Rozhovor s generálním ředitelem: Přehled taktiky a otázek. Jak projít pohovorem na volné místo "Asistent manažera"

Pokud dobře napsaný životopis uchazeče o pozici asistenta manažera firmu zaujal, tak pro uchazeče začíná další nelehká etapa zaměstnání. Ostatně pozice asistenta manažera je jednou z klíčových, a tak uchazeč o roli „svěřence“ ředitele společnosti musí zpravidla podstoupit řadu zkoušek.

Pohovor je nedílnou součástí zaměstnání. Přesně na tuto fázi vy a zaměstnavatel se setkáte tváří v tvář. Je důležité pochopit, že poskytuje nejen příležitost prezentovat se, ale také velkou šanci seznámit se s požadavky a vlastnostmi připravovaného díla.

Počet fází pohovoru se může lišit, ale ať už vedete pohovor s personální agenturou, HR manažerem společnosti nebo generálním ředitelem, vždy musíte být připraveni. A aby se pohovor v polovině semestru nestal posledním, musíte se vážně připravit - psychologicky i takticky.

Nejprve se snažte dozvědět co nejvíce o společnosti, pro kterou hledáte zaměstnání – prostudujte si webové stránky, seznamte se s publikacemi v tisku a na internetu. Připravte si předem sadu dokumentů - pracovní sešit nebo jeho kopie, diplomy, certifikáty, doporučení, 2-3 kopie vašeho životopisu. Sepište si seznam otázek, které na vás zaměstnavatel může mít, připravte si na ně přibližné odpovědi a také své dotazy zapište zástupci společnosti.

Na stránkách Kariérní encyklopedie se opakovaně probíraly oblíbené otázky personalistů a zaměstnavatelů. Mezi nejčastěji dotazované patří následující.

Mohl bys říct něco málo o sobě?

Informace obsažené v životopise byste neměli převyprávět – zaměstnavatel si je přečtěte, než vás pozve na pohovor. Buďte struční, nezacházejte do zbytečných detailů, protože hlavním úkolem osobního asistenta je šetřit hlavní zdroj vedoucího – čas.

Proč jste si vybral právě toto povolání?

Očekává se od vás, že budete jasně rozumět podstatě a složitosti této profese, která se výrazně liší od souvisejících specializací sekretářky / manažera kanceláře / referenta; vnitřní připravenost zůstat vždy „ve stínu“ vůdce, respektovat a prosazovat jeho postavení a rozhodnutí.

Jaké jsou vaše silné/slabé stránky?

Zdůrazněte především ty vlastnosti, které jsou pro osobního asistenta důležité. Vaše nedostatky by měly vypadat jako logické pokračování vašich vlastních předností. A nezapomeňte zmínit, že na sobě neustále pracujete: "Někdy lidé v mém okolí zaměňují mé odhodlání za impulzivitu, ale snažím se hlídat si způsob vyjadřování myšlenek."

Proč bychom vás měli najmout?

Kromě prohlášení o vaší vysoké profesionalitě by nebylo zbytečné prokazovat, že jste si vědomi společnosti / odvětví.

Jaké jsou důvody odchodu z předchozího zaměstnání?

V žádném případě nemluvte neuctivě o bývalém týmu a vedoucím - nikdo nepotřebuje konfliktní zaměstnance, kteří neumějí být k sobě kritičtí. Je lepší se zaměřit na přednosti nové společnosti, která vás zaujala, než na nedostatky staré.

Jak si představujete svou kariéru za pár let?

Pro zástupce jiných profesí je vertikála kariérního růstu zcela zřejmá, řekněme od právního poradce až po vedoucího právní služby. Podobný dotaz adresovaný Vám jako kandidátovi na pozici asistenta manažera má odhalit Vaše ambice, motivaci. Na základě odpovědi na tuto otázku může zaměstnavatel posoudit význam navrhované práce pro vás – vnímáte ji jako příležitost uplatnit své nejlepší vlastnosti a silných stránek, nebo to považujte jen za odrazový můstek a hodláte v budoucnu změnit směr své kariéry.

Jaký by podle vás měl být šéf?

Ve skutečnosti od vás chtějí zjistit míru vaší konstruktivnosti, zda máte sklony ke konfliktům s vedoucím. Ideální odpovědí by byla neutrální odpověď: "Kompetentní, silný vůdce, který se má od čeho učit."

Na druhou stranu máte právo se ptát na rozvrh práce, možnost a četnost služebních cest, strukturu sekretariátu společnosti, důvody, proč se místo asistenta vedoucího ukázalo jako volné (samozřejmě pokud není toto je nová personální pozice) - jedním slovem zjistěte všechny body, které jsou pro vás důležité, související s budoucím zaměstnáním. Promyšlené a hluboké otázky zdůrazní váš zájem o volné pracovní místo, pomohou vytvořit image seriózního kandidáta, profesionálního zaměstnance.

Rozhovor se koná...

Screeningový rozhovor nebo telefonický rozhovor

Když je velká konkurence na inzerované volné místo, uchýlí se zkušení HR manažeři k tzv. screeningovému pohovoru. Provádí se na dálku, tedy bez vizuálního kontaktu s žadatelem, pomocí internetu (e-mailu) nebo telefonicky. Tento typ testu umožňuje personalistovi optimalizovat proces hledání vhodného kandidáta a telefonický pohovor mu mimo jiné dává možnost otestovat vaši schopnost vést telefonický rozhovor – jednu z nejdůležitějších dovedností osobního asistenta.

Abyste nebyli zaskočeni, měli byste se ujistit, že máte vždy u sebe tužku a papír, svůj životopis, pracovní nabídku nebo popis práce, vzor žádosti o zaměstnání a seznam otázek, které byste se chtěli zeptat na organizaci, pro kterou byste mohli pracovat.

Pokud nejste připraveni mluvit, omluvte se s odkazem na nemožnost pokračovat v komunikaci a uveďte, kdy by bylo vhodné zavolat zpět.

Při telefonickém rozhovoru mluvte jasně, k věci, vyhýbejte se jednoslabičným odpovědím, ale nepouštějte se do sáhodlouhých diskuzí. Pokud volné místo vyžaduje znalost cizího jazyka, připravte se na to, že během pohovoru přejdete z ruštiny na cizí. Dělejte si poznámky – mohou se vám hodit v další fázi pohovoru.

Pohovor s personální agenturou

Pokud společnost pověřila personální agenturu výběrem asistenta manažera, absolvujete nejprve pohovor s jeho zástupcem.

Při úvodním pohovoru je důležité, aby personalista zjistil, zda splňujete nebo nesplňujete požadavky na volné pracovní místo. Pro kontrolu dostupnosti a úrovně odborných dovedností a znalostí se zpravidla nejprve seznámí s dokumenty potvrzujícími vaši způsobilost - diplomy, certifikáty a doporučeními z předchozího pracoviště a poté nabídne provedení řady standardních úkolů. :

vytvořit nebo převést dokument na počítači (za účelem zjištění úrovně znalostí balíku kancelářského softwaru - Word, Excel atd.);
zkontrolovat správnost provedení návrhu objednávky předloženého vedoucímu k podpisu např. o vytvoření provize a případně ji upravit (diagnostika znalosti základů kancelářské práce, zejména pravidel pro sestavování a zpracování administrativní dokumentace);
přenést informace z vícestránkového textového dokumentu do tabulky (takové úkoly umožňují posoudit schopnost uchazeče vykonávat rutinní, opakující se práci, aniž by byla ohrožena její kvalita);
upozornit na nejdůležitější fakta v textu článku vytištěného z webových stránek společnosti (testování abstrahovacích dovedností - schopnost vybrat z řady informací nejvýznamnější teze a písemně je opravit);
přeložit text nebo sestavit obchodní dopis v cizím jazyce, např. žádost o údaje pro získání víza pro jednatele (tím se určí stupeň znalosti cizího jazyka).

Schopnost vykonávat více úkolů najednou, schopnost rychlé orientace v situaci, dovednosti organizovat služební cesty a akce, znalost základů obchodní etikety - to vše se obvykle zjistí v průběhu práce s různými případy. Můžete být například požádáni, abyste podrobně popsali akce, které podniknete, pokud se nesplníte potřebný čas získat vízum na některém velvyslanectví pro naléhavou služební cestu vedoucího; vypracovat podrobný plán organizace přijímání VIP hostů ze zahraničí; předvést „nepříjemný rozhovor“ s vysoce postaveným úředníkem o zrušení schůzky; prokázat zdvořilé odmítnutí spojit manažera s konfliktním klientem; nabídnout několik řešení situace, kdy se manažer z důvodu dopravní zácpy opozdí na důležitou schůzku s partnery.

Jedním slovem, když půjdete na pohovor do personální agentury, připravte se na seriózní zkoušku způsobilosti. Raději si naplánujte jen jednu schůzku denně, nebo se ujistěte, že máte na pohovor a cestu na další schůzku dostatek času, jinak budete nervózní a zkazíte si dojem sami ze sebe.

Rozhovor s vedoucím personálního oddělení společnosti

Na rozdíl od zástupce poskytovatelské společnosti bude pro vedoucího personálního oddělení společnosti se zájmem o získání vysoce profesionálního osobního asistenta na prvním místě otázka vašeho dodržování firemních standardů, stylu vedení a komunikace.

V tomto rozhovoru byste se měli podrobně zeptat na nadcházející úřední povinnosti, o stávajících mechanismech motivace zaměstnanců (bonusy, preference - možnost využívat služební vůz; parkovací místo, benzín, autoservis pro osobní auto; další dny volna po pracovních cestách nebo v době nepřítomnosti vedoucího) atd.

Přirozeně je v této fázi pohovoru také vysoká pravděpodobnost, že vás bude lákat účast v malém hraní rolí, práce se situačními příklady - případy, různé testy a úkoly, které vám umožní zhodnotit vaše profesní a individuálně-osobní kvality. Někdy se osobní tazatelé uchýlí k netriviálním metodám dotazování:

skupinový rozhovor- pohovor, na který jsou současně pozváni všichni uchazeči o volné místo a každý z nich je vyzván, aby položil jinému uchazeči otázku na odborné téma. To se provádí za účelem zjištění nejen úrovně speciální připravenosti žadatelů, ale také jejich schopnosti s jistotou zůstat v ní stresující situaci, vůdcovské kvality, míra konfliktnosti atd. Dost často jsou na takové akce zváni profesionální psychologové. Na základě jejich analýzy management vybere ty kandidáty, kteří budou požádáni o pohovor s generálním ředitelem společnosti.
stresující pracovní pohovor- speciálně simulované prostředí nepohody, provokující žadatele k přímé, spontánní reakci, která umožňuje odhalit skryté stránky jeho osobnosti. Ve své „čisté“ podobě se dnes takový rozhovor používá velmi zřídka, ale pozice asistenta manažera je v „rizikové zóně“ - není žádným tajemstvím, že odolnost vůči stresu a loajalita patří mezi nejdůležitější vlastnosti osobního asistenta. Jediným receptem, jak úspěšně překonat stresující pohovor, je vysoká míra vyrovnanosti, vyrovnanosti a rozvážnosti. Pokud si myslíte, že soupeř překročil to, co je povoleno, můžete vždy odmítnout pokračovat v komunikaci. Dnes je totiž na trhu dostatek firem, které jsou k potenciálním zaměstnancům tolerantnější, schopné odhalit míru zranitelnosti člověka a způsob jeho reakce v náročných emočně vypjatých situacích, aniž by o něm použily nesprávné výroky.

Personalisté argumentují, že je k používání nestandardních metod a technik vede potřeba odhalit „profesionální“ uchazeče, kteří snadno získávají práci tím, že se budou řídit doporučeními pro absolvování různých úrovní pohovorů. V poslední době se rozšířila „technologie trychtýře“, při které tazatel postupně přechází od obecných otázek ke konkrétnějším, upřesňujícím. Zodpovídání takto úzce zaměřených otázek, práce s detaily a velkým množstvím příkladů může velmi názorně prokázat vaši kvalifikaci oponentovi.

Pokud se kvalifikujete, některé organizace vám mohou nabídnout krátkou stáž, například týdenní stáž u společnosti – bez zápisu, ale s garantovaným platem. Skutečná práce pomáhá oběma stranám zbavit se mnoha iluzí. Pravda, současná právní úprava počítá s najímáním se zkušební dobou, takže tento způsob najímání nelze označit za bezvadný.

Rozhovor s manažerem

Toto je nejdůležitější fáze, abych tak řekl, „obecná“ montáž. Hledání osobního asistenta na rozdíl od jiných specialistů nemůže ředitel plně svěřit do personální služby. Vzhledem k tomu, že bude muset velmi často komunikovat se svým asistentem, je důležité, aby pochopil, zda je pro něj kandidát psychologicky vhodný, zda je možné s ním efektivně komunikovat.

„U uchazeče o pozici osobního asistenta je samozřejmě nutná vysoká odbornost, protože manažer prostě nemá čas školit, organizovat a kontrolovat špatně vyškoleného zaměstnance,“ říká Elena Vladimirovna Samginova, vedoucí HR. a oddělení pracovněprávních vztahů ČJSC PK RUST. Ale přesto, požadavky týkající se osobní kvality osobní asistent, mnohem přísnější. Je to dáno nejen zásadně důležitým bodem kompatibility mezi vedoucím a asistentem, ale také nutností komunikovat s velkým množstvím lidí, kteří jsou v postavení mnohem výše než samotný asistent, účastnit se jednání a navštěvovat různé akce. . Když se k tomu přidá nepravidelná pracovní doba a neustálý stres, je jasné, že pro tuto profesi jsou někdy důležitější psychické vlastnosti než odborné dovednosti. Problém je v tom, že individuální kvality specialisty na pohovoru se velmi těžce testují a ani použití projektivních technik vám ne vždy umožní vidět „pravou tvář“ uchazeče, takže si zaměstnavatel musí „vymýšlet“ situace, které přispívají k nejúplnějšímu odhalení žadatele.

Proto musíte být na pohovor připraveni na všechna překvapení – můžete být pozváni do restaurace, plánovací schůzky, prezentace nebo průmyslové výstavy, kde budete požádáni o pracovní oběd, sepisovat zápis z jednání nebo působit jako tlumočník. Setkání v kanceláři se však také neobejde bez překvapení. Zde jsou nějaké příklady.

Vedoucí personálního oddělení doprovodí kandidáta na pozici osobního asistenta do kanceláře generálního ředitele, posadí ho ke stolu, na kterém leží kontrolní materiály: testové úkoly k posouzení úrovně znalostí kancelářské práce, k vyzkoušení gramotnost psaní, schopnost sestavit standardní dopis (například žádost o údaje pro získání víza hlavě), dokument pro překlad do cizího jazyka atd. Vedoucí nadále vyřizuje papíry, nevěnuje pozornost těm, kteří vstoupil. Toto trvá několik minut. Nikdo na rozhovor nezapomněl, tato situace byla speciálně modelována (zpoždění začátku rozhovoru – absolvování stresujícího rozhovoru). Po celou tu dobu zaměstnavatel pozoruje jednání kandidáta - člověk si se zájmem prohlédne kancelář potenciálního šéfa a pokorně čeká, až se mu bude věnovat; druhý, aby neztrácel čas, převezme úkoly před ním; třetí začne projevovat agresi. Takže ještě před začátkem pohovoru má manažer určitý dojem o uchazeči. Po zjištění modelu chování uchazeče se ředitel omlouvá za zpoždění a ... buď přistoupí k věcnému rozhovoru, nebo se s uchazečem pod věrohodnou záminkou zdvořile rozloučí.
Mnoho moderních společností je vybaveno speciálními kamerami, které umožňují online sledování dění v různých částech kancelářské budovy. Nic netušící kandidát je uveden do čekárny a požádán, aby chvíli počkal. Po chvíli z recepce vyjde sekretářka, která nechá žadatele samotného, a o minutu později se objeví slušný člověk, který začne dělat povyk a požaduje, aby ho okamžitě pustil k řediteli. Posloužit může chování žadatele, který se ocitne v obdobné situaci bez jakékoliv podpory, jeho schopnost „sám si vzít ránu“ a vyřešit konflikt bez ztráty sebekontroly. nejlepší doporučení pro zaměstnavatele.
Vedoucí přijme kandidáta velmi přátelsky, zahájí konverzaci na abstraktní témata a místo očekávaných zkušební položky pro profesionální vhodnost ho požádá, aby podle navrženého schématu složil z papíru nějakou jednoduchou postavu. Předpokládá se, že taková „frivolní“ činnost, jako je skládání origami, může hodně napovědět o osobnosti subjektu: o rychlosti a flexibilitě jeho myšlení, jeho schopnosti soustředit se, přesnosti, trpělivosti a nakonec o schopnosti zapojit se. v jakékoli „hře“ zacházejte s tím, co se děje, s humorem.
Pro kontrolu spolehlivosti žadatele, jeho schopnosti správně nakládat s důvěrnými informacemi, mohou položit otázku o chybách a chybách bývalého vůdce. V takové situaci by se přirozeně nemělo šířit fámy nebo utajované informace, je lepší „držet jazyk za zuby“.

Pokud firmě sedíte ve všech ohledech, kromě úrovně znalosti cizího jazyka, neváhejte na pohovoru prohlásit, že jste připraveni se ve volném čase zdokonalit v angličtině. Je možné, že o zaměstnání bude rozhodnuto ve váš prospěch a budete vysláni do jazykových kurzů na náklady firmy.

Pár slov o formalitách

Pamatujte, že není obsah bez formy. Uchazeč je vždy hodnocen komplexně: jak vypadá, jak mluví, jak se prezentuje. Proto nezapomeňte na základní pravidla pro absolvování pohovoru: dochvilnost, vypnutý mobil, oblečení vhodné pro danou příležitost obchodní styl klasické barvy, čisté boty, střídmý make-up, zručné používání doplňků a šperků, úhledná a diskrétní manikúra, lehký (neutrální) parfém, energie, sebevědomí, otevřenost a samozřejmě úsměv.

V procesu přípravy na rozhovor s první osobou společnosti je třeba vzít v úvahu, na jakou pozici kandidát cílí. Když je generální ředitel bezprostředním nadřízeným přijímaného specialisty, pak se během pohovoru dotknou odborných témat a je důležité, aby vrcholový manažer pochopil, jak moc daný člověk „zapadá“ do týmu, zda se jeho hodnoty shodují s hodnoty společnosti. Pokud je schůzka naplánována na schválení pozice uchazeče prezentovaného jeho budoucím přímým nadřízeným, je spíše formální, i když v každém případě generálního ředitele zajímají osobní kvality člověka ucházejícího se o roli zaměstnance společnosti. jeho společnost.

Pohovor s generálním ředitelem společnosti, ve které uchazeč získává práci, je zpravidla poslední fází náborového procesu. Ne každému žadateli je však přidělena schůzka s vedoucím podniku. Na pohovor na nejvyšší úrovni se vyplatí připravit v několika případech:

Kandidát se uchází o vedoucí pozici.
Oddělení, kde je specialista zaměstnán, je pro společnost klíčové (např. když je tak prioritou prodej, je pohovor s první osobou společnosti povinný krok pro obchodní manažery).
Specialista dostane běžnou pozici, ale v malé firmě.
Posuzují se uchazeči na pozici Osobní asistent.

V malých a středních firmách lze pohovor s prvním člověkem zadat i v situaci, kdy se uvolní místo na zcela běžnou pozici.

V prvním a posledním případě, kdy je generální ředitel přímým nadřízeným přijímaného specialisty, se během pohovoru dotknou odborných témat: budoucích povinností kandidáta, jeho zkušeností, cílů a záměrů, které volné pracovní místo implikuje. Kromě toho je důležité, aby vrcholový manažer pochopil, jak člověk „zapadá“ do týmu, zda se jeho hodnoty shodují s hodnotami společnosti, jak blízko je její firemní kultura.

„Byl takový případ: generální ředitel poměrně velké společnosti, který vedl pohovor se svým budoucím přímým podřízeným, na konci rozhovoru upřímně upozornil kandidáta, že je někdy tvrdý, a zeptal se, zda se tato skutečnost nestane překážkou jejich společné práce v budoucnu, - říká jednatel společnosti Marksman Inna Sumatokhina. – A někdy se také stane, že kandidatura uchazeče je zamítnuta kvůli tomu, že se ředitel prostě bojí konkurence. To se stane, když hledá náhradu a potká velmi silný muž tak či onak nad ním. Kdysi v naší praxi kandidát na pozici zástupce generálního ředitele na otázku, co očekává od práce ve firmě, odpověděl, že jde především o růst. Růst v této situaci mohl být pouze pro pozici samotného generálního ředitele... Přirozeně nebyl přijat.

Pokud je jmenována schůzka s generálním ředitelem ke schválení funkce osoby, kterou zastupuje jeho budoucí přímý nadřízený, jde spíše o formalitu. "V naší praxi byly rozhovory, které trvaly pět minut," říká osobní zkušenost Inna Sumatokhina. - Zpravidla probíhá formou rozhovoru a je neformální, odborných témat se téměř nedotýká. Jednoho dne se dva expati, generální ředitel a kandidát, setkali na pohovoru, večer začal rozhovor o Moskvě a poté následoval 40minutový rozhovor dvou cizinců v cizí zemi a výsledkem byl pohovor. redukováno na diskusi o moskevských klubech a restauracích.

Otázky generálního ředitele mají často charakter případů, praktických úkolů.

Přitom v malých a středních firmách lze pohovor s prvním člověkem jmenovat i v situaci, kdy se uvolní místo na zcela běžnou pozici. Zpravidla je to dáno tím, že majitel (aka generální ředitel) je vzhledem ke specifikům podnikání zodpovědný za všechny běžné organizační procesy. Proto je při náboru zaměstnanců připraven osobně mluvit s každým potenciálním zaměstnancem.

Při pohovoru s ředitelem se většinou ukáže, zda se kandidát bude moci těšit důvěře šéfa organizace, zda se mu bude snadno a pohodlně komunikovat, zda se nováček ve firmě uchytí. Generální ředitel naslouchá především své intuici – souhrnu znalostí, zkušeností, profesionality, předvídavosti. Koneckonců, někdy jsou zkušenosti žadatele vhodné a vzhled a výsledky jsou úžasné a vzdělání je prestižní a intuice nám říká: "Nevyhovuje nám, bude to s ním těžké."

Je zřejmé, že příprava na schůzku s generálním ředitelem musí být vážná a důkladná, protože to, jak si povedete na pohovoru s vrcholovým manažerem, nakonec závisí na obdržení pracovní nabídky. V procesu přípravy věnujte pozornost následujícím doporučením, která mají naklonit misky vah ve váš prospěch.

Sbírejte informace o společnosti a situaci na trhu, analyzujte je.

Zkuste si vytvořit portrét člověka, se kterým budete dělat rozhovor: čtěte jeho články a rozhovory v tisku, hledejte materiály týkající se firemní kultury firmy, kterou vede, chatujte na fórech s jejími zaměstnanci, případně svými budoucími kolegy.

Většina zaměstnavatelů zastává názor, že čím více se člověk ptá, tím je motivovanější.

„Jednou vedl kandidát pohovor s generálním ředitelem, Francouzem anglický jazyk a ukončil konverzaci ve francouzštině, “vzpomíná Inna Sumatokhina. – Manažer byl příjemně překvapen a na oplátku potěšil účastníka jednání nabídkou práce. Cizinci opravdu oceňují uctivý přístup ke své zemi a firemní kultuře jejich společnosti.“

Konzultant Výběr THI Anna Oblová poznamenává, že „váš důvtip bude oceněn, neváhejte, ale neměli byste zacházet příliš daleko. Někteří kandidáti, kteří se předem naučili koníčku ředitele, jsou tedy připraveni k životopisu připojit například certifikát parašutisty, pokud je vrcholový manažer vášnivým fanouškem parašutismu. Zároveň se nebojte vyjádřit k jednání vedení. Objektivní kritika je pouze vítána."

Připravte se na to, že budete požádáni, abyste popsali, jaké kroky byste podnikli k vyřešení konkrétního problému. Otázky generálního ředitele mají často charakter případů, praktických úkolů. Neberte takové úkoly jako volné využití vašich odborných znalostí a zkušeností. Nebude po vás vyžadován plnohodnotný podnikatelský plán, spíše vám bude nabídnut ke shrnutí hlavních myšlenek. Takové případy velmi dobře odhalují způsob myšlení a pracovní styl kandidáta, umožňují udělat si představu o tom, jaký je to člověk - bázlivý nebo rozhodný, chladnokrevný nebo temperamentní, zda se dokáže rozhodnout v podmínkách nedostatku času a informací.

Další argument pro kandidáty ve prospěch nevzdávat se praktický úkol, - možnost během své přípravy sám zhodnotit vyhlídky na budoucí pozici. „Svého času jsem strávil týden sestavováním hrubého podnikatelského plánu, jeho předložením, dostal jsem pracovní nabídku a odmítl jsem ji, protože jsem během komunikace se zaměstnavatelem nedostal jasné odpovědi na otázky položené v části „Rizika“ kapitola,“ hlásí jeden ze čtenářů "Encyklopedie kariéry" .

Nebojte se na pohovoru klást otázky.

Buďte připraveni na to, že se během rozhovoru s generálním ředitelem stane neočekávané.

Ukažte svůj zájem. Většina zaměstnavatelů zastává názor, že čím více se člověk ptá, tím je motivovanější. Iniciativa je obecně považována za známku profesionality. „Zároveň jsou vrcholoví manažeři extrémně vytížení lidé, takže všechny otázky na ně musí být výhradně na případ, což jen potvrdí vysoká úroveň vaši profesionalitu a kompetence,“ komentuje Anna Oblová.

Mobilizujte svou odolnost.

Při pohovoru s generálním ředitelem je nejdůležitější nebát se. „Znám situaci, kdy jeden z kandidátů omdlel vzrušením a samozřejmě neprošel pohovorem,“ uvádí příklad Inna Sumatokhina. Pamatujte, že před vámi je stejná osoba jako vy, pak se budete moci uvolnit a ukázat svou nejlepší stránku.

„V naší praxi se vyskytl případ, kdy v jedné velké japonské společnosti vynikající kandidát, který prošel všemi fázemi pohovoru, neuspěl u generálního ředitele a byl bezradný v reakci na žádost ředitele, aby pojmenujte slogan společnosti,“ akcie skutečné příběhy Inna Sumatokhina.

Generální ředitel chápe, že je mnohem výhodnější najmout ne chronicky unaveného workoholika, ale diverzifikovaného člověka.

Buďte připraveni na to, že se během rozhovoru s generálním ředitelem stane neočekávané. „Top manažeři jsou většinou seriózní lidé,“ říká Anna Oblová. – Přesto v mé praxi byly docela úsměvné příklady, kdy uchazeč s technickým vzděláním, ucházející se o místo osobního asistenta, byl požádán budoucím šéfem, aby nakreslil schéma rozhlasového přijímače. V jiné společnosti chtěl ředitel při pohovoru od uchazeče slyšet jeho úplný životopis, počínaje mateřská školka". Při odpovídání na takové záludné otázky je důležité neztratit se, respektovat partnera a v každém případě zachovat smysl pro humor.

Ukažte, že jste všestranný člověk.

Hlavním úkolem otázek, které nesouvisejí s profesní činností, je posoudit osobnostní kvality uchazeče, zjistit, zda je „posedlý“ v práci nebo zda má čas a chuť dělat něco jiného: rybaření, lyžování, fotografování , a tak dále.

Kandidát, který se uchází o vedoucí nebo manažerskou pozici, již zpravidla hodně dosáhl a pravděpodobně již uplynula fáze, kdy práce a kariéra byly hlavními prioritami v jeho životě. Do popředí se dostávají „věčné hodnoty“: rodina, přátelé, zdraví, koníčky; přichází poznání, že pracovat 10-12 hodin denně by nemělo být jediným cílem v životě.

Generální ředitel chápe, že je mnohem výhodnější zaměstnat nikoli chronicky unaveného workoholika, ale diverzifikovaného člověka, který se snaží o rozumnou rovnováhu mezi pracovním a osobním životem.

Pohovor je nedílnou součástí zaměstnání. Právě v této fázi se vy a zaměstnavatel setkáte tváří v tvář. Je důležité pochopit, že poskytuje nejen příležitost prezentovat se, ale také velkou šanci seznámit se s požadavky a vlastnostmi připravovaného díla.

Nejprve se snažte dozvědět co nejvíce o společnosti, pro kterou hledáte zaměstnání – prostudujte si webové stránky, seznamte se s publikacemi v tisku a na internetu. Připravte si předem sadu dokumentů - pracovní sešit nebo jeho kopii, diplomy, certifikáty, doporučení, 2-3 kopie vašeho životopisu. Sepište si seznam otázek, které na vás zaměstnavatel může mít, připravte si na ně přibližné odpovědi a také své dotazy zapište zástupci společnosti.

Na stránkách Kariérní encyklopedie se opakovaně probíraly oblíbené otázky personalistů a zaměstnavatelů. Mezi nejčastěji dotazované patří následující.

Mohl bys říct něco málo o sobě?

Proč jste si vybral právě toto povolání?

Jaké jsou vaše silné/slabé stránky?

Proč bychom vás měli najmout?

Kromě prohlášení o vaší vysoké profesionalitě by nebylo zbytečné prokazovat, že jste si vědomi společnosti / odvětví.

Jaké jsou důvody odchodu z předchozího zaměstnání?

Jak si představujete svou kariéru za pár let?

Pro zástupce jiných profesí je vertikála kariérního růstu zcela zřejmá, řekněme od právního poradce až po vedoucího právní služby. Podobný dotaz adresovaný Vám jako kandidátovi na pozici asistenta manažera má odhalit Vaše ambice, motivaci. Na základě odpovědi na tuto otázku může zaměstnavatel posoudit význam navrhovaného zaměstnání pro vás – ať už to považujete za příležitost využít své nejlepší vlastnosti a přednosti, nebo to považujete jen za odrazový můstek a hodláte změnit směr své kariéry v budoucnost.

Jaký by podle vás měl být šéf?

Rozhovor se koná...

Screeningový rozhovor nebo telefonický rozhovor

Abyste nebyli zaskočeni, ujistěte se, že máte tužku a papír, svůj životopis, pracovní nabídku nebo popis práce, vzor žádosti o zaměstnání a seznam otázek o organizaci, která by vás mohla zajímat. Musíte pracovat.

Pokud nejste připraveni mluvit, omluvte se s odkazem na nemožnost pokračovat v komunikaci a uveďte, kdy by bylo vhodné zavolat zpět.

Pohovor s personální agenturou

Pokud společnost pověřila personální agenturu výběrem asistenta manažera, absolvujete nejprve pohovor s jeho zástupcem.

vytvořit nebo převést dokument na počítači (za účelem zjištění úrovně znalostí balíku kancelářského softwaru - Word, Excel atd.);
zkontrolovat správnost provedení návrhu objednávky předloženého vedoucímu k podpisu např. o vytvoření provize a případně ji upravit (diagnostika znalosti základů kancelářské práce, zejména pravidel pro sestavování a zpracování administrativní dokumentace);
přenést informace z vícestránkového textového dokumentu do tabulky (takové úkoly umožňují posoudit schopnost uchazeče vykonávat rutinní, opakující se práci, aniž by byla ohrožena její kvalita);
upozornit na nejdůležitější fakta v textu článku vytištěného z webových stránek společnosti (testování abstrahovacích dovedností - schopnost vybrat z řady informací nejvýznamnější teze a písemně je opravit);
přeložit text nebo sestavit obchodní dopis v cizím jazyce, např. žádost o údaje pro získání víza pro jednatele (tím se určí stupeň znalosti cizího jazyka).

Schopnost vykonávat více úkolů najednou, schopnost rychlé orientace v situaci, dovednosti organizovat služební cesty a akce, znalost základů obchodní etikety - to vše se obvykle zjistí v průběhu práce s různými případy. Můžete tedy být požádáni, abyste podrobně popsali kroky, které podniknete, pokud nestihnete získat vízum na velvyslanectví pro naléhavou služební cestu manažera v požadovaném termínu; vypracovat podrobný plán organizace přijímání VIP hostů ze zahraničí; předvést „nepříjemný rozhovor“ s vysoce postaveným úředníkem o zrušení schůzky; prokázat zdvořilé odmítnutí spojit manažera s konfliktním klientem; nabídnout několik řešení situace, kdy se manažer z důvodu dopravní zácpy opozdí na důležitou schůzku s partnery.

Rozhovor s vedoucím personálního oddělení společnosti

Na tomto pohovoru byste se měli podrobně zeptat na nadcházející pracovní povinnosti, na stávající motivační mechanismy zaměstnanců (bonusy, preference - možnost používat služební vůz; parkovací místo, benzín, autoservis pro osobní auto; další dny volna po pracovních cestách nebo v době nepřítomnosti vedoucího pracovníka) atd. .

Přirozeně je v této fázi pohovoru také vysoká pravděpodobnost, že vás bude přitahovat účast na malých hrách na hrdiny, práce se situačními příklady – případy, různé testy a úkoly, které vám umožní posoudit vaše profesní a individuální osobní kvality. Někdy se osobní tazatelé uchýlí k netriviálním metodám dotazování:

skupinový rozhovor- pohovor, na který jsou současně pozváni všichni uchazeči o volné místo a každý z nich je vyzván, aby položil jinému uchazeči otázku na odborné téma. To se provádí za účelem zjištění nejen úrovně speciální připravenosti žadatelů, ale také jejich schopnosti sebevědomě zůstat ve stresové situaci, vůdčích kvalit, míry konfliktu atd. Na takové akce jsou často zváni profesionální psychologové. Na základě jejich analýzy management vybere ty kandidáty, kteří budou požádáni o pohovor s generálním ředitelem společnosti.
stresující pracovní pohovor- speciálně simulované prostředí nepohody, provokující žadatele k přímé, spontánní reakci, která umožňuje odhalit skryté stránky jeho osobnosti. Ve své „čisté“ podobě se dnes takový rozhovor používá velmi zřídka, ale pozice asistenta manažera je v „rizikové zóně“ - není žádným tajemstvím, že odolnost vůči stresu a loajalita patří mezi nejdůležitější vlastnosti osobního asistenta. Jediným receptem, jak úspěšně překonat stresující pohovor, je vysoká míra vyrovnanosti, vyrovnanosti a rozvážnosti. Pokud si myslíte, že soupeř překročil to, co je povoleno, můžete vždy odmítnout pokračovat v komunikaci. Dnes je totiž na trhu dostatek firem, které jsou k potenciálním zaměstnancům tolerantnější, schopné odhalit míru zranitelnosti člověka a způsob jeho reakce v náročných emočně vypjatých situacích, aniž by o něm použily nesprávné výroky.

Rozhovor s manažerem

„U uchazeče o pozici osobního asistenta je samozřejmě nutná vysoká odbornost, protože manažer prostě nemá čas školit, organizovat a kontrolovat špatně vyškoleného zaměstnance,“ říká Elena Vladimirovna Samginova, vedoucí HR. a oddělení pracovněprávních vztahů ČJSC PK RUST. – Ale přesto jsou požadavky na osobnostní vlastnosti osobního asistenta mnohem přísnější. Je to dáno nejen zásadně důležitým bodem kompatibility mezi vedoucím a asistentem, ale také nutností komunikovat s velkým množstvím lidí, kteří jsou v postavení mnohem výše než samotný asistent, účastnit se jednání a navštěvovat různé akce. . Když se k tomu přidá nepravidelná pracovní doba a neustálý stres, je jasné, že pro tuto profesi jsou někdy důležitější psychické vlastnosti než odborné dovednosti. Problém je v tom, že individuální kvality specialisty na pohovoru se velmi těžce testují a ani použití projektivních technik vám ne vždy umožní vidět „pravou tvář“ uchazeče, takže si zaměstnavatel musí „vymýšlet“ situace, které přispívají k nejúplnějšímu odhalení žadatele.

Vedoucí personálního oddělení doprovodí kandidáta na pozici osobního asistenta do kanceláře generálního ředitele, posadí ho ke stolu, na kterém leží kontrolní materiály: testové úkoly k posouzení úrovně znalostí kancelářské práce, ke kontrole gramotnost písemného projevu, schopnost sestavit standardní dopis (např. žádost o údaje pro vydání víza vedoucímu), doklad pro překlad do cizího jazyka atd. Vedoucí nadále vyřizuje písemnosti, nikoliv věnovat pozornost těm, kteří vstoupili. Toto trvá několik minut. Nikdo na rozhovor nezapomněl, tato situace byla speciálně modelována (zpoždění začátku rozhovoru – absolvování stresujícího rozhovoru). Po celou tu dobu zaměstnavatel pozoruje jednání kandidáta - člověk si se zájmem prohlédne kancelář potenciálního šéfa a pokorně čeká, až se mu bude věnovat; druhý, aby neztrácel čas, převezme úkoly před ním; třetí začne projevovat agresi. Takže ještě před začátkem pohovoru má manažer určitý dojem o uchazeči. Po zjištění modelu chování uchazeče se ředitel omlouvá za zpoždění a ... buď přistoupí k věcnému rozhovoru, nebo se s uchazečem pod věrohodnou záminkou zdvořile rozloučí.
Mnoho moderních společností je vybaveno speciálními kamerami, které umožňují online sledování dění v různých částech kancelářské budovy. Nic netušící kandidát je uveden do čekárny a požádán, aby chvíli počkal. Po chvíli z recepce vyjde sekretářka, která nechá žadatele samotného, a o minutu později se objeví slušný člověk, který začne dělat povyk a požaduje, aby ho okamžitě pustil k řediteli. Jako nejlepší doporučení pro zaměstnavatele může posloužit chování uchazeče, který se ocitne v podobné situaci bez jakékoliv podpory, jeho schopnost „sám si vzít ránu“ a vyřešit konflikt bez ztráty nervů.
Vedoucí uchazeče přijme velmi přátelsky, zahájí konverzaci na abstraktní témata a místo očekávaných úkolů testu způsobilosti ho požádá, aby podle navrženého schématu složil z papíru nějakou jednoduchou figurku. Předpokládá se, že taková „frivolní“ činnost, jako je skládání origami, může hodně napovědět o osobnosti subjektu: o rychlosti a flexibilitě jeho myšlení, jeho schopnosti soustředit se, přesnosti, trpělivosti a nakonec o schopnosti zapojit se. v jakékoli „hře“ zacházejte s tím, co se děje, s humorem.
Pro kontrolu spolehlivosti žadatele, jeho schopnosti správně nakládat s důvěrnými informacemi, mohou položit otázku o chybách a chybách bývalého vůdce. V takové situaci by se přirozeně nemělo šířit fámy nebo utajované informace, je lepší „držet jazyk za zuby“.

Pár slov o formalitách

Pamatujte, že není obsah bez formy. Uchazeč je vždy hodnocen komplexně: jak vypadá, jak mluví, jak se prezentuje. Proto nezapomeňte na základní pravidla pro absolvování pohovoru: dochvilnost, vypnutý mobilní telefon, vhodné oblečení v business stylu v klasických barvách, čisté boty, mírný make-up, zručné používání doplňků a šperků, elegantní a diskrétní manikúra, světlo (neutrální) parfém, energie, důvěra v sebe, otevřenost a samozřejmě úsměv.

Tajemník je jakýmsi koordinačním centrem každé organizace.

Existuje mylná představa, že funkce sekretářky zvládne každá kompetentní osoba.

Tak to ale není a uchazeč o post tajemníka musí mít pro výkon všech funkcí řadu odborných kvalit.

Hlavní funkce tajemníka

Povinnosti tajemníka vedoucího jakékoli organizace zahrnují následující úkoly:

přijímání a odesílání korespondence;
vedení evidence (tvorba a přebírání dokumentů, zpracování materiálů nezbytných pro práci organizace a vedoucího osobně apod.);
organizace porad a jednání vedoucího, získávání informací pro vedoucího a zasílání jeho usnesení zaměstnancům;
Vedení příprav na setkání a setkání a organizování jejich pořádání;
vytvoření nezbytných podmínek pro práci vedoucího v jeho kanceláři;
kontakty s návštěvníky a klienty organizace osobně i telefonicky;
zadáním potřebných informací do databanky a vytištěním informací nezbytných pro vedoucího či jiné zaměstnance z ní.

Na základě těchto funkcí musí sekretářka vědět:

základy moderní kancelářské práce a archivace;
základy pracovního práva a správního práva;
pravidla obchodní komunikace a příprava obchodních dokumentů;
pravidla pro organizaci práce hlavy.

Osobní charakteristiky

Organizace, dobrá vůle, odolnost vůči stresu - to jsou hlavní vlastnosti, které musí sekretářka bezesporu mít.

Každý návštěvník firmy se schází se sekretářkou a všichni její zaměstnanci jsou v kontaktu v souvislosti se svými služebními povinnostmi. Sekretářka by měla komunikovat klidně a s neustálým úsměvem s každým, navzdory jeho náladě a jeho vlastnímu blahobytu.

Tajemník musí mít organizační schopnosti a schopnosti, schopnost sebeorganizace.

Schopnost rychle se reorganizovat v nestandardních situacích, projevit iniciativu při organizaci práce společnosti a jednat v některých případech bez zvláštních pokynů oceňují zejména manažeři.

Revidujeme životopis tajemníka

Otázky na pohovor pro sekretářku jsou velmi důležité, ale vše začíná kontrolou životopisu uchazeče.

Hlavním účelem každého životopisu je prezentovat odborné dovednosti a osobní kvality požadované pro konkrétní pozici.

Dobře napsaný životopis je sebepropagace navržená tak, aby zaujala zaměstnavatele..

Musíte si to zařídit tak, abyste se s vámi chtěli setkat a popovídat si.

Sestavení životopisu vychází z konkrétního zaměstnavatele. Nemůžete použít stejný univerzální text životopisu na pozici sekretářky pro všechny organizace najednou.

Před napsáním životopisu si prostudujte požadavky na konkrétní volné pracovní místo a napište text, konkrétně se na ně zaměřte. Pokud jsou v inzerátu speciální požadavky, nezapomeňte označit, že s nimi souhlasíte.

Vzdělání, zkušenosti a pracovní dovednosti jsou hlavními pozicemi, na které se při výběru kandidátů na sekretářky dbá, proto je třeba je prezentovat v co nejpříznivějším světle. Je třeba uvést, že kandidát na sekretářku je dochvilný, pilný, společenský, odolný vůči stresu.

Jednou z požadavků životopisu je poskytnutí fotografie. Nemusíte do něj dávat fotku, na které relaxujete u moře, bavíte se v klubu nebo voníte květiny na venkově. Vaším úkolem je ukázat, že jste obchodník, takže si představte fotografii v obchodním prostředí, která jasně ukazuje obličej a chytrý vzhled.

Psaní životopisů je zvláštní problém.. Touha namalovat papír všemi barvami duhy a monogramy různých výstředních fontů vede k tomu, že případný lídr text ani nečte. Životopis je dokument a musí být navržen jediným, striktním fontem stejné barvy, zvýrazněným co nejvíce důležité body tučná kurzíva. Každý blok by měl být jasně strukturovaný a oddělený od ostatních podnadpisem.

Přečtěte si text několikrát a zkontrolujte chyby. V žádném případě by neměly být v životopise, protože sekretářka musí být gramotná. V procesu práce bude muset napravit chyby zaměstnanců a dokonce i manažera, ale jak to udělá, když nemůže kvalifikovaně vytvořit svůj vlastní dokument.

Příprava na pohovor

Každá konkrétní organizace má svá specifika práce, takže před rozhovorem je potřeba si o ní a oblasti, ve které působí, zjistit co nejvíce.

V každém případě se chovejte důstojně, nepropadejte pláči. Ani neúspěch v pohovoru není konec života a ne katastrofa, ale jistota životní zkušenost. Pokud to budete mít na paměti, klid a důvěra vám jsou zaručeny.

Jak vidíte, projít pohovorem na pozici sekretářky není tak těžké, hlavní je dodržovat určitá pravidla.

V našem předchozím článku jsme již hovořili o základních dovednostech a požadavcích na kandidáty na volné místo asistent manažera a radili o pravidlech chování při pohovoru.

Vzhledem k tomu, že správně vybraný asistent ředitele je v očích manažera tváří náborového pracovníka, je výběr na tuto pozici prováděn zvlášť pečlivě.

Při přípravě na pohovor se kromě informací o firmě vyplatí připravit i na složité otázky. Vynalézavosti recruiterů se samozřejmě meze nekladou, my jsme pro vás ale vybrali 5 nejčastějších záludných otázek na pohovoru:

Záludná otázka číslo 1. co máš nejraději nemám rád jako asistent manažera?

Jak odpovědět: Musíte personalistu přesvědčit, že se vám proces práce asistenta manažera líbí. Někteří například odpoví, že jediné, co se jim nelíbí, je, když je málo práce nebo málo úkolů.

Záludná otázka číslo 2. Jak poznáte, že jste svou práci zvládli úspěšně?

Jak odpovědět: Vaším hlavním úkolem není vypisovat, že vykonáváte všechny Vámi přidělené funkce, ale ukázat, že za svou práci nesete zodpovědnost, což znamená, že její výsledky neustále analyzujete a zlepšujete.

Záludná otázka číslo 3. Večer vás ředitel požádal o vytištění důležitých dokumentů pro zítřejší schůzku s klienty. Jejich tisk jste odložili na ráno, protože jste měli naléhavější úkoly. Dnes ráno došlo v kanceláři k výpadku proudu. Setkání s klienty za hodinu. jaké jsou vaše činy?

Jak odpovědět: Převzít zodpovědnost za své činy a chyby, neztratit nervy ani v těch nejtěžších situacích a do posledního hledat příležitost k vyřešení problému – to jsou vlastnosti, které od vás manažer očekává. Zde je docela dobrá odpověď na tuto otázku: „Nebudu plakat ani panikařit. Pokud jsou dokumenty na flashce, nebo se ještě nevybila baterie notebooku, tak zkusím najít nejbližší sousední kancelář, kde je světlo a požádám o vytištění. Pokud to není možné, pak vše upřímně řeknu manažerovi a nabídnu několik možností, jak problém vyřešit, například přeplánovat schůzku s klienty ....“

Záludná otázka číslo 4. Byl vám přidělen důležitý úkol. Myslíte si, že je lepší to udělat způsobem „A“. Váš ředitel vám říká, abyste jednali způsobem „B“. Jste přesvědčeni, že metoda „A“ je pro dobro věci lepší. Vaše činy?

Jak odpovědět: V práci asistenta manažera je těžké přeceňovat kandidátovu ovladatelnost, jeho ochotu podřídit se. Nejslavnější je ale ukázat, že umíte a umíte správně upřednostňovat a najít rovnováhu mezi ochotou plnit rozkazy a vlastním pohledem, osobní iniciativou v práci a schopností přesvědčit. Zkušení kandidáti zpravidla odpovídají, že se nejprve snaží nabídnout manažerovi vlastní postup. Uveďte své vlastní argumenty. Pokud argumenty nemají účinek, poslechnou rozkaz a zároveň předem upřesní, jak budou jednat v případě negativních důsledků rozhodnutí vůdce.

Záludná otázka číslo 5. Nespokojený klient se snaží dostat k manažerovi. Křičí a vyhrožuje vám, pokud ho nenechají projít. Vedoucí požádal, aby tohoto návštěvníka za žádných okolností nepouštěl dovnitř. Vaše činy?

Jak odpovědět: Konfliktní situace je vždy dobrou příležitostí ukázat svou dobrou vůli, odolnost vůči stresu, komunikační dovednosti a konstruktivní řešení problémy v konfliktní situace. Při odpovídání na takové otázky klidně uvádějte příklady ze své praxe, zdůrazníte tím své zkušenosti. Nezapomeňte naznačit, že naštvaný klient se nemusí hádat, ale musíte ho uklidnit a přesvědčit, aby schůzku přeložil na jiný vhodný čas. Úsměv, klid a sebeovládání jsou vaše hlavní zbraně.

Společnost webu vám přeje hodně štěstí!

Jakýkoli přetisk materiálů portálu v elektronických nebo papírových médiích je možný pouze s označením primárního zdroje – webu.