Cari amici, oggi ho deciso di scrivere di una nota dolente: come scrivere le lettere 😉 . Penso che molti specialisti in vari campi ricevano quotidianamente molte lettere con domande e richieste di aiuto.

Il tuo servitore obbediente non fa eccezione 🙂. Il numero di lettere con domande e richieste di aiuto è in media di 40-50 al giorno e talvolta supera la mia capacità fisica di rispondere.

Nella corrispondenza, una parte significativa è costituita da lettere in cui le domande e le descrizioni dei problemi non sono formulate del tutto correttamente, motivo per cui necessitano di ulteriori lettere di chiarimento, che richiedono tempo extra sia il mittente che il destinatario.

In questo post voglio parlare di come scrivere correttamente lettere con domande agli specialisti in modo che ottenere le informazioni necessarie richieda un minimo di tempo e non richieda corrispondenza non necessaria.

La regola principale, secondo me, è che in una lettera è molto importante chiarire che si apprezza il tempo del destinatario. Tutto dovrebbe essere breve e chiaro.

1. Saluto

Credo che qualsiasi lettera debba iniziare con un saluto. "Ciao", "Ciao", "Buon pomeriggio": scrivere queste parole non è difficile e richiede pochi secondi. Personalmente non mi piacciono le lettere che non dicono ciao. Niente è valutato così caro o dato così a buon mercato quanto la cortesia.

2. Indirizzo per nome

Su tutte le pagine del blog dove è presente un modulo di feedback (ad esempio, la pagina ""), scrivo sempre "Mi chiamo Mikhail", quindi non vedo problemi a non indirizzare in lettere per nome. Inconsciamente, ogni persona ama essere chiamata per nome.

E anche se amo "Mike" più di "Mikhail" 😉, qualsiasi appello per nome andrà bene 🙂.

3. Prima cerca la tua domanda su Google

Quante volte nella corrispondenza ho dovuto fornire link a materiali che trovavo semplicemente digitando una domanda che mi veniva posta in un motore di ricerca! Non ho nemmeno abbastanza dita delle mani e dei piedi!

Scherzi a parte, ti consiglio sinceramente di cercare prima su Google la domanda che ti interessa varie opzioni(anche in inglese, puoi tradurre tramite Google Translate) e prenditi il ​​tempo per studiare i materiali trovati.

Nella maggior parte dei casi, puoi facilmente trovare le risposte alle tue domande nei motori di ricerca o nei forum (molte persone vengono lì per comunicare, discutere problemi specifici su vari argomenti e rispondere a domande). Perché sprecare il tempo di un'altra persona quando in molti casi tu stesso puoi facilmente trovare tutto ciò di cui hai bisogno?

🔥 A proposito! Ho intenzione di pubblicare un corso a pagamento sulla promozione dei siti in lingua inglese. Se sei interessato, puoi richiedere una lista anticipata tramite questo modulo per essere il primo a sapere quando uscirà il corso e ricevere uno sconto speciale.

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Dessert per oggi: un video su come un ragazzo si solleva su una barra orizzontale con un dito. Anche io voglio quello :)

La corrispondenza permanente e le e-mail sono diventati oggi mezzi quotidiani per comunicare con gli amici, ma scrivere una lettera è più tradizionale, modo effettivo, che è in grado di portare un sorriso sul volto del tuo amico. Se scrivi un'e-mail alla vecchia maniera, il formato è sempre lo stesso: una lettera a un amico dovrebbe includere un saluto, domande a un amico, notizie dalla tua vita e un finale appropriato.

Passi

Inizio di una lettera

Parte principale

Inizia con le cose belle. La prima parte di una lettera amichevole è solitamente calda e allegra. Questo può dare il tono all'intera email, facendo sapere al destinatario cosa verrà dopo e facendo sembrare l'email più seria o professionale. Scrivi un saluto in poche righe, racconta una barzelletta o scrivi del tempo.

• "Come stai?" o "Come stai?" - i modi più comuni per iniziare una lettera. Fai una domanda in modo che la lettera sembri parte di una lunga conversazione. Se vuoi ricevere una risposta alla lettera, riempila di domande.
• Puoi utilizzare il primo paragrafo della lettera per chiedere al destinatario maggiori dettagli sulla sua vita. Ad esempio: “Spero che piaccia alla piccola Yulenka asilo. Non posso credere che sia cresciuta così tanto!"
• L'inizio della lettera si riferisce spesso al periodo dell'anno. Pensa a come avviare una piccola conversazione che si sviluppi in una conversazione profonda. Ad esempio: “Spero che l'autunno non oscuri il tuo umore. Gli alberi della zona sono diventati così belli. Penso ancora che l’inverno sarà freddo”.

1. Condividi notizie e dettagli della tua vita. Adesso è il momento del corpo della lettera e dello scopo per cui la scriviamo. Perché hai iniziato questa corrispondenza? Vuoi riconnetterti con un vecchio amico, esprimere quanto ti manca o ringraziarlo per il suo aiuto? Sii onesto, aperto e cerca di trasmettere chiaramente i tuoi pensieri sulla carta.

   • Scrivi cosa sta succedendo nella tua vita. Nonostante la natura della lettera, la tua lettera sarà apprezzata, ma le storie sulla tua vita avvicineranno te e il destinatario. Pertanto, la lettera sarà più efficace e aperta. Raccontaci cosa è successo, quali emozioni hai vissuto e quali progetti hai per il futuro.
   • Non descrivere la tua vita in modo troppo dettagliato, altrimenti lo scopo di una lettera amichevole andrà perso. Evita il modello festivo del giornale: il tuo amico inizierà immediatamente a leggere la lettera dalla fine se elenchi tutti i tuoi meriti. Non c'è bisogno di tuffarti nei tuoi problemi, ma sii realista quando parli di te stesso.

2. Scegli argomenti che riguardano direttamente il tuo amico. Cosa stava facendo il tuo amico l'ultima volta che l'hai incontrato? Forse ha rotto con la sua anima gemella? Forse ha avuto difficoltà nella squadra di football? Sintonizzati facendo riferimento ad argomenti familiari e poni domande per mostrare il tuo interesse per l'attività di un amico.

   • Puoi discutere argomenti che interessano entrambi. Esprimi le tue opinioni su arte, politica, eventi recenti o altri ambiti della vita di cui vorresti discutere con un amico.
   • Puoi offrirti di guardare film o leggere libri che ritieni possano piacere al tuo amico. Lo scambio di informazioni preziose è sempre benvenuto nelle lettere.

Completamento della lettera

1. Chiudi la discussione. Scrivi un paragrafo finale per esprimere i migliori auguri a un amico o a una persona cara. L'ultimo paragrafo è solitamente più leggero in termini di carico emotivo, ma dovrebbe corrispondere all'atmosfera generale della lettera. Concludi la lettera con una nota positiva per mettere il tuo amico nel tuo umore.

   • Ripeti di nuovo lo scopo della lettera. Ad esempio, se hai invitato un amico a una festa, scrivi quanto segue: "Spero che tu venga!" Se vuoi semplicemente augurare buon divertimento a un amico, scrivi qualcosa del tipo: "Felice anno nuovo!"
   • Ispira un amico a rispondere. Se vuoi avere una risposta scrivi: “Spero in una risposta veloce”, oppure: “Per favore, scrivi una risposta!”

2. Scrivi un finale. Dovrebbe trasmettere l'atmosfera della tua lettera, a seconda del suo tono: formale o informale. Come un saluto, il finale è determinato dalla natura del tuo rapporto con il destinatario. Completa la lettera con il tuo nome.

   • Se vuoi concludere formalmente la lettera, scrivi: "Cordiali saluti", "Con rispetto" o "I migliori saluti".
   • Se la lettera è scritta in tono informale, usa frasi come "Il tuo...", "Abbi cura di te" o "Ciao".
   • Se la lettera è personale, scrivi "Ti amo", "Ti amo moltissimo" o "Mi manchi".

3. Considera un poscritto. Postscriptum (latino post scriptum (P.S.) - "dopo scritto"), di regola, viene utilizzato alla fine di una lettera amichevole come metodo Informazioni aggiuntive, per il quale non vale la pena dedicare un paragrafo separato nella parte principale. Puoi anche aggiungere una battuta interessante o semplicemente omettere il post scriptum. In ogni caso, assicurati che il post scriptum corrisponda al tono della lettera e dia al destinatario la sensazione che desideri vederlo.

Probabilmente tutti almeno una volta hanno dovuto affrontare la necessità di scrivere una lettera commerciale. Durante la compilazione, arrivi involontariamente alla conclusione che non è affatto facile. Esistono molte regole e regolamenti per scrivere lettere commerciali che devi conoscere. L'articolo descrive in dettaglio il processo di redazione di un documento, fornisce esempi di lettere commerciali, ne discute la tipologia e la struttura.

Modulo

I moduli già pronti daranno solidità e indicheranno l'affidabilità dell'azienda. Contengono informazioni essenziali sull'organizzazione, come ad esempio:

• Nome.
• Indirizzo.
• Contattare i numeri di telefono.
• Sito web.
• E-mail.
• Logo.
• Altri dettagli di contatto.

Non ci sono regole rigide sui moduli. Pertanto, ciascuna organizzazione decide autonomamente quali informazioni inserirvi.

Come scrivere correttamente le lettere commerciali? Preparazione

Le lettere commerciali vengono scritte ed eseguite in un certo modo, obbedendo alle regole e ai requisiti intrinseci. A seconda dell'obiettivo, l'autore riflette in dettaglio sul contenuto per ottenere il risultato calcolato. Deve capire chiaramente quali informazioni il destinatario già conosce sull'oggetto della lettera, da cosa procedere e cosa ci sarà di nuovo in essa. Le argomentazioni dipendono dallo scopo perseguito dall'autore. Il processo di preparazione di una lettera commerciale può essere suddiviso nelle seguenti fasi:

• Lo studio della questione.
• Scrivere una bozza di lettera.
• Il suo accordo.
• Firma.
• Registrazione.
• Invio al destinatario.

Struttura delle lettere commerciali

Quando si compila una lettera, è necessario saturarla di informazioni, ovvero inserire lì tutte le informazioni necessarie. Può essere semplice o complesso. In una lettera semplice, il contenuto mostra in modo chiaro e conciso informazioni che generalmente non richiedono una risposta da parte del destinatario. Il complesso può essere costituito da più sezioni, paragrafi e paragrafi. Ogni paragrafo presenta un aspetto dell'informazione. Gli esempi di questo tipo di lettera commerciale sono solitamente costituiti da una parte introduttiva, principale e finale.

Di seguito è riportato un esempio di scrittura di una lettera commerciale: la sua parte introduttiva.

La parte principale descrive situazioni, eventi, la loro analisi e prove. È in questa parte che convincono che sia necessario agire in un modo o nell'altro, dimostrano come stavano le cose e informano sulla necessità di partecipare a qualsiasi evento, adducendo vari argomenti.

La conclusione contiene conclusioni formulate sotto forma di proposte, richieste, solleciti, rifiuti e così via.

Di seguito viene presentato un esempio di scrittura di una lettera commerciale, la sua parte finale. Questo riassume il requisito esposto nel main.

Tutte le informazioni fornite dovrebbero essere perfettamente coerenti e comprensibili per la percezione.

Ogni email inizia con un messaggio allineato al centro. Questa piccola parte è estremamente importante. Quando lo sceglie, l'autore dovrebbe considerare:

• La posizione del destinatario.
• La natura della relazione.
• Ufficialità.
• Etichetta.

La lettera deve terminare con una forma educata. Ad esempio: "...esprimo la speranza per un'ulteriore collaborazione (grazie per l'invito)...". Queste frasi sono seguite dalla firma dell'autore.

Stile

Tutte le lettere devono essere in uno stile aziendale formale, il che significa utilizzare i mezzi di parola ufficiali rapporti d'affari. Le caratteristiche di tale linguaggio si formano nelle seguenti circostanze:

• I principali partecipanti alle relazioni commerciali sono persone giuridiche, a nome dei capi e dei funzionari di cui vengono scritte le lettere.
• Le relazioni nelle organizzazioni sono strettamente regolamentate.
• Oggetto della comunicazione è l'attività dell'impresa.
• I documenti di carattere gestionale hanno generalmente un destinatario specifico.
• Spesso nel corso delle attività di un'organizzazione si verificano le stesse situazioni.

A questo proposito, le informazioni contenute nella lettera commerciale dovrebbero essere:

• Ufficiale, impersonale, sottolineando la distanza tra i partecipanti alla comunicazione.
• Indirizzo, destinato a un destinatario specifico.
• Attuale al momento in cui scrivo.
• Affidabile e imparziale.
• Ragionato per indurre il destinatario a compiere qualsiasi azione.
• Completo per il processo decisionale.

Requisiti

Una lettera commerciale deve soddisfare i seguenti requisiti:

• Il discorso è standardizzato a tutti i livelli: lessicale, morfologico e sintattico. Contiene molte svolte, termini e formule.
• Il tono della scrittura è neutro, sobrio e rigoroso, senza l'uso di espressioni linguistiche emotive ed espressive.
• L'accuratezza e la chiarezza del testo, senza errori logici, la chiarezza e la ponderazione della formulazione.
• Concisione e brevità - senza l'uso di espressioni che portano significato aggiuntivo.
• L'uso di formule linguistiche formate come risultato di situazioni ripetitive.
• L'uso di termini, cioè parole o frasi che hanno concetti speciali.
• L'uso di abbreviazioni che possono essere lessicali (ovvero parole composte formate rimuovendo lettere da parti di parole: LLC, GOST e così via) e grafiche (ovvero designazioni di parole abbreviate: gr-n, zh-d e altro ).
• L'uso delle costruzioni nei casi genitivo e strumentale.
• Frasi con sostantivi verbali(“supporto” invece di “supporto”).
• Usare frasi semplici e comuni.

Gli esempi di lettere commerciali sopra riportati sono mostrati di seguito versione completa(con la parte principale). Le informazioni soddisfano tutti i requisiti dello stile aziendale ufficiale.

Tipi di lettere commerciali

È meglio scrivere una lettera commerciale su una questione specifica. Se è necessario risolvere più problemi contemporaneamente, si consiglia di elaborare diverse opzioni.

Le lettere commerciali possono essere nel loro contenuto:

• Accompagnamento. Tali lettere sono solitamente necessarie per informare su dove inviare i documenti.
  (Come scrivere una lettera commerciale? Un esempio di lettera di accompagnamento aiuterà coloro che hanno bisogno di scrivere questo tipo di documento.)

• Garanzia. Sono scritti per confermare eventuali promesse o condizioni. Può essere garantito, ad esempio, il pagamento del lavoro, dell'affitto, dei tempi di consegna e altro ancora.
• Grazie. Negli ultimi anni sono stati utilizzati sempre più frequentemente. Tali lettere dimostrano il buon tono delle partnership. Possono essere emessi su carta intestata normale o su carta colorata con una bella stampa.
  (Come scrivere una lettera commerciale? Un campione di una varietà di ringraziamento viene redatto in forma libera, a seconda dei compiti che risolve. In questo caso, la lettera esprime la sua essenza nella forma più breve. Tale campione, realizzato su carta colorata con un ornamento, può essere appeso al muro nella stanza delle compagnie in un posto d'onore.)

• Informativo.
• Istruttivo.
• Congratulazioni.
• Pubblicità.

Ci sono anche lettere:

• Proposte di cooperazione. Abbastanza comuni negli ultimi tempi, inviati alle organizzazioni, sono spesso di natura promozionale, ad esempio, come questo campione. È abbastanza difficile scrivere lettere commerciali, è necessario tenere conto di molte sfumature in modo che prestino attenzione e ancor di più si interessino. Ma se lo realizzi secondo il modello seguente, ha tutte le possibilità di successo.

• Inviti. Vengono inviati, offrendo di partecipare a vari eventi. Di solito sono indirizzati al leader o all'ufficiale, ma possono essere indirizzati anche all'intera squadra.
• Richieste.
• Notifiche.
• richieste e molto altro ancora.

Come scrivere una risposta a una lettera. Esempio

La risposta dovrà iniziare con la ripetizione della richiesta formulata nella prima lettera. Quindi vengono forniti i risultati della sua considerazione e viene espressa l'approvazione o il motivo del rifiuto. Una lettera di risposta commerciale può contenere una soluzione alternativa alle informazioni previste. Solitamente segue i seguenti principi:

• La presenza di un collegamento alla prima lettera e al suo contenuto.
• La stessa lingua significa.
• Volumi comparabili e aspetti del contenuto.
• Rispetto di una determinata sequenza.

Arredamento

Oltre a utilizzare lettere commerciali su carta intestata, è necessario tenere conto di altre sottigliezze nel loro design. Si tratta di dettagli, regole per le abbreviazioni, ortografia dell'indirizzo, intestazione, lunghezza del testo, larghezza del campo e altro.

Esempi di lettere commerciali aiutano a comporla, tenendo conto di tutte le sottigliezze e sfumature. Sono utilizzati sia da impiegati alle prime armi che da lavoratori esperti. Grazie agli esempi imparano a scrivere correttamente le lettere e risparmiano molto tempo.

Sei sicuro che tra le centinaia di lettere visualizzate dal destinatario, la tua lettera risalta davvero? Specialisti di sviluppo della carriera e esperti di marketing hanno parlato di come indicare correttamente l'oggetto di un'e-mail in modo che il destinatario possa aprirla e rispondere in modo tempestivo.

1. Includi sempre una riga dell'oggetto

Ignorare il campo dell'oggetto di un'e-mail è l'errore più grande che un mittente commette quando si aspetta una risposta tempestiva. L'oggetto della lettera, di norma, indica al destinatario il contenuto del messaggio e gli fa decidere se aprire o meno la lettera. È probabile che un'e-mail con un campo oggetto vuoto venga eliminata immediatamente, poiché infastidisce il destinatario poiché deve aprire l'e-mail per scoprire di cosa si tratta.

2. Innanzitutto, inserisci l'oggetto della lettera, quindi inizia a scrivere il messaggio

Molte persone pensano che l'oggetto di un'e-mail sia un compito secondario dopo averla scritta. Tuttavia, Amanda Augustine, che lavora come consulente professionale presso The Ladders, sottolinea che l'oggetto della lettera è una priorità per l'autore. In primo luogo, è l'argomento che dà il tono al messaggio e, in secondo luogo, non consente di essere distratti da altri argomenti.

3. Sii breve

Mentre quando apri la casella di posta sul monitor di un computer puoi vedere 60 caratteri nella riga dell'oggetto, su uno smartphone puoi vedere solo 25-30 caratteri. Pertanto, inserisci l'oggetto della lettera in 6-8 parole. Questo sarà più che sufficiente.

4. Indica la cosa più importante all'inizio dell'oggetto dell'email

Dmitry Leonov, vicepresidente di SaneBox, ha affermato che circa il 50% delle e-mail vengono visualizzate dai telefoni cellulari. Considera questo e scrivi la cosa più importante proprio all'inizio dell'oggetto della lettera. Altrimenti, nel 50% dei casi, parti importanti del messaggio possono essere semplicemente tagliate dai dispositivi mobili e non lette dai destinatari.

5. Evita parole inutili

Non riempire la riga dell'oggetto con frasi inutili come "Buon pomeriggio", "Piacere di conoscerti", "Grazie" e così via. Innanzitutto, non significano nulla per il destinatario. In secondo luogo, puoi tranquillamente usarli nella lettera stessa, il che sarà ancora più logico.

6. Sii chiaro e specifico nell'oggetto

L'oggetto della lettera dovrebbe indicare esattamente di cosa parlerà la lettera. È sull'oggetto della lettera che il destinatario deve dare la priorità e decidere quando esattamente deve rispondere. Ad esempio, un messaggio con oggetto "Hai tempo libero adesso per risolvere la mia domanda?" molto vago, perché non fa capire al destinatario cosa esattamente vuole da lui, e lo costringe ad aprire la lettera. Pertanto, se invii un curriculum, sentiti libero di scrivere nell'oggetto il tuo nome e il titolo del posto vacante per il quale ti candidi. E se vuoi porre una domanda a un collega o partner sul progetto in corso, indica il nome del progetto specifico nella riga dell'oggetto.

7. Mantieni il tema semplice e invita all'azione

Questo suggerimento è particolarmente utile per gli esperti di marketing e per coloro che inviano e-mail di marketing. Kip Bodnar, vicepresidente di Hub Spot, consiglia di scrivere un oggetto che chiami il destinatario all'azione, gli interesserebbe.

8. Utilizza parole chiave per effettuare ulteriori ricerche e filtri

Molti professionisti hanno cartelle con oggetto nelle loro e-mail e utilizzano attivamente anche i filtri per cercare determinate e-mail. Pertanto, se non sono presenti tali etichette nella riga dell'oggetto della tua lettera, molto probabilmente la tua lettera semplicemente non verrà notata. Pertanto, è molto importante utilizzare parole chiave che rispecchino l'oggetto della lettera, in modo che in futuro il destinatario possa trovarla facilmente attraverso il sistema di ricerca.

9. Specifica se hai bisogno di una risposta

Quando una persona riceve una lettera, è anche importante per lei sapere se ha solo bisogno di leggerla o se ha bisogno di una risposta. Quindi, dice Amanda Augustine, metti "Per favore rispondi" o "Per favore leggi" nell'oggetto della tua email. Puoi anche usare l'espressione "Per tua informazione". Viene utilizzato per informare il destinatario che sarà interessato al messaggio. Nelle e-mail aziendali sottolinea che il mittente desidera informare il destinatario, ma il messaggio non è un'istruzione e non richiede al destinatario di eseguire azioni direttamente correlate al messaggio.

10. Indicare una scadenza nella riga dell'oggetto

Se invii molte informazioni nel corpo della lettera, ma hai bisogno che ricevano risposta entro un certo periodo di tempo, indicalo nella riga dell'oggetto della lettera. Ciò aumenterà significativamente le possibilità di leggere e rispondere al messaggio in modo tempestivo. Ad esempio, potresti dire: "Rispondi a questa email entro la fine dell'orario lavorativo di venerdì".

11. Se qualcuno ti ha indirizzato a questo destinatario, faglielo sapere

Se il contatto del destinatario ti è stato fornito da un partner, cliente, collega, indica il suo nome direttamente nell'oggetto e non nella lettera stessa. Innanzitutto, un nome familiare attirerà l'attenzione del destinatario. In secondo luogo, darà al destinatario un'idea di un progetto o di un problema con cui puoi affrontarlo.

12. Evidenzia ciò che vuoi offrire

Se invii un'e-mail fredda, non sai se la tua offerta sarà di interesse per il tuo destinatario. Pertanto, indica nell'oggetto cosa offri e parlaci anche dei bonus: sconti, offerte speciali.

13. Immettere il nome del destinatario o il nome dell'azienda

Devi sapere a chi stai inviando la lettera. E anche il destinatario dovrebbe rendersi immediatamente conto che questa lettera è destinata specificamente a lui. Kip Bodnar sostiene che uno dei più modi migliori tale evidenza è l'indicazione del suo nome o della ragione sociale nell'oggetto della lettera. Ad esempio, potresti scrivere: "Vladimir, guarda queste cifre: le vendite dell'azienda sono aumentate del 25%".

14. Usa parole che limitino il tempo di risposta alla lettera

Se vuoi attirare l'attenzione di qualcuno e convincere il destinatario a risponderti, inserisci i termini della tua offerta nell'oggetto della tua email. Ad esempio: "La registrazione è obbligatoria oggi", "Il numero di posti è limitato: affrettati a iscriverti all'evento".

15. Non iniziare una frase nella riga dell'oggetto di un'e-mail che termini con l'e-mail stessa.

Se inizi a scrivere una domanda o una frase nell'oggetto della lettera, terminala immediatamente, senza continuare nella lettera stessa. Ciò infastidisce il destinatario, poiché lo costringe ad aprire la lettera e continuare a leggere. Pensa, forse un messenger o anche una chiamata è più adatto per una breve domanda?

16. Rileggi il messaggio nella riga dell'oggetto

Amanda Augustine consiglia di rileggere l'oggetto prima dell'invio. Perchè è questo? Molto spesso, quando un mittente invia un "mucchio" di lettere a diversi destinatari, si dimentica di modificare il nome o la ragione sociale nell'oggetto. Ciò può infastidire il destinatario o addirittura offenderlo. Pertanto, prima di inviare una lettera, rileggetela e verificate le incongruenze.

17. Non scrivere in maiuscolo

L'uso delle parole maiuscole attira l'attenzione, ma nella direzione sbagliata. Questo metodo rende la lettera difficile da leggere e fa preoccupare il destinatario a livello inconscio. Invece, puoi usare i trattini e i due punti per tracciare una linea tra le parole ed enfatizzare qualcosa.

La traduzione dell'articolo è stata preparata da Ekaterina Nikitina sulla base dei materiali di Business Insider

Hai preparato una lettera dal contenuto forte. È utile, una bella promozione o una grande offerta. Ma gli abbonati lo sapranno? Ogni giorno ricevono 40-50 (o anche più) lettere e hanno poco tempo:

1. Cancellano alcune lettere senza guardare.
2. Altri procrastinano e dimenticano
3. Altri leggono subito

Affinché la lettera rientri nel terzo gruppo, è necessario dare all'abbonato una motivazione che lo spingerà ad aprire la lettera. Indicalo nella riga dell'oggetto della tua email. Questo articolo ti aiuterà. Da esso imparerai:

• Qual è l'oggetto della lettera e come lavorare con ciascun campo
• Qual è la lunghezza ottimale della riga dell'oggetto?
• Quali parole e simboli ti aiuteranno ad aumentare i tassi di apertura
• Quali trucchi usano gli spammer?
• Come assicurarsi che la riga dell'oggetto sia corretta

Che aspetto ha un'e-mail nella tua casella di posta?

Alcuni pensano che la parte più importante di una email sia l'oggetto (evidenziato in rosso nell'immagine):

Tuttavia, ci sono altre parti oltre a questo: il mittente e l'intestazione, e anche loro svolgono un ruolo importante nel determinare se il destinatario apre o meno il tuo messaggio.

Su un dispositivo mobile, le email hanno questo aspetto:

Per far sì che il destinatario voglia aprire la tua lettera, devi lavorare con ogni campo.

Quando compili il campo "Mittente", aderisci a due principi:

1. Se ti rivolgi a te stesso, scrivi il tuo nome e cognome:

1. Se da un'azienda, il nome dell'azienda:

Alcuni aggiungono al nome dell'azienda il nome e la posizione della persona che comunica con gli abbonati. Lo spiegano in questo modo: "Le persone preferiscono comunicare con le persone e non con un'azienda senza volto". Sono d'accordo, ma tutto questo potrebbe non rientrare nel campo:

Questo è un male, perché non puoi capire immediatamente chi sia Olga Shuravina. Si scopre che questo è chi:

Per scoprirlo ho dovuto aprire la lettera. Ma ero motivato: dovevo dare il buon esempio. L'abbonato sarà motivato? Pertanto, non scrivete il nome del rappresentante dell'azienda nel campo “Mittente”, ma presentatevi alla fine della lettera:

intestazione

Lo scopo del titolo è raccontare il contenuto della lettera, distinguerlo dal background altrui, incuriosire o provocare. Ci sono nove passaggi per aiutarti a farlo:

1. Formato
2. Ordine
3. Pubblico
4. Rilevanza
5. Intrigo
6. Domanda
7. allusione
8. Provocazione

Consideriamoli ciascuno.

Formato

L'essenza del ricevimento è mostrare il modo in cui viene presentato il contenuto: un manuale, istruzioni, test, sondaggio, pratica, video, ecc. Con l'aiuto del formato, il valore della lettera aumenta: il lettore vede che al suo interno non c'è un articolo normale, ma, ad esempio, pratica (leggi, implementa e ottieni risultati).

Azienda	intestazione
Rivista "Affari del personale"	Istruzioni passo passo: come attrarre per lavorare vacanze
	[Likbez] Email marketing per il negozio: come impostare una newsletter in MailChimp
Academy of Lead Generation (formazione completa sulla promozione su Internet)	[Video] Vantaggi di avere un proprio dipartimento di lead generation
AvtoZvuk (negozio di elettronica automobilistica)	Come scegliere i tergicristalli? Video!
Salecontent (agenzia di content marketing)	[Infografica] 7 strumenti per ripetere le vendite
	Pratica: Migliorare il Funnel di Vendita

Ordine

L'essenza dell'accoglienza è mostrare che le informazioni nella lettera sono strutturate. Questa tecnica aumenta anche il valore della lettera: l'ordine suggerisce all'abbonato che l'autore ha fatto un ottimo lavoro selezionandone diverse buoni modi(consigli, trucchi) tra i tanti disponibili.

Azienda	intestazione
Razor (prodotti sportivi e per bambini: monopattini, skateboard…)	10 motivi per acquistare uno scooter
Fotoshkola.net (formazione fotografica)	5 buoni motivi per partecipare ad un nuovo intensivo
Rivista "Glavbuh"	4 tipiche violazioni del pagamento: modi semplici per correggere Lettera formale: 3 semplici regole di progettazione
Mr.Kolgotoff (negozio online di collant)	Codice di abbigliamento autunnale
E-executive.ru (comunità aziendale per manager)	Tre errori principali dei marketer russi
Condom-Shop.Ru (sexshop di articoli intimi)	Ricette dal blues autunnale
Rivista "Stipendio"	Domande difficili sullo stipendio che necessitano delle tue risposte 10 nuove risposte alle domande dei contabili
Textterra	5 modi migliori per trovare un'idea per i super contenuti

Non è necessario utilizzare i numeri per mostrare l'ordine. Ad esempio, confrontiamo due intestazioni: "Modi per aumentare le conversioni" e "5 modi per aumentare le conversioni": entrambe mostrano l'ordine.

Pubblico

L'essenza del ricevimento è mostrare a chi è indirizzata la lettera: manager, operatori di marketing, ragazze, madri, coppie, ecc. Specificando il pubblico, personalizzi il messaggio, il che rende l'abbonato motivato ad aprire la lettera.

Azienda	intestazione
Wix (costruttore di siti web)	Segreto per gli utenti Wix: workshop sui segreti SEO
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003.ru (negozio online elettrodomestici, elettronica, articoli per la casa e l'ufficio)	Tutto per i bambini su 003.ru! Le migliori promozioni e regali utili per mamme e bimbi!
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Rilevanza

L'essenza del ricevimento è legare il contenuto della lettera alla realtà. Quindi l'abbonato vedrà che ora o oggi è il momento migliore per leggere la lettera: un po' più tardi, domani o una settimana dopo sarà troppo tardi. Con l'aiuto della pertinenza, il valore della scrittura aumenta: una persona pensa prima ai problemi urgenti e poi agli argomenti eterni.

Azienda	intestazione
Terminal.ru (negozio online)
Travelata (ipermercato turistico online)
Quelle (negozio online di vestiti, scarpe e accessori)
SendPulse (servizio di posta)
Textterra
InMyRoom (la più grande raccolta di idee di interior design e arredamento)

Intrigo

L'essenza del ricevimento è sfruttare la curiosità dell'abbonato. Per soddisfarlo, aprirà la lettera.

Azienda	intestazione
Lamoda.ru (negozio online di vestiti, scarpe e accessori)	Sembra che tu abbia dimenticato qualcosa di interessante
Insider.pro (pubblicazione sui mercati finanziari)	Cosa racconterà Putin e cosa è successo in California
Megaproryv (centro di sviluppo aziendale)	Fare affari senza soldi (quasi)
	Til Schweiger fa gli spaghetti alla bolognese in questo modo ... (Qui l'autore ha deliberatamente messo i puntini di sospensione, quindi suggerisce: se vuoi sapere come Til Schweiger prepara gli spaghetti alla bolognese, apri la lettera)

Domanda

L'accoglienza funziona allo stesso modo dell'intrigo. La cosa principale è che l'abbonato vuole conoscere la risposta alla domanda che poni nella riga dell'oggetto.

Azienda	intestazione
RuTraveller (guida alle città e ai paesi)	Dove divertirsi in inverno? Dove andare oltre all’Egitto?
GALKA-GAME (giochi per sviluppo iniziale)	Come lavorare e guadagnare soldi su Instagram? Webinar gratuito! Cosa regalare al bambino per le vacanze?
Shelomentsev Dmitry (aiuta le persone a perdere peso)	Perché hai così tanta voglia di dolci?
Allo.ua (negozio online di apparecchiature ed elettronica)	Cosa fare se si bagna lo smartphone?
Artur Budovsky (fondatore della scuola di articoli commerciali "TextUnique")	Perchè non avrai mai problemi con gli ordini?

Umorismo

L'essenza del ricevimento è rallegrare l'abbonato. A una persona piace qualcuno che lo tira su di morale, quindi aumenta la probabilità che apra la lettera.

Usa questa tecnica con cautela, perché le persone percepiscono l'umorismo in modo diverso: ciò che è divertente per te, l'abbonato potrebbe trovarlo offensivo.

allusione

L'essenza dell'accoglienza è attirare l'attenzione con l'aiuto di un titolo che ricorda proverbi, detti, espressioni consolidate, nomi di programmi TV, film, libri, canzoni e frasi da essi. Con l'aiuto dell'allusione, l'oggetto della lettera risalta e incuriosisce.

Azienda	intestazione
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Spesso, con l'aiuto dell'allusione, è possibile attirare l'attenzione, ma non mostrare di cosa tratta la lettera. Per questo motivo, alcuni abbonati potrebbero considerare: poiché non è chiaro di cosa tratta la lettera, non perderò tempo con essa. Pertanto, più avanti nell'intestazione o nell'intestazione accenno al contenuto della lettera. Per esempio, (titolo) Chi ha tempo, quello e il copywriter professionista (pretitolo) Il Black Friday è iniziato.

Provocazione

L'essenza del ricevimento è dire all'abbonato qualcosa di straordinario, qualcosa che provocherà indignazione o gioia, ma non lascerà indifferente. Quindi ti distingui dallo sfondo degli altri.

Attenzione alle provocazioni: se l'abbonato si rende conto che hai utilizzato questa tecnica solo per vendere qualcosa, allora può inserirti nella lista nera o cancellarti.

Inoltre, puoi giocare con i trucchi: usane non uno, ma diversi contemporaneamente.

I test mostreranno quale tecnica o combinazione di tecniche funzionerà meglio nel tuo caso. Di questo parleremo nell'ultima parte dell'articolo.

Lo scopo di un preheader è rafforzare il titolo e dare all'abbonato una motivazione in più per aprire l'e-mail.

Quando non utilizzi un preheader, l'abbonato vede quanto segue:

O questo:

Questa è metà del problema. Peggio ancora, quando il preheader duplica il campo "Mittente" e il titolo:

Ma quando questo entra nel titolo, è come dire "hack!" al boia che stava per lasciarti andare:

Il servizio di posta genera automaticamente un'intestazione a partire dalle prime parole trovate nel corpo della lettera. Tuttavia, è in nostro potere garantire che ciò di cui abbiamo bisogno entri in esso.

Come creare un pretitolo e renderlo invisibile

1. Fare clic sul titolo e verrà visualizzato un menu. Nel menu, fare clic su Impostazioni:

1. Fai clic nella sezione dei caratteri sul campo con una scelta di colori e verrà visualizzata una finestra con le opzioni di colore:

1. Scegli il colore che desideri.

Ecco cosa succede alla fine. Guarda, l'intestazione nella riga dell'oggetto è:

Apro la lettera e non la vedo, perché Colore bianco, come lo sfondo:

Ora impariamo cosa fare per fare in modo che la preintestazione rafforzi il titolo della lettera.

1. Decifrare il titolo se hai usato allusioni o intrighi:

Azienda	intestazione
Rivista "Direttore Commerciale"	La punizione non può essere perdonata Pensi che sia necessario punire un dipendente se ha commesso...(a questo punto il servizio di posta ha tagliato la preintestazione)
Alexander Tchaikovsky (aiuta i clienti a vendere prodotti e servizi su Internet con l'aiuto della vendita di testi)	Giocare al cliente buono e cattivo Come parlare con un cliente su un piano di parità
Megaplan	Gioia dalla mente Come usare la conoscenza Il ragazzo che è stato venduto I segreti per trasformare un prodotto in un marchio Voglio idee da te Come distinguere buona idea da cattivo
Mega pausa	Aumentare le vendite con un pennarello Come organizzare gare sociali su un'unica lavagna magnetica
	Tutto su me stesso sì, su me stesso Una selezione di articoli salva-anima su come scrivere di te stesso

1. Spiega la richiesta se stai chiedendo qualcosa nel titolo:

1. Utilizza un invito all'azione:

1. Intrigo:

1. Usa il posizionamento (i titoli sono diversi, ma la preintestazione è sempre la stessa):

1. Aggiungi informazioni se la lettera toccava diversi argomenti:

1. Sfida:

1. Dicci cosa fare con le informazioni ricevute:

Hai notato che in due esempi il servizio di posta elettronica ha tagliato il preheader. Non è terribile, ma è meglio se ciò non accade. Pertanto, lasciati guidare da quanti caratteri nell'intestazione vengono visualizzati da un particolare servizio di posta e se vengono visualizzati o meno. Le immagini seguenti ti aiuteranno in questo:

E per verificare se l'intestazione è visualizzata correttamente nelle caselle di posta, procedi come segue:

• impostare caselle di posta di prova in tutti i servizi di posta utilizzati dagli abbonati;
• aggiungerli al database;
• inviare prima un'e-mail alle caselle di prova;
• guarda come viene visualizzata l'intestazione su diversi servizi di posta, dispositivi (computer, smartphone, tablet) e browser - se normale, invia un'e-mail all'intero database.

Lunghezza ottimale dell'intestazione in un oggetto di posta elettronica

Gli esperti di marketing spesso chiedono quale sia la lunghezza ottimale di un titolo nell'oggetto di un'e-mail. Diamo un'occhiata ai risultati della ricerca.

Secondo la ricerca dell'azienda, che ha analizzato 1,2 miliardi di email nel 2012, i titoli lunghi da 4 a 15 caratteri hanno il tasso di apertura più alto (15,2%) e i titoli più lunghi di 51 caratteri hanno il tasso di apertura più basso (10,4%).

Se offri lo stesso all'intero database, è meglio non utilizzare il nome del destinatario. Utilizza invece le tecniche dei titoli, condividi informazioni interessanti e aiuta a risolvere i problemi. Quindi l'abbonato aprirà le tue lettere, indipendentemente dal fatto che siano registrate o meno.

Come per la lunghezza del titolo, solo i test diranno se un messaggio personalizzato avrà effetto.

Parole magiche nell'oggetto delle email

Si ritiene che esistano parole magiche che aumentano il tasso di apertura delle e-mail. UniSender ha testato 12 parole consigliate e utilizzate frequentemente nelle e-mail e ha concluso che non influiscono notevolmente sui tassi di apertura delle e-mail:

Inoltre, le opinioni degli esperti divergono sull’impatto di determinate parole sui tassi di apertura. Ad esempio, le parole "gratuito" e "regalo".

Andrey Tsilikov, direttore delle vendite di Sendsay, scrive nel suo articolo "I 5 peccati capitali dell'email marketing" che la parola "gratuito" riduce i tassi di apertura, mentre "regalo" aumenta i tassi di apertura.

Maxim Higer, fondatore e responsabile del servizio Smartresponder, nell'articolo “Come creare un oggetto efficace per le email? " scrive che "gratuito" può aumentare i tassi di apertura e cita come esempio i risultati del test di una lettera con un invito a un corso di perfezionamento sulla lettura veloce:

• Il titolo "Scarica un mini-libro gratuito sulla lettura veloce" ha funzionato meglio del titolo "Aumenta la velocità di lettura di 2 volte" - Tasso di apertura 38,4% contro 28,3%.

E i risultati di uno studio su 300 milioni di email condotto da SendPulse mostrano che l’oggetto con la parola “regalo” ha il tasso di apertura più basso.

Cosa dice? Il fatto è che vale la pena ascoltare l'opinione degli esperti e osservare da vicino i risultati della ricerca, ma verificare tutto questo con l'aiuto dei test. Come scrive Andrey Tsilikov nell'articolo sopra:

• "Non dimenticare di eseguire il test A/B delle intestazioni delle email e di trovare le parole magiche."

Emoticon e simboli negli oggetti delle email

Lo scopo delle emoticon e dei simboli è attirare l'attenzione dell'abbonato e far risaltare l'e-mail dal resto. Sono:

• Experian ha scoperto che un cuore nero aumenta il tasso di apertura del 2,2%, un sole nero del 14,9% e un ombrello del 50%.
• Swiftpage ha condotto un test A/B: ha inviato a metà della base un'e-mail con un simbolo nella riga dell'oggetto e all'altra metà senza simbolo. Le lettere con il simbolo hanno avuto un tasso di apertura superiore del 3,29%.

• Ha scelto gli abbonati Gmail che visualizzano la posta sui computer.
• Inviata metà di un'e-mail con un personaggio animato nell'oggetto, l'altra metà senza.
• Ho controllato il risultato dopo 70 ore: il tema con i simboli animati aveva un Open Rate più alto del 20%.

Il problema risiede nei servizi di posta e nei dispositivi utilizzati per visualizzare la posta: emoticon e simboli vengono visualizzati in modo diverso o non vengono visualizzati affatto.

Gmail mostra tutto:

Ma a volte ci sono fallimenti da cui dipende sistema operativo, browser e dispositivo utilizzato per visualizzare la posta:

Yandex.Mail e Mail.ru visualizzano caratteri ed emoticon in bianco e nero, anche se hai utilizzato quelli a colori.

Gmail e Outlook mobile mostrano i caratteri più diffusi sull'iPhone e si comportano in modo imprevedibile con quelli rari. Prendiamo ad esempio un argomento familiare:

Suggerimenti per il marketing tramite posta elettronica: le opzioni animate sono contrassegnate in giallo. Per utilizzare emoji e simboli, copia la casella sopra l'immagine e incollala nella riga dell'oggetto dell'email.

1. Pro-smm - ecco emoticon e simboli per i social network, ma possono anche essere inseriti nell'oggetto della lettera (non ce ne sono di animati). Per fare ciò, copia il carattere desiderato e incollalo nell'oggetto della lettera.

Come usare

In modo che gli abbonati non percepiscano la lettera come spam, utilizzino emoticon e simboli nel posto giusto e non ne abusino.

Ecco un esempio di spam:

Per un argomento sono sufficienti uno o due caratteri. Se c'è un solo carattere, mettilo:

Se due:

Per quanto riguarda la pertinenza, la cosa principale qui è che i simboli riflettano l'essenza del tuo marchio o dell'oggetto della tua email:

non appropriato	Adeguata
	Sconto del 50% sulle lezioni di chitarra
Come sapere se tuo marito ti tradisce	Ogni venerdì due pizze al prezzo di una

Purtroppo, anche se queste condizioni vengono soddisfatte, alcuni abbonati potrebbero percepire un'e-mail con emoticon e simboli come spam. Testare quindi le varianti con e senza simboli.

Righe dell'oggetto delle email contenenti spam

Gli spammer vogliono anche che le loro e-mail abbiano un tasso di apertura elevato. E a questo scopo hanno escogitato due metodi: mascherarli come corrispondenza personale o come notifiche di agenzie governative. In nessun caso ti consigliamo di utilizzare questi metodi, perché implicano un inganno: l'oggetto della lettera non corrisponde a ciò che c'è dentro. Per questo motivo provoca negatività tra i destinatari e danneggia la reputazione dell’azienda. Diamo questi esempi solo come riferimento, perché. aumentano davvero il tasso di apertura e semplicemente non possono essere esclusi da questo articolo.

Travestimento per corrispondenza personale

Questa tecnica aumenta il tasso di apertura del 15-20%.

intestazione	Qual è la forza
RE: Ecco le informazioni che hai chiesto	Il prefisso RE: indica al destinatario che si tratta di una risposta alla sua lettera. Non ricorda di averlo inviato (non sorprende, perché non l'ha inviato), ma il fatto in faccia è la risposta alla sua lettera. Il destinatario dubiterà della sua memoria e aprirà la lettera.
Venerdì raduno	Potenzialmente, solo un amico o un collega può comunicare con il destinatario in questo modo. Non sente il trucco e apre la lettera.
(Nessun argomento)	È molto simile alla corrispondenza personale, perché quando corrispondiamo con amici e colleghi, spesso siamo troppo pigri per compilare il campo dell'intestazione, dicono, dal contenuto della lettera capiranno tutto. Anche in questo caso, il destinatario non si accorge del trucco e apre la lettera.

Travestirsi da notifiche di agenzie governative

Immediatamente, ad esempio.

Una certa azienda ha inviato direttori di livello medio e superiore istituzioni educative una lettera con un'offerta per creare un sito web e ospitarlo senza pubblicità per 21.500 rubli. Affinché il maggior numero possibile di destinatari potesse aprire la lettera, la intitolò come se fosse un avviso della procura:

• "Sui controlli del sito istituzioni educative pubblici ministeri"

Di conseguenza, oltre il 70% dei destinatari ha aperto la lettera.

Test

Se hai letto attentamente fino a questo punto, hai notato uno schema: devi sempre provare per trovare l'oggetto dell'e-mail più efficace. Non esistono metodi universali, perché le basi di abbonati, come le persone, sono diverse: ciò che ha funzionato su una base non è un dato di fatto che funzionerà su un'altra. E viceversa.

In ogni servizio di creazione di mailing list, la funzione di test è implementata a modo suo, ma l'essenza è la stessa. Diciamo che ti vengono in mente tre titoli e desideri determinare quello più efficace. Per testarli:

• Crea tre copie dell'e-mail con lo stesso contenuto ma intestazioni diverse.
• Contrassegna il tasso di apertura come parametro in base al quale il sistema determinerà il vincitore.
• Determinare la percentuale di iscritti per il test. Utilizza il calcolatore di esempio per determinare quanti iscritti inviare il test per assicurarsi che i risultati siano validi.
• Imposta la durata del test. Di solito gli esperti di marketing chiedono 24 ore. Microsoft scrive che è necessario attendere 48-72 ore per il test e rileva che questo periodo può variare a seconda del settore e dei segmenti. Se il tempo è poco, imposta 3 ore: questo è ciò che consiglia UniSender.
• Imposta un'ora di inizio per il test.
• Inizi il test.

• Selezionerà casualmente una determinata percentuale di iscritti e invierà loro e-mail.
• Raccoglie informazioni sui tassi di apertura per un determinato periodo.
• Invierà una lettera con il titolo vincente al resto della base al termine del test.

In questo modo vengono testati i preheader, la lunghezza del titolo, il soggetto con e senza nome e i simboli.

Abbiamo quindi finito di capire come comporre l’oggetto di una email in modo che possa essere aperta da quanti più destinatari possibile. Lo sapevate:

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