Контрольно-кассовая машина (ККМ), в народе известная как кассовый аппарат, нужна не всем предпринимателям и далеко не всегда. Однако в некоторых случаях по закону вы должны иметь и применять подобную технику. При этом недостаточно просто купить аппарат и установить его в торговой точке. ККМ необходимо «ввести в законный оборот», поставив на учет в налоговой инспекции. Вам поможет пошаговая инструкция по регистрации ККМ в налоговой, а также разбор всех нюансов, связанных с «легализацией» фискального аппарата.

Кому не обойтись без кассы?

Перед тем как приобретать и ставить на учет в налоговой инспекции контрольно-кассовую машину, нужно понять, действительно ли вам необходим этот аппарат. Применение фискальной техники регламентировано Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» № 54-ФЗ, который был принят еще в мае 2003 года.

Согласно закону юридические лица и индивидуальные предприниматели, применяющие расчеты наличными средствами или с помощью банковских карт, должны обзавестись ККМ. Однако из этого правила есть и исключения, которые нужно учитывать.

Исключения:

1. Юридические и физические лица (ИП), применяющие единый налог на вмененный доход (), и предприниматели на могут обойтись без использования ККМ. Однако по требованию клиента они обязаны выдавать документ, подтверждающий прием наличных денежных средств. Им может выступать квитанция или товарный чек.
2. Юридические и физические лица, которые оказывают услуги населению, вправе не использовать ККМ. Вместо кассового чека они обязаны выдавать клиентам соответствующий документ на бланке строгой отчетности (БСО). Ими являются билеты, абонементы, квитанции и др. Порядок работы с БСО прописан в постановлении Правительства № 359 от 6 мая 2008 года.
3. Юридические и физические лица, применяющие любую систему налогообложения и при этом не имеющие возможности применять ККМ в определенных видах деятельности (см. таблицу).

Всем остальным без применения ККМ в работе не обойтись.

Далеко не каждый кассовый аппарат можно использовать при ведении бизнеса.
Подходящие модели должны упоминаться в Государственном реестре, который ведет Федеральная налоговая служба.

В этом весьма объемном документе есть два раздела. Первый включает в себя сведения о моделях контрольно-кассовой техники, применяемых организациями и индивидуальными предпринимателями. Второй ориентирован на кредитные организации и сформирован на основе данных Центрального банка России.

Если вы не собираетесь основать банк, открыть микрокредитную организацию, кредитный кооператив или ломбард, то ваш раздел – первый. Скачиваем документ с сайта налоговой, внимательно изучаем модели ККМ, указанные в нем. Внимание: реестр обновляется каждый год!

1. Купить новый ККМ. Сделать это в магазине компьютерных товаров у вас не получится. Торговлю фискальной техникой ведут организации, утвержденные Государственной экспертной комиссией по ККМ. Эти же компании занимаются обязательным техническим обслуживанием кассовых аппаратов. Отправляемся в такую фирму и выбираем модель, которая вам понравилась. При этом обязательно учитываем еще один важный момент. Модели ККМ печатают в чеках разный набор реквизитов, поэтому выбираем тот, который подходит под ваш вид деятельности. Сведения о том, что печатает конкретный кассовый аппарат в чеке, содержатся в Госреестре налоговой службы.
2. Приобрести подержанный ККМ. Он обойдется дешевле, но при выборе учитываем не только реквизиты, но и еще ряд нюансов. Возраст аппарата не должен превышать 7 лет, он должен быть в налоговой инспекции предыдущим владельцем и обязательно иметь новый блок фискальной памяти – ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная).

Каким вариантом воспользоваться – решаете только вы, закон не запрещает пользоваться б/у аппаратом. ККМ «с пробегом» продаются в тех же компаниях, что и новые.

После того как вы определились с моделью и приобрели ее, вам нужно заключить со специализированной компанией договор на техническое обслуживание аппарата. Срок действия такого документа составляет, как правило, год. Продавцы ККМ почти всегда располагают центрами технического обслуживания (ЦТО) Специалисты центра должны наклеить на кассу голографическую наклейку «Сервисное обслуживание» и выдать второй экземпляр договора о нем. Важно: без этого документа поставить аппарат на учет в налоговой не получится.

Легализуем аппарат

Приобрести ККМ и заключить договор на сервисное обслуживание со специализированной компанией – это только половина дела. Применять на этом этапе ККМ еще нельзя.

Следующий важный шаг – поставить фискальную машину на учет в налоговую. Использование ККМ без регистрации грозит серьезными штрафами.

Здесь важно знать следующее. Индивидуальные предприниматели регистрируют технику в налоговой инспекции по месту жительства, юридические лица (ООО, ЗАО и прочие) – по адресу регистрации. Если юрлицо планирует использовать ККМ не в главном офисе, то нужно . Регистрация кассового аппарата обособленного подразделения происходит по месту фактического нахождения. Теперь вы знаете, в какую ИФНС нужно обращаться.

Теперь поговорим о самом порядке регистрации. Весь процесс состоит из таких этапов: подача документов, осмотр, фискализация и регистрация.

Предприниматель должен знать, что в связи с Административным регламентом предоставления ФНС России государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации, регистрация и снятие с учета контрольно-кассовой техники бесплатны.

В налоговую инспекцию (в какую из них, мы уже разобрались) нужно предоставить следующие документы:

• заявление на регистрацию ККМ по форме, утвержденной ФНС (скачать бланк КНД-1110021);
• паспорт ККМ для регистрации. Его вам выдадут при покупке ККМ;
• договор о сервисном обслуживании с ЦТО.

Другие документы налоговики требовать попросту не имеют права. В том случае, если вы по каким-либо причинам не можете лично предоставить заявление и другие документы в налоговую, то их можно отправить почтой, через сайт налоговой инспекции или портал госуслуг.

Вы также можете поручить оформление своему представителю, но для этого потребуется нотариально заверенная доверенность. Услугу по регистрации ККМ в налоговой инспекции очень часто предоставляют продавцы соответствующей техники.

Что происходит дальше? Сотрудник ИФНС, принявший документы, передает их в отдел регистрации. Там их оценивают и в случае, если набор неполный или не соответствует правилам, вас об этом уведомят. Если все в порядке, в назначенный день и час нужно будет привести аппарат на осмотр в инспекцию. Сотрудники проверят пломбу «Сервисное обслуживание», проведут фискализацию (загрузят в память ККМ необходимую информацию), тестирование и снова запломбируют. Этот этап процедуры регистрации производится в присутствии вас или вашего представителя, сотрудника ЦТО и налогового инспектора.

Фискализация производится в присутствии вас или вашего представителя, сотрудника ЦТО и налогового инспектора.

Финалом действа станет акт по форме КМ №1 (о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины) в двух экземплярах. Один останется у вас, а второй передадут в ЦТО, где вы обслуживаетесь.

В налоговой вам выдадут карточку регистрации ККМ – важный документ. В него в дальнейшем будут вноситься все данные или их изменения (адрес регистрации, владелец, снятие с учета, переведение в резерв). В случае покупки б/у машины карточку ККМ вам должен передать прежний владелец. В некоторых ситуациях документ может быть поврежден, испорчен или утерян. В таком случае налоговый орган, проводивший регистрацию ККМ, обязан выдать дубликат карточки. Это не влечет каких-либо штрафных санкций со стороны фискальных органов.

Обычно все документы на ККМ выдаются через 3 дня после проведения процедур. Но этот срок может быть и больше. Все зависит от загруженности сотрудников ИФНС. Получив бумаги на руки, можно запускать кассовый аппарат в работу.

Чем чревата «левая» касса?

Штраф за работу без кассового аппарата (пункт 2 ст. 14.5 КоАП РФ), а также за отсутствие голограммы или марки-пломбы составляет для индивидуальных предпринимателей (ИП) от 4000 до 6000 рублей, для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) – от 40000 до 60000 рублей.

Впрочем, за эти нарушения не всегда грозит штраф. В КоАП предусмотрена такая мера реагирования, как «предупреждение», поэтому в первый раз вас могут и простить.

Кроме самых популярных налоговики регулярно находят еще 12 видов нарушений использования кассового аппарата (см. таблицу).

Список нарушений законодательства при применении ККМ:

• Неприменение ККМ, отказ в выдаче документа.
• Неприменение ККМ.
• Неприменение ККМ в случае принятия платежей физических лиц.
• Невыдача документа строгой отчетности.
• Невыдача по требованию покупателя (клиента) документа, подтверждающего уплату плательщиком ЕНВД.
• Применение ККМ, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и применения.
• Использование ККМ с отсутствием или нечитаемыми реквизитами на кассовом чеке.
• Применение ККМ с отсутствием или нечитаемыми реквизитами на кассовом чеке, выдаваемом платежным терминалом.
• Работа ККМ с несоответствием времени на кассовом чеке реальному.
• Использование ККМ с отсутствующей маркой-пломбой.
• Применение ККМ без СВК «Государственный реестр» и (или) СВК «Сервисное обслуживание» и (или) идентификационного знака.
• Задействование ККМ в составе платежного терминала (ПТ) не по адресу регистрации ККМ, отсутствие ККМ в составе ПТ по адресу регистрации.
• Использование ККМ без технической поддержки поставщика или центра технического обслуживания (отсутствие действующего договора) либо при отсутствии паспорта ККМ.
• Применение ККМ в нефискальном режиме.

Немного о нововведениях

Налоговые органы не стоят на месте и не чураются использования высоких технологий. В 2014-2015 гг. на территории Москвы, Московской, Калужской областей и Республики Татарстан был проведен масштабный эксперимент. Предпринимателям предложили использовать онлайн-кассы – устройства с функцией передачи данных в налоговые органы через интернет.

Предпринимателям предложили использовать онлайн-кассы – устройства с функцией передачи данных в налоговые органы через интернет.

По заявлению инициаторов, такая схема должна упростить регистрацию ККМ, сократить количество налоговых проверок. Перерегистрация фискальной техники и ее техническое обслуживание, по мнению чиновников, станут лишними. В опыте поучаствовали крупные ритейлеры: «Азбука вкуса», «М.Видео», «Перекресток», «Метро Кэш энд Кэрри».

Чиновники пришли к выводу, что эксперимент удался и с апреля 2016 года предприниматели могут добровольно перейти на онлайн-кассы. В Госдуму внесен законопроект, который обяжет использовать такие устройства всех бизнесменов уже в 2017 году. Хотя, примут ли депутаты такой закон, неизвестно.

Итак, теперь вы знаете, как оборудовать ваш офис или точку продаж кассовым аппаратом. Возможно, вы уже воспользовались этими знаниями. Не останавливайтесь – впереди еще много дел. Организовать сбыт и наладить бизнес-процессы – очень непростая, но интересная и посильная задача.

При использовании в организации кассового аппарата (далее ККМ) законодательством предусмотрено заполнение обязательных первичных документов, указанных в Постановлениеи Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, которым утверждены формы первичной учетной документации по учету торговых операций. В том числе, указанным Постановлением утверждены форма N КМ-4 "Журнал кассира-операциониста" и форма N КМ-6 “Справка-отчет кассира-операциониста”.

Форма КМ-4 "Журнал кассира-операциониста" применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации (предпринимателя). Указанная форма также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. При этом, законодательство не запрещает ведение одного Журнала кассира-операциониста для нескольких ККМ. Однако, контролирующие органы, настоятельно рекомендуют использовать для каждой ККМ свой отдельный журнал. Мы, безусловно, присоединяемся к из пожеланию и трактуем его, как обычно, как требование с их стороны.

Когда (во сколько) нужно снимать показания ККМ (z-отчет) и заполнять журнал кассира-операциониста?
В соответствии с п. 6.1 Типовых правил эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России 30.08.1993 N 104, записи в журнал кассира-операциониста вносятся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Если Ваша организация работает “до последнего клиента”, то касса “снимается” тогда, когда этот последний клиент полностью расплатится. Если же он засиделся до того момента, когда когда на смену одного кассира пришел другой и первый кассир должен прекратить свою работу, то перед началом рабочей смены нового кассира необходимо обязательно “снять” кассу и внести соответствующие записи в Журнал кассира-операциониста. В этому случае, засидевшемуся посетителю кассовый чек выбивается уже новым кассиром и соответствующие суммы, проведенные им через ККМ, попадут как составляющая часть в следующую запись в указанном журнале.

Таким образом будет соблюдено основное правило, что смена работы ККМ не будет превышать 24 часа и все операции с наличными денежными средствами будут “пробиты” через ККМ и отражены в журнале кассира-операциониста.

На основании итогового чека (Z-отчета), который составляется за рабочую смену или за день, составляется приходный кассовый ордер, по которому выручка, полученная через ККМ сдается в общую кассу организации (Постановление ФАС УО от 22.12.2009 N Ф09-10179/09-С3).

Записи в Журнале кассира-операциониста ведутся по Z-отчетам. Обращаем Ваше внимание, что независимо от того, когда был сформирован Z-отчет (с учетом сказанного выше), в графе 1 Журнала указывается строго только дата снятия показания счетчиков, указанная в Z-отчете. При этом, рабочая смена работы на ККМ может не совпадать с календарными сутками, как указано выше.

Кроме того, на основании того же Z-отчета кассир-операционист составляет Справку-отчет по форме N КМ-6. В ней указываются показания счетчиков ККМ и выручка за рабочий день или смену, которая определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям.

Правила указания (определения) даты заполнения Справки-отчет по форме N КМ-6 аналогичны правилам определения даты, которую необходимо указывать в графе 1 Журнала кассира-операциониста (они должны совпадать). Этой же датой надо выписывать и приходный кассовый ордер.

Обращаем Ваше внимание на тот факт, что если дата Z-отчета отличается от даты начала смены кассира и в журнале кассира-операциониста указана не дата Z-отчета, а, скажем, дата начала смены, то данный факт, по нашему мнению, не является нарушением и ответственности за это не предусмотрено, при условии, что данный факт не повлиял на оприходование выручки. Если в кассовой книге и в бухгалтерском учете выручка отражена своевременно и в правильной сумме, то оштрафовать ни организацию, ни ее должностных лиц не получится (Постановления ФАС ЗСО от 08.07.2008 N Ф04-4164/2008 (7761-А75-32); ФАС ВСО от 18.02.2009 N А19-11731/08-39-Ф02-273/09).

А вот за несвоевременное оприходование выручки компанию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (статья 15.1 КоАП РФ). Но и этот штраф смогут взыскать, только если с момента неоприходования выручки прошло более 2 календарных месяцев (статья 4.5 КоАП РФ).

Подводя итог сказанному выше, мы рекомендуем на практике использовать информацию представленную в данном письме относительно дат в гр. 1 журнала (форма КМ-4), даты справки-отчета (КМ-6) и даты оформления приходного кассового ордера, т.е. указывать дату согласно Z-отчету, даже если закрытие смены произошло после полуночи. Относительно внесения исправлений в графу 1 журнала за прошлые периоды, то на наш взгляд этого делать не следует, так как ответственности за данное нарушение не предусмотрено, а любое исправление в данном документе сам по себе является настораживающим фактором.

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы, рассмотрим в этой статье. Начиная с 1 июля 2017 года нельзя использовать старые кассы! Те, кто обязан использовать ККТ, должны работать только с онлайн-кассами. Смотрите, как начать с ними работать.

Основные моменты перехода на онлайн-кассу

Согласно новой редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, с 1 июля 2017 года будут использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн. Уже с 1 февраля 2017 года налоговая инспекция ставит на учет только онлайн-кассы.

Налогоплательщики, которые на данный момент освобождены от обязанности применения ККТ (плательщики ЕНВД; ИП на патенте; лица, применяющие БСО), пока имеют право не использовать кассовую машину, но начиная с 1 июля 2018 года такая обязанность наступает и для них.

А тем, кто обязан применять кассовую технику, но еще работает на кассах старого образца, нужно до 1 июля 2017 года успеть либо приобрести новую онлайн-кассу, либо, при наличии такой возможности, модернизировать имеющуюся. Причем до момента модернизации следует подать в ИФНС сведения о показаниях контрольных и суммирующих денежных счетчиков, снятых с ККТ до модернизации (письмо ФНС от 19.06.2017 № ЕД-4-20/11625@).

Что из себя представляют онлайн-кассы и как они работают, прочтите в статье .

Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.

Также удобно провести проверку наличия в реестре приобретаемой модели в сервисе ФНС по ссылке .

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:

• наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• адрес и место установки кассового аппарата;
• заводской номер и модель ККТ;
• заводской номер и модель фискального накопителя.

В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:

• при применении в составе автоматического устройства;
• при использовании платежным агентом;
• при проведении расчетов в интернете;
• при разносной, развозной продаже;
• при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.

Форма заявления утверждена приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@. Скачать бланк можно у нас на сайте .

И еще момент: до обращения в налоговый орган с заявлением о регистрации онлайн-кассы нужно определиться с ОФД, так как его данные также в него вносятся.

Заполненный на бумажном носителе бланк заявления подается в налоговую инспекцию. Зарегистрировать онлайн-ККМ можно в любой налоговой инспекции, не только в той, где стоит на учете сама организация.

Кроме заявления инспекция потребует предъявить оригиналы свидетельства о государственной регистрации юридического лица или предпринимателя (ОГРН или ОГРНИП), свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), документы на кассовую машину, печать (если организация не отказалась от ее использования), также не забудьте оформить доверенность на представителя организации, производящего процедуру регистрации.

Регистрация кассы через личный кабинет налогоплательщика

Удобнее всего зарегистрировать онлайн-кассу через личный кабинет налогоплательщика. Для регистрации потребуется усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись.

Как получить такую, читайте .

Если возникают трудности с регистрацией кассовой техники, можно обратиться к оператору фискальных данных или в ЦТО. За умеренную плату (а некоторые даже бесплатно) они проведут всю процедуру за вас.

Какие документы оформлять при использовании онлайн-кассы

В целом основные виды документов, которые выдает кассовый аппарат, сохраняются и при использовании онлайн-кассы. В начале смены также распечатывается отчет «Начало смены», а при закрытии смены — «Конец смены», но они будут содержать дополнительные реквизиты, касающиеся фискальных данных.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) не меняет своего содержания и назначения — если ведете ее, делайте это в прежнем порядке.

Существенные видоизменения затронули содержание чека на покупку. Теперь в нем содержится больше информации. Например, в кассовом чеке, выдаваемом онлайн-кассой, указывается адрес места осуществления покупки. В чеке нового образца обязательно должно быть указано наименование покупки, ее цена, стоимость, применяемые скидки или надбавки, общая стоимость покупки, ставка и сумма налога на добавленную стоимость, способ проведенной оплаты (наличными, безналичными), режим системы налогообложения и другое. Также в чеке на покупку указываются данные фискальных показателей.

Подробнее о том, как должен выглядеть чек онлайн-кассы, читайте .

Что касается указания наименования товара (услуги, работы) в кассовом чеке, послабления есть для индивидуальных предпринимателей — согласно приказу ФНС «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию» от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ такие показатели, как наименование, цена, количество, способ расчета до 1 февраля 2021 года могут не указывать предприниматели, применяющие УСН, УСХН, ЕНВД, ПСН.

Подробнее о номенклатуре товаров в онлайн-кассах читайте в этой .

По новому порядку покупатель имеет право потребовать, чтобы кассовый чек отправили ему в электронной форме на его абонентский номер или электронную почту, какую он укажет. В этом случае в электронной форме чека будут прописаны электронные адреса покупателя и продавца.

Онлайн-ККМ предусматривает проведение следующих операций в онлайн-режиме и распечатки документа: кассовый чек коррекции, возврат прихода.

Как вести кассовые документы. Документооборот при онлайн-кассах

Вступление в силу новой редакции закона 54-ФЗ по применению онлайн-касс значительно снизило объем документооборота. Всю необходимую информацию новая кассовая техника передает в налоговые органы в онлайн-режиме, поэтому отпадает необходимость в ведении традиционных унифицированных форм документов по учету расчетов с применением ККТ.

Так, больше нет обязанности в заполнении форм КМ, потому что данные, которые обычно заносятся в формы КМ, уже в режиме онлайн будут переданы в налоговый орган онлайн-машиной. А значит, нет необходимости дублировать информацию. Это разъясняет письмо Минфина России от «О применении постановления Госкомстата России от 25.12.98 № 132 „Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций“» от 16.09.2016 № 03-01-15/54413. Например, это касается ведения журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), который при расчетах онлайн-кассами заполнять не нужно.

В то же время организация имеет право самостоятельно определиться, какие документы ей нужны и при онлайн-кассе. Если вы продолжите заполнять унифицированные формы документов, предусмотренные при расчетах с применением ККТ, нарушением это не будет.

Кассовые документы при онлайн-кассах, такие как приходный кассовый ордер, нужно выписывать в прежнем порядке. При расчетах наличными денежными средствами с применением кассовой техники приходный кассовый ордер заполняется в конце дня на общую сумму выручки.

Учет по главной кассе организации нужно вести, как прежде. По прежнему порядку выписываем все приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, ведем кассовую книгу.

Итоги

С 1 июля 2017 года будут применяться только онлайн-кассы. Для того чтобы запустить в работу новую онлайн-кассу до утвержденного срока, нужно успеть ее зарегистрировать. Регистрация через личный кабинет налогоплательщика — удобный и быстрый способ регистрации. При обращении в налоговую с бумажным заявлением сначала целесообразно уточнить в инспекции, на каком бланке они примут заявление и какие документы нужно будет представить. Если столкнетесь с трудностями при регистрации кассы, можно обратиться к операторам фискальных данных или в ЦТО — они с легкостью решат ваши проблемы.

Кассовыми документами являются бумаги, которые составляются в связи с перемещением денежных средств юрлица либо индивидуального предпринимателя. Их бланки утверждены Госкомстатом. Рассмотрим далее, какие кассовые документы могут использовать предприятия.

Ордера

Они выступают как первичные кассовые документы. Ордера могут быть приходными или расходными. Первые применяются при поступлении наличности. Выписывается в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии и подписывается гл. бухгалтером либо должностным лицом, уполномоченным на это. В случае отсутствия ответственных служащих, завизировать первичные кассовые документы может руководитель юрлица или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. Квитанция к приходному ордеру должна быть подписана уполномоченными лицами (бухгалтером и кассиром), заверена штампом (печатью). Кроме этого, она проходит регистрацию в соответствующем журнале. Квитанция предоставляется субъекту, который сдал деньги. Непосредственно сам приходный ордер остается в кассе. Расходная бумага заполняется при выдаче наличности. Необходимо сказать, что документы кассовые составляются в случае использования предприятием как традиционных способов обработки информации, так и средств ВТ. Расходный ордер, как и приходный, выписывается в 1 экземпляре. Он также должен быть завизирован уполномоченными лицами и пройти регистрацию в соответствующем журнале.

Заполнение

Как оформить кассовые документы, указанные выше? Заполнение осуществляется следующим образом:

1. В строке "Основание" именуется
2. В графе "В том числе" проставляется сумма НДС. Ее записывают цифрами. Если услуги, товары или работа не облагается налогом, то в строке указывают "без НДС".
3. В строке "Приложение" должны быть перечислены сопровождающие и прочие бумаги, с указанием дат их составления и номеров.
4. В графе "Кредит, код подразделения" проставляется соответствующее обозначение структурного отдела, на который приходуются средства.

Регистрация

Документы кассовые должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие. К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие. При этом следует учесть, что расходные ордера, которые оформлены на расчетно-платежных ведомостях по зарплате и прочим, приравненным к ней суммам, должны регистрироваться после выдачи платежей.

Кассовая книга

Она используется для учета выдачи и поступления наличности. Книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью, которая ставится на последней странице. Здесь же делается запись, указывающая на количество листов. На последней странице должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя предприятия. Каждый лист книги разделяется на 2 равные части. Одна (с горизонтальной линовкой) должна быть заполнена как первый, другая - как второй экземпляр. Последняя оформляется с оборотной и лицевой стороны с использованием копирки. Оба экземпляра нумеруются одним числом. Первые остаются в книге, а вторые - отрывные. Последние выступают как отчетные кассовые документы. До конца всех операций за текущий день они не отрываются. Записи начинают на лицевой стороне первого экземпляра после графы "Остаток на начало дня". Перед заполнением лист необходимо согнуть вдоль линии отрыва. Отрезная часть при этом подкладывается под ту, которая остается в книге. Для внесения сведений после "Переноса", отрывная сторона накладывается на лицевую сторону второго экземпляра. Записи продолжают по горизонтальной линовке обратной стороны неотрывной части.

Дополнительные документы

Кассовые операции могут регистрироваться различными бумагами. В качестве одной из них, например, выступает авансовый отчет. Он используется для учета средств, которые выдаются подотчетным лицам для совершения административно-хозяйственных расходов. Как составляются такие документы? Кассовые операции такого типа учитываются непосредственно подотчетным лицом, а также работником бухгалтерии. Авансовые отчеты составляются на бумажном либо машинном носителе. Оформление кассовых документов осуществляется строго в соответствии с правилами. Каждый бланк заполняется в одном экземпляре. На обратной его стороне подотчетное лицо указывает перечень бумаг, которыми подтверждаются произведенные траты. К ним, например, относят командировочное удостоверение, транспортные накладные, и пр. Здесь же субъект указывает суммы расходов. Бумаги, которые прилагаются к отчету, должны быть пронумерованы в порядке их перечисления. Проверка кассовых документов осуществляется работниками бухгалтерии. Сотрудники, в частности, проводят ревизию целевого расходования средств, полноту предоставленных оправдательных бумаг, правильность их заполнения и расчета сумм. На оборотной части указываются затраты, которые приняты к учету, счета, в дебет которых они записываются.

Важные нюансы

Реквизиты, которые относятся к инвалюте (стр. 1а на лицевой части и графы 6 и 8 на обратной стороне), необходимо заполнять только в том случае, когда подотчетное лицо получает средства не в рублях. Авансовый отчет после проверки должен быть утвержден руководителем предприятия либо уполномоченным им лицом. Только после этого он принимается к учету. Если аванс был использован не полностью, подотчетное лицо сдает остаток обратно в кассу. При этом заполняется приходный ордер. В соответствии со сведениями утвержденного отчета осуществляется списание средств.

Расчетно-платежные ведомости

Оформление кассовых документов осуществляется при расчетах и выплате зарплаты работникам предприятия. Бухгалтерия составляет соответствующую ведомость в 1 экземпляре. Начисление оплаты труда производится согласно информации, присутствующей в первичной документации по учету отработанного фактически времени, выработки и пр. В строках "Начислено" указываются суммы в соответствии с видами оплат из ФОТ. Здесь же проставляются другие доходы (материальные и социальные блага), предоставленные сотруднику, погашенные за счет прибыли предприятия и подлежащих включению в облагаемую базу. Вместе с этим осуществляется расчет удержаний из зарплаты и устанавливается сумма к выдаче на руки работнику. На титульной странице ведомости проставляется общая сумма, которая подлежит выплате сотрудникам. Руководитель предприятия должен подписать разрешение на выдачу зарплаты. В случае его отсутствия данный документ выдается уполномоченным работником. В конце ведомости проставляются суммы депонированной и выданной зарплаты. По истечении периода, установленного для выплаты средств работникам, напротив фамилий не получивших денег сотрудников в графе 23 ставится пометка "Депонировано". По выданной сумме составляется расходный ордер. Его номер и дата заполнения должны быть указаны в расчетно-платежной ведомости на последнем листе.

Справка-отчет

В этот документ вносятся показания счетчиков ККМ и выручки за смену (раб. день). Справка-отчет заполняется в 1 экземпляре ежедневно. Кассир-операционист должен подписать его и сдать главному должностному лицу (руководителю предприятия). При этом заполняется приходный ордер. В небольших компаниях деньги сдаются непосредственно инкассаторам. При передаче наличности заполняются соответствующие кассовые документы банка. Выручка за смену (раб. день) устанавливается в соответствии показателями суммирующих счетчиков на начало и завершение дня. При этом вычитаются возвращенные клиентам суммы по неиспользованным чекам. Установленная выручка подтверждается заведующими отделами. В оприходовании средств в отчете расписывается а также руководитель предприятия. Справка-отчет выступает в качестве основания для составления сводных "Сведений по показаниям счетчиков ККМ и выручке компании".

Журнал операциониста

Этот документ необходим для учета расхода и прихода наличности по каждой ККМ предприятия. Журнал также выступает в качестве контрольно-регистрационного отчета показаний счетчиков. Этот документ прошнуровывается, нумеруется и скрепляется подписями гл. бухгалтера, руководителя компании, а также Журнал также заверяется печатью предприятия. Все записи вносятся операционистом каждый день. Порядок оформления кассовых документов не допускает подчисток и помарок в журнале. Все внесенные исправления должны быть согласованы и заверены подписями уполномоченных лиц. В случае совпадения показаний они заносятся в журнал за текущую смену на начало работы. Эти данные должны быть заверены подписями дежурного администратора и кассира. В строке 15 указывают суммы, которые вписаны по возвращенным клиентами чекам. Информация для этого берется из соответствующего акта. В этой же графе указывают число напечатанных в течение смены нулевых чеков. По окончании рабочего дня операционист формирует итоговый отчет за смену и с ним сдает полученную выручку. При этом составляется приходный ордер. После того как показания счетчиков будут сняты, проверена фактическая сумма поступлений, соответствующая запись делается в журнале. Она подтверждается подписями руководителя (дежурного администратора), старшего кассира и операциониста. В случае выявления расхождений между суммами, указанными на контрольной ленте и объемом выручки, выявляется причина образовавшейся разницы. Обнаруженные излишки либо недостача записывается в соответствующие строки журнала.

Данные о показаниях счетчиков ККМ и выручке

Они используются для формирования сводного отчета за текущую смену. Эти данные выступают в качестве приложения к справке операциониста, составляемой ежедневно. Сведения о показаниях и выручке формируются в одном экземпляре. Вместе с расходными и приходными ордерами, справками-отчетами операционистов они передаются в бухгалтерию предприятия до следующей смены. В образец кассовых документов, в соответствии с показаниями счетчиков, на начало и завершение рабочего дня по каждой ККМ включается расчет выручки. При этом, в числе прочего, указывается ее распределение по отделам. Последнее должно быть подтверждено подписями заведующих. В конце заполненной таблицы выводятся результаты по показаниям счетчиков всех ККМ, а также суммируется выручка предприятия с распределением средств по отделам. В соответствии с актами, указывается общий объем денег, который был выдан клиентам по возвращенным ими чекам. На эту сумму уменьшается общая выручка компании. Сведения должны быть подписаны старшим кассиром и руководителем предприятия.

При оформлении кассовых документов необходимо придерживаться порядка, установленного законодательными и прочими нормативными актами. Кроме этого, существует несколько достаточно простых правил, соблюдение которых позволит избежать неточностей при заполнении бумаг:

Дополнительные правила

Хранение кассовых документов, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется в течение 5 л. Исчисление этого срока начинается от 1 января того года, который идет за периодом завершения делопроизводства. Это правило считается общим. Для расчетно-платежных ведомостей установлен специальный порядок. Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанные бумаги содержатся на предприятии в течение 75 лет. По окончании этого срока всю документацию допускается передать в архив либо уничтожить, если по ней отсутствуют судебные дела, разногласия или споры. При работе с бумагами необходимо выполнять следующие правила:

1. Формирование документов в сшив должно осуществляться за каждый день не позже следующего рабочего либо первого выходного дня.
2. Перед передачей бумаг в архив должна быть сделана их опись.
3. Контроль производится или кассовым работником, или непосредственным руководителем предприятия.
4. В процессе создания сшива бумаги собираются по возрастанию номеров л/счетов (вначале по дебету, потом - по кредиту).

Ответственность за сохранность кассовых документов возлагается на руководителя предприятия. В случае несоблюдения указанных выше правил к нарушителю может быть применено административное наказание в виде денежного взыскания. Размер штрафа устанавливается в соответствии с нормами законодательства.

Заключение

Ведение кассовой документации считается достаточно ответственной работой. К заполнению бумаг необходимо подходить со всей ответственностью. Кассовые документы используются при обобщении различных данных, составления отчетностей, учета. В этой связи ошибки, допущенные на начальных стадиях фиксирования операций, могут привести к серьезным искажениям в итоговых бумагах. Сотрудник, который назначается на должность ответственного за оформление кассовых документов, должен обладать соответствующими знаниями и опытом. Необходимо помнить, что все бумаги, которые заполняет операционист, просматриваются старшими должностными лицами и утверждаются руководителем компании. Особое внимание необходимо уделять регистрации документов. Записи в журналах и книгах должны совершаться в установленные сроки в соответствии с правилами. Поскольку кассовые документы используются при составлении отчетов, все исправления в них осуществляются строго в определенном порядке. При несоблюдении установленных правил бумаги теряют свою силу, а сведения в них не могут использоваться компанией в дальнейшей управленческой работе.

Довела до сведения налоговых органов и налогоплательщиков позицию Минфина России по вопросу применения унифицированных форм первичных документов по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ.

О каких формах идет речь

Унифицированные формы первичных документов по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ (далее - унифицированные формы по ККТ) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 .

К ним относятся формы:

КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;

КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;

КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;

КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;

КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;

КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;

КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;

КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;

КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Применение форм

До вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) вопросов с применением унифицированных форм по ККТ не возникало. Организации обязаны были использовать первичные документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В Законе о бухучете требования к первичным документам изменены. Теперь их формы определяет руководитель организации (п. 4 ст. 9 Закона о бухучете).

Комментируя эту норму, Минфин России в информации № ПЗ-10/2012 разъяснил, что с 1 января 2013 г. (момент вступления в силу Закона о бухучете) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, больше не являются обязательными к применению. Однако если такие формы были установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, организации должны продолжать их использовать.

В качестве примера финансисты привели кассовые документы, утвержденные, в частности, указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», так как этот документы был принят в соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)». Напомним, что вышеназванным указанием ЦБ РФ утверждены приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002, кассовая книга 0310004. А вот о том, нужно ли в обязательном порядке применять первичные документы, которыми оформляются наличные денежные расчеты с населением, в информации Минфина России № ПЗ-10/2012 ничего не сказано. Поэтому и возник вопрос: обязаны ли компании их использовать?

Этот вопрос разъяснили специалисты ФНС России в письме от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941. Они указали, что применение этих форм остается обязательным. Обосновали налоговики это следующим образом. В указаниях по заполнению унифицированных форм по ККТ сказано, что они введены взамен представленных в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.93 № 104 (далее - Типовые правила). Сами Типовые правила установлены в соответствии с Законом РФ от 18.06.93 № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». Этот закон утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ). Однако действие Типовых правил не отменено, и они продолжают применяться в части, не противоречащей Закону о ККТ и принятым в соответствии с ним нормативно-правовым актам. В связи с этим, поскольку использование унифицированных форм по ККТ определено законодательством о применении ККТ, компании не вправе разрабатывать собственные формы таких документов.

Новая редакция закона о ККТ

Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ в Закон о ККТ были внесены изменения. Теперь в п. 1 ст. 1 Закона о ККТ четко прописано, что законодательство РФ о применении ККТ состоит из настоящего Федерального закона и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов. В связи с этим вновь возник вопрос об обязательности применения унифицированных форм по ККТ.

Отвечая на него, Минфин России в письме от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 разъяснил, что постановление Госкомстата России от 25.12.98 № 132 не относится к нормативным правовым актам, принятым в соответствии с Законом о ККТ. Поэтому унифицированные формы по ККТ, утвержденные этим постановлением, не являются обязательными к применению. Эту позицию финансистов налоговики комментируемым письмом довели до сведения налоговых органов и налогоплательщиков.

Таким образом, с 3 июля 2016 г. (момент вступления в силу новой редакции Закона о ККТ) компании вправе не применять унифицированные формы по ККТ и разработать вместо них собственные формы первичных документов.