Tässä artikkelissa kuvataan kirjelomakkeen luomisen periaatteet Office Wordin tekstinkäsittelyohjelmalla. Katsotaanpa ensin kirjelomakkeen määritelmää.
Kirjelomake on erityinen paperiarkki, yleensä A4-kokoinen. Jos tämä on yrityksen tai yrityksen tai yrityksen kirjelomake, tämän yrityksen tiedot ilmoitetaan yleensä kirjelomakkeessa. Kirjelomakkeeseen voidaan ilmoittaa esimerkiksi logo, nimi, yhteystiedot ja pankkitiedot (valinnainen).
Tässä on esimerkkejä useista kirjelomakkeista:
Toinen kirjelomake on mielestäni liian näkyvä ja häiritsee asiakirjan tiedot lukevaa henkilöä.
Aloitetaan kirjelomakkeesi luominen. Otetaan ensimmäinen esimerkkilomake näytteeksi. Käytämme Office Wordia. Avaa ensin se ja luo uusi asiakirja:
Käytämme ylä- ja alatunnistekenttiä lomakkeen luomiseen ja tietojen sijoittamiseen. Avataan otsikko muokkausta varten. Voit tehdä tämän kaksoisnapsauttamalla arkin yläreunaa ilmoitetulla alueella:
Kun olet avannut otsikon tietojen muokkaamisen ja sijoittamisen helpottamiseksi, lisää taulukko, joka koostuu yhdestä rivistä ja 2 sarakkeesta. Tämä voidaan tehdä käyttämällä valikkoa "Lisää" → "Taulukko" "Taulukot"-osiosta:
Seuraavaksi sijoitamme yrityksen logon vasempaan soluun ja tiedot yrityksestä oikealle ja annamme yksityiskohtien kohdistuksen vasemmalle. Voit lisätä kuvan käyttämällä "Insert" → "Drawing" -työkalua "Kuvat" -osiossa:
Muotoile sen jälkeen yksityiskohdat makusi mukaan ja poista reunusten näyttö taulukosta. Voit tehdä tämän valitsemalla koko taulukon napsauttamalla "Nuoli" -kuvaketta:
Aloita nyt kirjelomakkeen alaosan täyttäminen. Jos et ole sulkenut alatunnisteen muokkausta, aloita alatunnisteen täyttäminen. Jos olet sulkenut ylä- ja alatunnisteiden muokkaamisen, kaksoisnapsauta sivun alareunaa korostetulla alueella:
Alatunnisteessa näytämme yrityksen tiedot. Lisätään puhelinnumero, verkkosivusto ja sähköpostiosoite:
Nyt voimme lisätä graafista suunnittelua lomakkeeseen. Mennään taas otsikkoon. Valitse Lisää-välilehdellä Muodot → Suorakulmio. Ja aseta suorakulmio otsikkoon. Napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Lähetä takaisin" → "Sijoitus tekstin taakse":
Venytä se koko ylä- ja alatunnisteen alueelle ja siirry sitten sen muotoiluun. Aseta "Shape Outline" -asetukseksi "Ei ääriviivaa". Siirry kohtaan "Shape Fill" → "Gradient" ja valitse asetukset suunnilleen kuten esimerkissä:
Yrityksen kirjelomake osoittautui tältä:
Esimerkissä jaoin ikkunan näyttämään sekä ylä- että alaosaa kerralla. Älä myöskään kiinnitä huomiota ylä- ja alatunnisteiden värien ja tekstin tylsyyteen; tämä tapahtuu, kun vaihdat asiakirjan muokkaustilaan. Kaikki näkyy selvästi tulostettaessa.
Nyt olet oppinut luomaan oman kirjelomakkeesi. Kokeile ja kokeile muita merkityksiä ja muotoja, sillä kirjelomake on kuin yrityksen kasvot.
No, "neuvojat". Sain myös sinut. Kuten muistat, esitin selkeän mallin Yandex Directiin lataamista varten. Tänään jaan samanlaisen työkalun Google Adwordsille. Joten, tavataan!
Kolumni palautetaan kotimaahansa
Valitse ja kopioi ensimmäiset 3 saraketta
No, tätä yksinkertaista menetelmää voidaan käyttää kaikenkokoisten kampanjoiden lataamiseen AdWords-editorin kautta. Onnistuitko?
Lataa Excel-malli Google Adwordsille
Jos haluat kokeilla tätä mallia toiminnassa ja selvittää, mitä mahtavan makron voima voi tehdä, napsauta sosiaalisten verkostojen painikkeita ja käytä sitä terveytesi hyväksi. Latasin tiedoston pilveen ja annan alla olevan linkin:
Aseta alkuperäinen malli turvalliseen paikkaan tietokoneellesi. Kun työskentelet uuden projektin parissa, tee siitä kopio. Näin sinulla on aina alkuperäinen versio varastossa.
P.S. Kun avaat mallin, näet varoituksen. Älä huolehdi tästä – Excel varoittaa sinua makron esiintymisestä tiedostossa ja estää sen suorittamisen. Sinun on otettava sisältö käyttöön napsauttamalla alla olevan kuvakaappauksen painiketta:
Juokse se, älä pelkää Lue lisää CSV-tiedostosta tuomisesta (nörteille).
Venäjän federaation lainsäädäntötasolla ei ole konsolidoitu valtiosta riippumattomien yritysten "yrityksen kirjelomakkeen" käsitettä. Normaalisäädös - GOST R 6.30 - 2003 asettaa yhden vaatimuksen: asiakirjan suorittaminen valkoiselle tai vaalealle paperille. On huomattava, että määritetty GOST on luonteeltaan neuvoa-antava. Käytännössä mitään organisaation asiakirjaa tuskin harkitaan ilman asianmukaista toteutusta. Miltä kirjelomake näyttää ja miten se tehdään? Puhumme tästä artikkelissamme.
Yrityksen toimintaan liittyy sen organisatorisesta ja oikeudellisesta muodosta riippumatta suuria tietovirtoja; seuraavat ovat tilanteet, joissa on mahdotonta tehdä ilman viestien asianmukaista toteutusta:
- lähtevät kirjeet (tiedot, vaateet, takuut, vastaukset kumppanien pyyntöihin ja muut);
- tiedottaminen merkittävistä muutoksista yrityksen taloudellisessa ja taloudellisessa toiminnassa;
- valtakirjan toteuttaminen edustamaan yhtiön etuja kolmansissa osapuolissa;
- asiakirjojen toimittaminen sääntelyorganisaatioille;
- viralliset onnittelut ammattimaisten ja yleisesti hyväksyttyjen kansallisten vapaapäivien johdosta.
Kirjeen tulostaminen yrityksen kirjelomakkeelle luo yrityksesi kuvan ja parantaa asiakirjojen kulkua kumppaneiden ja muiden ulkopuolisten organisaatioiden kanssa.
Kuinka luoda oma kirjelomake Wordissa?
Yrityksen kirjelomake voi olla kulma- tai pituussuuntainen yksityiskohtien sijoittelu, tietojen tietosisältö on sama, laadittu A4-arkille, huomioiden arkin reunojen reunukset:
- yläosa 15 mm;
- alempi 15 mm;
- vasen 20 mm;
- oikea 10-15 mm.
Sisennyksiä ei voi jättää huomiotta, koska asiakirjat arkistoidaan usein säilytettäväksi. Jos viesti on suuri, on parempi järjestää se usealle arkille, kun taas toisella ja sitä seuraavilla arkeilla ei pitäisi sisältää kirjelomakkeen otsikoita.
Viestit tulee muotoilla kirjasinkoolla, joka on vähintään 12, yleisin kirjasin on TimesNewRoman. Voit valita minkä tahansa fontin, joka sisältyy tavalliseen Microsoft Word -pakettiin ja jota on helppo lukea. Kirjelomakkeen ja itse viestin otsikossa ei ole toivottavaa käyttää erilaisia kirjasimia. Tärkeimmät fragmentit saa korostaa lihavoidulla tekstillä, kursiivilla ja alleviivauksella.
Kirjelomakkeen "otsikon" luominen vaiheittain:
Jotta yrityksen viralliset tiedot eivät joutuisi virheellisten muutosten kohteeksi, on parempi sijoittaa otsikko otsikkoon.
- Yrityksen logo ja nimi. Logon ja nimen sijoittamisen yrityksen kirjelomakkeeseen tarkoituksena on tunnistaa organisaatio nopeasti. Jos logoa ei ole, yrityksen koko nimi ilmoitetaan yläreunassa isolla kirjasimella. Yrityksille, joiden perustamisasiakirjoihin (peruskirjaan) on merkitty lyhennetty nimi, on suositeltavaa ilmoittaa se koko nimen alle suluissa.
Fonttikoko määritetään erikseen, jos viestin pääteksti on nro 12, nimeksi voit valita nro 16-18 lihavoituna korostettuna. - Tarvikkeet INN/KPP. Nimen jälkeen seuraavalla rivillä ilmoitamme yrityksen viralliset tiedot, numerot TIN ja tarkistuspiste yhdellä rivillä. Alla voit sijoittaa. Tämän lohkon fontin tulee olla nro 8–10.
- Pankkitiedot. Alla on luettelo täydellisistä pankkitiedoista ja kirjeenvaihtajatilistä, pankin nimi ja BIC.
- Organisaation yhteystiedot. Yrityksen virallisten tietojen listauksen lisäksi on tärkeää ilmoittaa yhteyspuhelinnumerot kaupunkitunnuksella, postiosoite postinumerolla ja sähköpostiosoite.
Kun olet listannut kaikki tiedot, merkitse valmis otsikko yhtenäisellä viivalla.
Vinkkejä yritysviestien laatimiseen organisaation kirjelomakkeelle:
- Liiketoiminnan etiikkaa koskevan viestin päivämäärä tulee julkaista digitaalisessa muodossa - 1.1.2016.
- Kun täytät vastaanottaja-kenttää, ilmoita ensin yrityksen nimi, asema ja sitten koko nimi.
- Alkukirjaimet ovat aina ennen sukunimeä.
- Vastaanottajan asema ja koko nimi ilmoitetaan datiivissa (vastaa kysymykseen "kenelle?").
- Kirjoita asiakirjan otsikko, esimerkiksi "Takuukirje" tai "Ilmoitus".
- Ilmoita viestin allekirjoittaneen henkilön asema. Jos viestin logiikan mukaan esiintyjä on, kirjoita hänen nimensä ja yhteystiedot.
- Älä käytä Venäjän federaation valtion symboleja.
Mistä tilata ja kuinka paljon kirjelomakkeiden suunnittelu maksaa?
Palveluja kirjelomakkeiden tai yksilöllisen yritysidentiteetin kehittämiseen tarjoavat mainos-, julkaisu-, painoorganisaatiot ja jokaisessa kaupungissa toimivat suunnittelustudiot.
Voit tehdä tilauksen logon ja kirjelomakkeen luomisesta etänä, myös ulkomaisilta yrityksiltä. Tätä varten sinun on laadittava tekninen eritelmä, josta käy ilmi organisaation toiminnan tyyppi, toiveet värimaailmasta, yritysidentiteetin luomisen tarkoitus ja muut vivahteet.
Työn hinta vaihtelee keskimäärin 3 000 - 50 000 ruplaa uuden logon ja tyylin luomiseen, mitä korkeampi palvelu maksaa, sitä enemmän suunnittelija tuottaa valittavissa olevia vaihtoehtoja.
Olemassa olevan yritystyylin säätäminen on halvempaa teknisistä tiedoista riippuen 2 500 - 5 000 ruplaa.
Paksulle designpaperille tulostaminen voi lisätä tavalliseen kirjelomakkeeseen esittelykykyä. Kirjapainosta voit tilata tyhjiä kirjelomakkeita painetulla otsikolla ja täyttää ne itse toimistolaitteilla.
Esimerkki kirjelomakkeesta
Jokaisella organisaatiolla on oikeus itsenäisesti valita tai kehittää yrityksen kirjelomake vain liiketoimintaeettisten periaatteiden mukaisesti. Hyvin suunniteltu kirjelomake, joka on painettu paksulle design-paperille hyvällä musteella, korostaa asemaasi. Ainutlaatuinen yrityslogo on mainosluonteinen ja lisää yrityksen tunnettuutta.
Yritysidentiteettiä heijastava paperiarkki muodostaa ensimmäisen mielipiteen organisaatiosta, joten vakiokirjelomakkeen käyttöä usein vahvistaa yrityksen sisäinen politiikka.
Katso myös video organisaation kirjelomakkeen tekemisestä Wordissa itse:
Aiheeseen liittyvät artikkelit:
Internet-palvelu "My Business": todellinen apu kirjanpitäjälle
Piirrä kirjelomakkeen otsikko. Karkean kuvan piirtäminen otsikosta paperille on loistava tapa nähdä, kuinka elementit sopivat yhteen. Piirrä vain (yleisesti) tuleva kirjelomake valkoiselle paperiarkille.
- Varmista, että jätät tarpeeksi tilaa yrityksen logolle, nimelle, osoitteelle ja muille yhteystiedoille.
- Haluatko lisätä yrityksesi sloganin lomakkeeseen? Tämä on hyvä idea, jos yrityksesi tarjoamaa päätuotetta tai -palvelua ei ole mainittu kirjelomakkeessa.
Käynnistä Microsoft Word. Microsoft Wordissa on kaikki työkalut, joita tarvitset upean mallin luomiseen. Riittää, kun luot piirtämäsi paperille uudelleen.
Avaa uusi asiakirja ja tallenna se näytteeksi. Kutsu sitä "tyhjäksi näytteeksi 1" tai vastaavaksi. Jatkossa tämä auttaa sinua löytämään sen nopeasti ja tallentamaan sen näytekansioosi. Näin voit nopeasti noutaa asiakirjan ja tulostaa kirjelomakkeen oikeaan aikaan.
Lisää ylä- ja alatunniste. Jos työskentelet Word 2007:ssä, napsauta Lisää-valikkoa ja sitten Ylä- ja alatunniste. Luo alatunniste, joka on hyvä tausta lomakkeen ylätunnisteelle.
- Jos työskentelet Word 2003:ssa, näet ylä- ja alatunnisteen valitsemalla Näytä-valikosta Ylä- ja alatunniste -komennon. Oletusarvoisesti katkoviivalla rajattu kenttä avautuu välittömästi ja luodaan ylä- ja alatunniste.
Kirjoita lomakkeen otsikon teksti. Kirjoita tekstikenttään yrityksesi nimi, osoite, puhelin- ja faksinumerot, verkkosivusto ja sähköpostiosoite yleisiä tiedusteluja varten.
- Aina kun syötät seuraavan tietorivin, paina Enter. Tällä tavalla kaikki elementit sijoitetaan kauniille riveille sarakkeeseen.
- Voit jättää sivuston osoitteen pois, jos se sisältyy logoosi.
- Tarkista jokaisen elementin fontit, koot ja värit. Yrityksen nimen fontti on parempi tehdä kaksi yksikköä osoitetta isommaksi ja korostaa se myös eri värillä. On erittäin toivottavaa, että yrityksen nimen fontti, koko ja väri ovat sopusoinnussa kirjelomakkeen logon kanssa. Puhelin- ja faksinumerot sekä sähköpostiosoitteet on kirjoitettava samalla fontilla kuin osoite, mutta kaksi yksikköä pienemmäksi.
Lisää logo alatunnisteeseen. Voit tehdä tämän valitsemalla "Piirustus" "Lisää" -välilehdeltä. Katso digitaalista kopiota logosta, valitse tiedosto, jonka tunniste on .jpg, .bmp tai .png, ja napsauta "Lisää" -painiketta.
Valitse logon koko ja sijainti. Sen tulee olla selvästi näkyvissä ja näyttää harmoniselta lomakkeen otsikon tekstin kanssa.
- Vie osoitin logon yhden kulman päälle. Se muuttuu koonmuutosmerkinnäksi. Napsauta yhtä kulmista ja vedä sitä samanaikaisesti sivulle pienentääksesi tai suurentaaksesi kuvaa.
- Säädä alatunnisteen vasemmassa yläkulmassa olevan logon koko tasapainottaaksesi tekstitietoja.
- Voit siirtää logoa näin: napsauta kuvaa valitaksesi sen, napsauta ja vedä samalla haluamaasi paikkaan.
Harkitse muiden visuaalisten elementtien lisäämistä. Voit esimerkiksi erottaa yrityksen tiedot visuaalisesti muusta sivusta lisäämällä yhtenäisen viivan sivun vasemmalta oikeaan reunaan alatunnisteen alareunaan.
- Voit tehdä tämän napsauttamalla "Lisää"-välilehden "Muodot" -painikkeen alaosassa olevaa nuolta ja valitsemalla "Lines"-valikon aivan ensimmäinen rivi. Piirrä viiva napsauttamalla ja vetämällä.
- Napsauta viivaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse viivan väri ja leveys korostaaksesi logon. Käytä Format AutoShape -valintaikkunaa. Valitse Näytä-välilehden keskipainike.
- Napsauta riviä hiiren kakkospainikkeella uudelleen ja luo siitä kopio. Liitä kopio viivasta asiakirjaasi.
Lähes kaikki yrityksen asiakirjat painetaan kirjelomakkeille, mikä antaa niille ainutlaatuisen yritysidentiteetin. Arkin yläosassa, ensimmäisen rivin yläpuolella, on erillinen alue - otsikko. Yrityksen logo tai nimi sijoitetaan yleensä tähän kirjelomakkeeseen. Alatunniste, joka sijaitsee alimman tekstirivin jälkeen, sisältää useimmiten yhteystiedot - puhelinnumeron, osoitteen ja yrityksen verkkosivuston. Joskus kirjelomakkeita luotaessa käytetään myös taustakuvia.
Jos haluat luoda kirjelomakkeen Microsoft Office Word 2007:ssä, sinun on suoritettava seuraavat vaiheet.
1. Siirry "Ylä- ja alatunniste" -ryhmän "Lisää"-välilehteen ja napsauta "Ylätunniste"-painiketta. Valmiit ylä- ja alatunnisteen suunnitteluvaihtoehdot tulevat näytölle. Voit valita ylä- ja alatunnisteen kansilehden tyyliin sopivaksi - Microsoft Office 2007:ssä kaikki mallit leikkaavat toisiaan. Napsauta mitä tahansa mallia, niin näet asiakirjan leipätekstin valona ja ensimmäisen rivin yläpuolelle ilmestyy alue, jolle voit kirjoittaa jotain.
2. Kun olet valinnut mallin, nauhaan ilmestyy uusi välilehti - "Suunnittelija". Käytä tämän välilehden työkaluja ylä- ja alatunnisteiden mukauttamiseen. Esimerkiksi "Sijainti"-ryhmässä voit asettaa etäisyyden marginaaleista ylä- ja alatunnisteisiin.
3. Voit lisätä logon alatunnisteeseen napsauttamalla "Kuva"-painiketta "Lisää"-ryhmässä. Näyttöön tulee valintaikkuna tiedostojen avaamista varten. Määritä, mihin logokuva on tallennettu tietokoneellesi ja napsauta "Lisää" -painiketta. Logo lisätään alatunnisteeseen.
4. Logon lisäksi voit lisätä otsikkoon asiakirjan luomispäivämäärän ja -ajan. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Lisää" -ryhmässä sopivaa painiketta, esimerkiksi "Päivämäärä ja aika". Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit valita päivämäärän muodon.
Yleensä päivämäärä lisätään sopimuksiin niin, että se muuttuu automaattisesti.
5. Kun olet muokannut otsikkoa, napsauta Siirry alatunnisteeseen -painiketta. Sinut ohjataan automaattisesti sivun alaosaan suunnittelemaan alatunnistettasi. Syötä tähän yrityksen yhteystiedot: puhelin, verkkosivusto, sähköpostiosoite.
6. Kun olet syöttänyt tarvittavat tiedot ylä- ja alatunnisteeseen, napsauta "Sulje ylä- ja alatunnisteikkuna" -painiketta "Suunnittelu"-lisävälilehdellä, jolloin kaikki teksti on jälleen muokattavissa. Ylä- ja alatunnisteet näkyvät asiakirjan jokaisella sivulla automaattisesti sisäänrakennetuina lohkoina. Kirjelomake on valmis!
Ylä- ja alatunnisteiden lisäksi käytetään usein kirjelomakkeiden luomiseen pohjakuvia – nämä ovat kuvia, jotka lisätään dokumenttiin sivujen taustana. Ehkä tämä on logo (tietenkin, jos olet lisännyt logon otsikkoon, tätä kuvaa ei tarvitse kopioida asettamalla sitä taustaksi). Voit määrittää taustan siirtymällä Sivun asettelu -välilehteen ja napsauttamalla Vesileima-painiketta Sivun tausta -ryhmässä. Valitse valikosta "Custom Underlay". Aseta näyttöön tulevassa valintaikkunassa kytkin "Kuva"-asentoon. Napsauta sen jälkeen "Valitse" -painiketta, määritä avautuvassa ikkunassa haluamasi kuvan tallennuspaikka tietokoneellesi ja napsauta "Lisää" -painiketta.
