluvaiheessa on myös suuri todennäköisyys, että houkuttelet osallistumaan pieniin roolipeleihin, työskentelemään tilanneesimerkkien parissa - tapaukset, erilaiset testit ja tehtävät, joiden avulla voit arvioida ammatillista ja yksilöllistä persoonallisuuttasi. ominaisuuksia. Joskus henkilökohtaiset haastattelijat turvautuvat ei-triviaalisiin haastattelumenetelmiin:

• ryhmähaastattelu- haastattelu, johon kutsutaan samanaikaisesti kaikki avoimeen virkaan hakijat ja jokaista heistä pyydetään esittämään toiselle hakijalle kysymys ammatillisesta aiheesta. Tällä pyritään tunnistamaan hakijoiden erityisvalmiuden tason lisäksi myös heidän kykynsä pysyä itsevarmasti stressaavassa tilanteessa, johtajuusominaisuuksia, konfliktiastetta jne. Tällaisiin tapahtumiin kutsutaan usein ammattipsykologeja. Analyysinsa perusteella johto valitsee ne ehdokkaat, joita pyydetään haastattelemaan yhtiön toimitusjohtajaa.
• stressaava työhaastattelu- erityisesti simuloitu epämukavuusympäristö, joka saa hakijan suoraan, spontaaniin reaktioon, mikä mahdollistaa hänen persoonallisuutensa piilotettujen puolten paljastamisen. "Puhdassa" muodossaan tällaista haastattelua käytetään nykyään hyvin harvoin, mutta apulaisjohtajan asema on "riskivyöhykkeellä" - ei ole mikään salaisuus, että stressinkestävyys ja uskollisuus ovat henkilökohtaisen avustajan tärkeimpiä ominaisuuksia. Ainoa resepti onnistuneesti selviytyä stressaavasta haastattelusta on korkeatasoinen maltti, maltti ja varovaisuus. Jos uskot, että vastustaja on ylittänyt sen, mikä on sallittua, voit aina kieltäytyä jatkamasta kommunikaatiota. Nykyään markkinoilla on todellakin tarpeeksi yrityksiä, jotka ovat suvaitsevaisempia potentiaalisia työntekijöitä kohtaan ja pystyvät havaitsemaan henkilön haavoittuvuuden asteen ja hänen reaktiotapansa vaikeissa emotionaalisesti intensiivisissä tilanteissa käyttämättä häntä koskevia vääriä lausuntoja.

HR-virkailijat väittävät, että heidät pakottaa käyttämään epätyypillisiä menetelmiä ja tekniikoita tarve paljastaa "ammattimaisia" hakijoita, jotka saavat helposti työpaikan noudattamalla suosituksia eritasoisten haastattelujen läpäisemisestä. Viime aikoina on yleistynyt "suppiloteknologia", jossa haastattelija siirtyy vähitellen yleisistä kysymyksistä tarkempiin, selventäviin. Tällaisiin kapeaan keskittyneisiin kysymyksiin vastaaminen, yksityiskohtien ja lukuisten esimerkkien kanssa työskentely voi osoittaa vastustajallesi erittäin selvästi pätevyyden.

Jos täytät vaatimukset, jotkut organisaatiot voivat tarjota sinulle lyhyen harjoittelun, kuten viikon työharjoittelun yrityksessä - ilman ilmoittautumista, mutta taatulla palkalla. Todellinen työ auttaa molempia osapuolia pääsemään eroon monista illuusioista. Totta, nykyinen lainsäädäntö määrää palkkaamisen koeajalla, joten tätä palkkausmenetelmää ei voida kutsua moitteettomaksi.

Haastattelu johtajan kanssa

Tämä on niin sanotusti ratkaisevin vaihe, "yleinen" sovitus. Henkilökohtaisen avustajan etsintä, toisin kuin muut asiantuntijat, johtaja ei voi täysin uskoa henkilöstöpalveluun. Koska hän joutuu kommunikoimaan avustajansa kanssa hyvin usein, hänen on tärkeää ymmärtää, onko ehdokas psykologisesti sopiva hänelle, onko mahdollista vuorovaikutuksessa hänen kanssaan tehokkaasti.

"Tietenkin korkea ammattitaito on välttämätön edellytys henkilökohtaisen avustajan paikkaa hakijalle, koska johtajalla ei yksinkertaisesti ole aikaa kouluttaa, organisoida ja valvoa huonosti koulutettua työntekijää", sanoo HR-päällikkö Elena Vladimirovna Samginova. ja CJSC PK RUSTin työsuhdeosasto. – Mutta kaikesta huolimatta henkilökohtaisen avustajan henkilökohtaisia ​​ominaisuuksia koskevat vaatimukset ovat paljon tiukemmat. Tämä ei johdu pelkästään johtajan ja avustajan pohjimmiltaan tärkeästä yhteensopivuuskohdasta, vaan myös tarpeesta kommunikoida suuren määrän ihmisiä, jotka ovat paljon korkeammalla asemassa kuin itse avustaja, osallistua neuvotteluihin ja osallistua erilaisiin tapahtumiin. . Kun tähän lisätään epäsäännölliset työajat ja jatkuva stressi, käy selväksi, että tässä ammatissa psykologiset ominaisuudet ovat joskus tärkeämpiä kuin ammatilliset taidot. Ongelmana on, että asiantuntijan yksilöllisiä ominaisuuksia haastattelussa on erittäin vaikea testata, ja edes projektiivisten tekniikoiden käyttö ei aina anna sinun nähdä ehdokkaan "todellisia kasvoja", joten työnantajan on "keksittävä" tilanteet, jotka edistävät hakijan mahdollisimman täydellistä paljastamista.

Siksi haastatteluun mennessäsi sinun on varauduttava mahdollisiin yllätyksiin - sinut voidaan kutsua ravintolaan, suunnittelukokoukseen, esittelyyn tai teollisuusnäyttelyyn, jossa sinua pyydetään osallistumaan liikelounaalle , laatia kokouksen pöytäkirjan tai toimia tulkina. Tapaaminen toimistolla ei kuitenkaan voi olla ilman yllätyksiä. Tässä muutamia esimerkkejä.

• Henkilöstöosaston päällikkö saattaa henkilökohtaisen avustajan virkaan hakijan pääjohtajan toimistoon, istuttaa hänet pöydän ääreen, jolla valvontamateriaalit ovat: testitehtävät toimistotyön tietämyksen tason arvioimiseksi, tarkistamiseksi kirjoitetun puheen lukutaito, kyky kirjoittaa vakiokirje (esimerkiksi tietopyyntö viisumin myöntämiseksi päähän ), asiakirja käännettäväksi vieraalle kielelle jne. Päämies käsittelee edelleen papereita, ei kiinnittäen huomiota sisään tulleisiin. Tätä jatkuu useita minuutteja. Kukaan ei unohtanut haastattelua, tämä tilanne oli erityisesti mallinnettu (keskustelun aloituksen viivästyminen - stressaavan haastattelun ottaminen). Koko tämän ajan työnantaja tarkkailee ehdokkaan toimia - tutkitaan kiinnostuneena mahdollisen pomon toimistoa ja odotetaan nöyrästi, kunnes he kiinnittävät häneen huomiota; toinen, jotta hän ei menetä aikaa, ryhtyy tehtäviin ennen häntä; kolmas alkaa osoittaa aggressiota. Joten jo ennen haastattelun alkua johtajalla on tietty käsitys hakijasta. Saatuaan selville ehdokkaan käyttäytymismallin johtaja pyytää anteeksi viivästystä ja ... joko jatkaa asialliseen keskusteluun tai hyvästelee kohteliaasti hakijaa uskottavalla tekosyyllä.
• Monet nykyaikaiset yritykset on varustettu erikoiskameroilla, jotka mahdollistavat online-seurannan toimistorakennuksen eri osissa tapahtuvaa. Aavistamaton ehdokas näytetään odotushuoneeseen ja häntä pyydetään odottamaan hetki. Hetken kuluttua sihteeri tulee ulos vastaanotosta jättäen hakijan täysin rauhaan, ja minuutin kuluttua ilmestyy kunniallinen henkilö, joka alkaa riidellä vaatien päästämään hänet välittömästi johtajan luo. Parhaana suosituksena työnantajalle voi toimia sellaisen hakijan käyttäytyminen, joka joutuu samanlaiseen tilanteeseen ilman tukea, hänen kykynsä "ottaa itse isku" ja ratkaista konflikti malttinsa menettämättä.
• Johtaja ottaa ehdokkaan erittäin ystävällisesti vastaan, aloittaa keskustelun abstrakteista aiheista ja pyytää odotettujen soveltuvuuskoetehtävien sijasta taittamaan jonkun yksinkertaisen hahmon paperista ehdotetun kaavan mukaan. Uskotaan, että tällainen "kevytmielinen" toiminta, kuten taitto origami, voi kertoa paljon kohteen persoonallisuudesta: hänen ajattelunsa nopeudesta ja joustavuudesta, keskittymiskyvystä, tarkkuudesta, kärsivällisyydestä ja lopulta kyvystä osallistua mitä tahansa "peliä", kohtele tapahtuvaa huumorin tunteella.
• Tarkistaakseen hakijan luotettavuuden, hänen kykynsä käsitellä luottamuksellisia tietoja oikein, he voivat esittää kysymyksen entisen johtajan virheistä ja virheistä. Luonnollisesti tällaisessa tilanteessa ei pidä levittää huhuja tai luovuttaa turvaluokiteltuja tietoja, on parempi "pitää suusi kiinni".

Jos sopisit yritykseen kaikilta osin vieraan kielen taitotasoa lukuun ottamatta, älä epäröi ilmoittaa haastattelussa, että olet valmis kehittämään englannin taitosi vapaa-ajalla. On mahdollista, että työllistämispäätös tehdään sinun eduksesi ja sinut lähetetään kielikursseille yrityksen kustannuksella.

Muutama sana muodollisuuksista

Muista, että ei ole sisältöä ilman muotoa. Hakija arvioidaan aina kokonaisvaltaisesti: miltä hän näyttää, puhuu, esittelee itsensä. Siksi älä unohda haastattelun läpäisyn perussääntöjä: täsmällisyys, matkapuhelimen sammuttaminen, sopivat bisnestyyliset vaatteet klassisissa väreissä, puhtaat kengät, kohtalainen meikki, taitava asusteiden ja korujen käyttö, siisti ja huomaamaton manikyyri, kevyt (neutraali) hajuvettä, energiaa, itseluottamusta, avoimuutta ja tietysti hymyä.

Sihteeri on eräänlainen kunkin organisaation koordinoiva keskus.

On olemassa harhakäsitys, että kuka tahansa pätevä henkilö pystyy selviytymään sihteerin tehtävistä.

Näin ei kuitenkaan ole, ja sihteerin virkaan hakijalla on oltava useita ammatillisia ominaisuuksia voidakseen suorittaa kaikki tehtävät.

Sihteerin päätehtävät

Organisaation johtajan sihteerin tehtäviin kuuluvat seuraavat tehtävät:

• kirjeenvaihdon vastaanottaminen ja lähettäminen;
• kirjanpito (asiakirjojen luominen ja vastaanottaminen, organisaation ja johtajan henkilökohtaisesti työskentelyyn tarvittavien materiaalien käsittely jne.);
• johtajan kokousten ja neuvottelujen järjestäminen, tietojen hankkiminen johtajalle ja päätösten lähettäminen työntekijöille;
• kokousten ja kokousten valmistelujen suorittaminen ja niiden pitämisen järjestäminen;
• tarvittavien edellytysten luominen johtajan työhön hänen toimistossaan;
• yhteydenpito vierailijoihin ja organisaation asiakkaisiin henkilökohtaisesti ja puhelimitse;
• syöttää tarvittavat tiedot tietopankkiin ja tulostaa siitä esimiehelle tai muille työntekijöille tarpeelliset tiedot.

Näiden toimintojen perusteella sihteerin on tiedettävä:

• nykyaikaisen toimistotyön ja arkistoinnin perusteet;
• työlainsäädännön ja hallintooikeuden perusteet;
• liikeviestinnän säännöt ja liikepapereiden laatiminen;
• säännöt johtajan työn järjestämisestä.

Henkilökohtaiset ominaisuudet

Organisaatio, hyvä tahto, stressinsieto - nämä ovat tärkeimmät ominaisuudet, jotka sihteerillä on oltava virheetön.

Jokainen yrityksen vierailija tapaa sihteerin ja kaikki sen työntekijät ovat yhteydessä virkatehtäviensä yhteydessä. Sihteerin tulee kommunikoida rauhallisesti ja jatkuvasti hymyillen kaikkien kanssa mielialasta ja omasta hyvinvoinnistaan ​​huolimatta.

Sihteerillä tulee olla organisatorisia taitoja ja kykyjä, itseorganisaatiokykyä.

Johtajat arvostavat erityisesti kykyä organisoida nopeasti uudelleen epätyypillisissä tilanteissa, tehdä aloite yrityksen työn organisoinnissa ja toimia joissakin tapauksissa ilman erityisiä ohjeita.

Käsittelemme sihteerin ansioluetteloa

Haastattelukysymykset sihteerille ovat erittäin tärkeitä, mutta kaikki alkaa ehdokkaan ansioluettelon tarkistamisesta.

Ansioluettelon päätarkoituksena on esitellä tietyn tehtävän edellyttämät ammatilliset taidot ja henkilökohtaiset ominaisuudet.

Hyvin kirjoitettu ansioluettelo on itsensä edistäminen, joka on suunniteltu kiinnostamaan työnantajaa..

Sinun on järjestettävä se niin, että haluat tavata ja keskustella kanssasi.

Ansioluettelon laatiminen perustuu tiettyyn työnantajaan. Et voi käyttää samaa, yleispätevää ansioluettelon tekstiä sihteerin virkaan sovellettavaksi kaikkiin organisaatioihin kerralla.

Ennen kuin kirjoitat ansioluetteloa, tutustu tietyn avoimen työpaikan vaatimuksiin ja kirjoita teksti keskittyen erityisesti niihin. Jos mainoksessa on erityisiä pyyntöjä, muista merkitä, että noudatat niitä.

Koulutus, kokemus ja työtaidot ovat pääasiallisia tehtäviä, joihin sihteeriehdokkaiden valinnassa kiinnitetään huomiota, joten ne on esitettävä mahdollisimman suotuisassa valossa. On tarpeen osoittaa, että sihteerin virkaan hakija on täsmällinen, ahkera, seurallinen, stressinkestävä.

Yksi ansioluettelon vaatimuksista on valokuvan toimittaminen. Sinun ei tarvitse laittaa siihen valokuvaa, jossa rentoudut merellä, pidät hauskaa klubissa tai haistat kukkia maalla. Tehtäväsi on osoittaa, että olet liikemies, joten kuvittele valokuva yritysympäristössä, jossa näkyvät selkeästi kasvot ja älykäs ilme.

Ansioluettelon kirjoittaminen on erikoiskysymys.. Halu maalata paperipala kaikilla sateenkaaren väreillä ja erilaisten outo fonttien monogrammeilla johtaa siihen, että mahdollinen johtaja ei edes lue tekstiä. Ansioluettelo on asiakirja, ja se on suunniteltava yhdellä, tiukasti samanvärisellä fontilla, joka korostaa eniten tärkeitä kohtia lihavoitu kursiivi. Jokaisen lohkon tulee olla selkeästi jäsennelty ja erotettava muista alaotsikolla.

Lue teksti uudelleen useita kertoja ja tarkista virheet. Niitä ei missään tapauksessa pitäisi olla ansioluettelossa, koska sihteerin on oltava lukutaito. Työn aikana hänen on korjattava työntekijöiden ja jopa johtajan virheet, mutta kuinka hän tekee tämän, jos hän ei voi rakentaa pätevästi omaa asiakirjaansa.

Valmistautuminen haastatteluun

Jokaisella organisaatiolla on omat työnsä erityispiirteensä, joten siitä ja sen toiminta-alueesta on otettava mahdollisimman paljon selvää ennen keskustelua.

Joka tapauksessa käyttäydy arvokkaasti, älä lähde itkemään. Jopa epäonnistuminen haastattelussa ei ole elämän loppu eikä katastrofi, vaan tietty elämänkokemusta. Jos pidät tämän mielessä, rauha ja luottamus on taattu sinulle.

Kuten näette, haastattelun läpäiseminen sihteerin tehtävää varten ei ole niin vaikeaa, tärkeintä on noudattaa tiettyjä sääntöjä.

Aiemmassa kirjoituksessamme puhuimme jo apulaisjohtajan virkaan hakijoiden perustaidoista ja vaatimuksista ja annoimme neuvoja käytännesäännöistä haastattelussa.

Koska oikein valittu apulaisjohtaja on johtajan silmissä rekrytoijan kasvot, valinta tähän tehtävään tehdään erityisen huolellisesti.

Haastatteluun valmistautuessa kannattaa valmistautua yritystietojen lisäksi vaikeisiin kysymyksiin. Rekrytoijien kekseliäisyydellä ei tietenkään ole rajoja, mutta olemme valinneet sinulle 5 yleisintä haastattelukysymystä:

Hankala kysymys numero 1. Mistä pidät eniten en pidä apulaisjohtajana?

Kuinka vastata: Sinun on saatava rekrytoija vakuuttuneeksi siitä, että pidät apulaisjohtajana työskentelystä. Esimerkiksi jotkut vastaavat, että ainoa asia, josta he eivät pidä, on se, että töitä on vähän tai tehtäviä on vähän.

Hankala kysymys numero 2. Mistä tiedät, että olet tehnyt työsi onnistuneesti?

Kuinka vastata: Päätehtäväsi ei ole luetella, että suoritat kaikki sinulle määrätyt toiminnot, vaan osoittaa, että olet vastuussa työstäsi, mikä tarkoittaa, että analysoit ja parannat jatkuvasti sen tuloksia.

Hankala kysymys numero 3. Illalla johtaja pyysi sinua tulostamaan tärkeitä asiakirjoja huomista asiakastapaamista varten. Lykkäsit niiden tulostamista aamuun, koska sinulla oli kiireellisempiä tehtäviä. Toimistossa oli sähkökatkos tänä aamuna. Asiakkaiden tapaaminen tunnin kuluttua. Mitkä ovat toimintasi?

Kuinka vastata: Ottaa vastuu teoistasi ja virheistäsi, olla menettämättä malttia vaikeimmissakin tilanteissa ja etsiä viimeiseksi mahdollisuutta ratkaista ongelma - nämä ovat ominaisuuksia, joita johtaja odottaa sinulta. Tässä on melko hyvä vastaus tähän kysymykseen: "En itke tai panikoi. Jos asiakirjat ovat muistitikulla tai kannettavan tietokoneen akku ei ole vielä loppunut, yritän löytää lähimmän naapuritoimiston, jossa on valoa, ja pyydän tulostamaan sen. Jos tämä ei ole mahdollista, kerron rehellisesti johtajalle kaiken ja tarjoan useita vaihtoehtoja ongelman ratkaisemiseksi, esimerkiksi järjestämään tapaamisen asiakkaiden kanssa ....

Hankala kysymys numero 4. Sinulle on annettu tärkeä tehtävä. Luuletko, että on parempi tehdä se "A"-tavalla. Ohjaajasi käskee sinua toimimaan "B"-tavalla. Olet vakuuttunut siitä, että menetelmä "A" on parempi asian hyväksi. Sinun tekosi?

Kuinka vastata: Apulaisjohtajan työssä on vaikea yliarvioida ehdokkaan hallittavuutta, halukkuutta totella. Mutta loistavinta on näyttää, että osaat ja osaat priorisoida oikein ja löytää tasapainon käskyjen noudattamisen ja oman näkemyksen, henkilökohtaisen oma-aloitteisuuden ja vakuuttamiskyvyn välillä. Pääsääntöisesti kokeneet hakijat vastaavat, että he yrittävät ensin tarjota johtajalle oman toimintatapansa. Esitä omat argumenttinsa. Jos väitteillä ei ole vaikutusta, he noudattavat käskyä ja määrittelevät samalla etukäteen, kuinka he toimivat, jos johtajan päätöksellä on kielteisiä seurauksia.

Hankala kysymys numero 5. Tyytymätön asiakas yrittää päästä johtajan luo. Hän huutaa ja uhkailee sinua, jos he eivät päästä häntä läpi. Päällikkö pyysi, ettei tämä vierailija päästäisi sisään missään olosuhteissa. Sinun tekosi?

Kuinka vastata: Konfliktitilanne on aina hyvä tilaisuus osoittaa hyvää tahtoa, stressinsietokykyäsi, kommunikointitaitojasi ja rakentava ratkaisu ongelmia sisällä konfliktitilanne. Kun vastaat tällaisiin kysymyksiin, anna vapaasti esimerkkejä käytännöstäsi, tämä korostaa kokemustasi. Muista ilmoittaa, että vihaisen asiakkaan ei tarvitse riidellä, mutta sinun on rauhoitettava hänet ja saatava hänet siirtämään tapaaminen toiseen sopivaan aikaan. Hymyileminen, rauhallisuus ja itsehillintä ovat tärkeimmät aseesi.

Sivustoyhtiö toivottaa onnea!

Portaalin materiaalien uudelleenpainottaminen sähköisessä tai paperissa on mahdollista vain ensisijaisen lähteen - sivuston - nimeämisellä.